Evaluering af underleverandørydelser

At beskrive Jord og Vands arbejde med at styre kvaliteten af de ydelser, som indkøbes hos underleverandører som fx rådgivende ingeniørfirmaer, analyselaboratorier, IT-firmaer m.fl., og at kvaliteten af ydelserne indgår ved valget af underleverandører.

Medarbejdere i Jord og Vand, som varetager opgaver, hvor der er indgået kontrakt med en underleverandør.

Jord og vand løser en række opgaver, hvor der anvendes underleverandører fx rådgivende ingeniørfirmaer, analyselaboratorier m.fl. Opgaverne udbydes jf. Udbud, licitation og kontrakt (rn.dk). En stor del af opgaverne løses af underleverandører, der har deltaget i og vundet opgaven i ét kontorets udbud, hvor der efterfølgende er indgået rammekontrakter. Det gælder følgende ydelser:

• Indledende undersøgelser
• Rådgiverydelser ved afgravning af overfladeforurening
• Udvidede undersøgelser og afværgeprojekter på den årlige indsatsplan og efter værditabsordningen

Hertil kommer evaluering af de opgaver, kortlægningsteamet hyrer rådgivere til at løse. Det kan fx være historiske redegørelser og arkivgennemgang. De krav, Jord og Vand stiller til underleverandørens ydelser, er typisk beskrevet i f.m. eventuel prækvalifikation, i underleverandørens tilbud, i Jord og Vands udbudsmateriale og/eller i den indgåede kontrakt og kontraktgrundlaget fx en opgavebeskrivelse.

Jord og Vand gennemfører løbende en evaluering af ovennævnte underleverandørydelser.  Evalueringen foregår i hhv. Team Kortlægning, Team Indledende indsats og i Team Videregående indsats i forbindelse med teammøderne. Det sker med udgangspunkt i arbejdsbeskrivelserne for opgaverne i de enkelte udbud, i udbudsbetingelserne samt i rammekontrakten.

Underleverandørerne evalueres én gang årligt pr. opgave og typisk i f. m. afslutning af opgaven. Evalueringen dokumenteres i regnearket "Skema til evaluering af underleverandører", som ligger i mappen Evaluering af underleverandører.

Den sagsbehandler, der er tovholder på et projekt med en underleverandør, har det primære projektlederansvar med at sikre styringen af underleverandøren i samspil med sit team. Sagsbehandleren/projektlederen følger løbende op på, om tidsplanen overholdes, om ydelserne lever op til de opstillede krav, om økonomien holder osv. Det sker typisk ved en løbende kontakt mellem projektleder og underleverandør. Ved afvigelser skal projektlederen kontakte underleverandøren for en forklaring og udbedring.

Fortsætter afvigelserne, skal projektlederen evt. sammen med sit team overveje, om der er behov for at inddrage kontorchefen og evt. Jord og Vands kontraktspecialist Ann Steen Nikolajsen, hvis der ikke kan opnås en tilfredsstillende aftale med underleverandøren. I nogle opgaver er der kontraktligt aftalt sanktioner i form af fx dagbøder, bod m.v., så brugen heraf skal også overvejes. Opstår der juridisk tvivl i f.t. en underleverandør, kan én af regionens jurister inddrages.

Evalueringerne skal forholde sig til følgende 6 punkter:

1. Overholdelse af deadlines
2. Bemanding
3. Ydelsens kvalitet
4. Dialog (rådgiver-region)
5. Rådgivers kvalitetssikring
6. Opfølgning på eventuelle problemer
7. Økonomi

Evalueringen af underleverandørerne er først og fremmest input til de årlige evalueringsmøder, som kontorchefen og relevante medarbejdere i Jord og Vand (fx teamkoordinator, 1-2 sagsbehandlere, GeoGIS-medarbejder) afholdes med hver enkelt underleverandør. Evalueringen er også input  til ledelsens evaluering.

For at styre og forbedre kvaliteten af underleverandørydelserne skal der på baggrund af evalueringerne tages højde for de forbedringsmuligheder, som evt. vil kunne opnås i forbindelse med næste kontrakt eller udbud - fx ved at tilføje, omformulere eller udelade bestemte krav m.v. til leverandører og ydelser i f.m. udbud af opgaver. Hver gang, Jord og Vand udarbejder udbudsmateriale til et nyt udbud, skal det forrige udbud evalueres og erfaringerne herfra inddrages, så problemer, uklarheder osv. fremadrettet kan minimeres.

Fokus skal især være på økonomi, kvalitet, tidsfrister og service. Evalueringerne kan ses i det tidligere nævnte regneark/skema.

Én gang årligt (i sidste halvår) indkaldes hver underleverandør til separate møder med kontorchefen og relevante medarbejdere i Jord og Vand. På mødet præsenteres evalueringen, og der er mulighed for gensidig feedback i f.t. opgaveløsningen m.v.

Analyselaboratorier evalueres i den tværregionale arbejdsgruppe, der er nedsat til formålet.

3.1 Evaluering af samarbejdet med kommunerne

Én gang årligt inviteres hver kommune til et møde med kontorchefen og relevante medarbejdere, hvor kommune-region-samarbejdet evalueres. Mødet skal bruges til gensidig feedback. 

Intet supplerende administrationsgrundlag i Jord og Vand.

De sagsbehandlere i Jord og Vand, der anvender underleverandører, er ansvarlige for denne procedures overholdelse og kontorchefen for dens vedligehold.

Særlig arbejdsbeskrivelse, udbudsbetingelser samt rammekontrakter i de forskellige udbud.

Skemaet "Evaluering af underleverandører", der ligger i mappen Evaluering af underleverandører.