Udbud, licitation og kontrakt

At indhente sammenlignelige tilbud fra rådgivere og entreprenører for at opnå en god projektløsning til bedst mulig pris og overholde udbudslovgivningen. Dette opnås ved at udarbejde udbudsmateriale i henhold til udbudslovgivningen, så det bliver muligt for rådgivere og entreprenører at give tilbud på det samme grundlag. Desuden beskrives de udbudsformer, der typisk vil være aktuelle.

Gælder Jordforureningsgruppen i forbindelse med udførelse af kortlægningsopgaver, forureningsundersøgelser og afværgeprojekter. Følgende rådgivningsydelser er udbudt som rammeaftaler i EU-udbud, og opgaverne skal indkøbes hos de valgte leverandører og i henhold til de indgåede rammeaftaler:

• Kortlægning og adresseindsamling
• Indledende undersøgelser
• Kemiske laboratorieanalyser
• Bygherrerådgivning ved afgravning af overfladeforurening

3. Jord  og Vands indkøb

Jord og Vands indkøb fordeler sig på to ydelsestyper:

A: Bygge- og anlægsopgaver (afværgeprojekter og bortkørsel af jord).
B: Tjenesteydelser (udvidede forureningsundersøgelser, prøver, boringer, filtersætninger, analyser og rådgivning).

Bygge- og anlægsopgaver skal indkøbes i henhold til Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren (herefter Tilbudsloven), og det vil sige gennem enten licitation eller underhåndsbud. Ordet ”licitation” er synonymt med ordet ”udbud”, men "licitation" anvendes traditionelt ved udbud af bygge- og anlægsopgaver i henhold til Tilbudsloven.

Tjenesteydelser skal indkøbes i henhold til Udbudsloven.

Hvis et samlet projekt indeholder en blanding af bygge- og anlægsopgaver og tjenesteydelser, er projektets "hovedformål" afgørende for, hvordan ydelserne må indkøbes. I afværgeprojekter vil det ofte betyde, at andre dertil hørende tjenesteydelser (accessoriske) til afværgeprojektet kan indkøbes ved underhåndsbud. Det gælder, uanset om tjenesteydelserne i kontrakten overstiger tærskelværdien for tjenesteydelser, jf. ovenfor. Den nævnte regel har dog en del undtagelser, og derfor skal sagsbehandleren kontakte Jura for en nærmere afklaring, hvis der er tale om blandede kontrakter med større tjenesteydelsesopgaver.  

3.1 Udbudsformer - Tjenesteydelser

3.1.1 Kontraktværdi under 500.000 kr. - Tjenesteydelser

Her gælder kun de forvaltningsmæssige principper, ligesom VED al anden sagsbehandling i regionen – se nærmere i afsnit 3.2.

3.1.2 Kontraktværdi mellem 500.000 kr. og 1.644.638 kr. - Tjenesteydelser

Hvis kontrakten har en værdi på mellem 500.000 kr. og 1.644.638 kr., skal kontrakten indgås under hensyntagen til reglerne i Udbudslovens afsnit V. Det betyder, at ordregiver (dvs. Region Nordjylland) skal sikre sig, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Dette kan fx ske ved, at der

1. gennemføres en markedsafdækning og på grundlag af denne indhentes ét tilbud
2. indhentes to eller flere tilbud eller
3. annonceres på Region Nordjyllands hjemmeside eller på www.udbud.dk

3.1.3 Kontraktværdi over 1.644.638 kr. - Tjenesteydelser

Har kontrakten en værdi på mindst 1.644.638 kr., skal indkøbet ske ved udbud i henhold til Udbudslovens afsnit II, dvs. som EU-udbud.

De angivne tærskelværdier gælder i 2024 og 2025. Tærskelværdierne ændres hver andet år ved forordninger udstedt af EU-kommissionen. De til enhver tid gældende tærskelværdier kan ses på Konkurrence- og Forbrugerstyrelseshjemmeside www.kfst.dk.

3.1.4 Klar grænseoverskridende interesse - Tjenesteydelser

I ganske særlige tilfælde kan tjenesteydelseskontrakter under 1.644.638 kr. have såkaldt klar grænseoverskridende interesse, dvs. utvivlsomt være interessant for udenlandske virksomheder. Det kan fx være tilfældet, hvis kontrakten påtænkes indgået med en virksomhed uden for Danmark, eller hvis virksomheder uden for Danmark tidligere har udvist interesse for kontrakten. Kontrakter med klar grænseoverskridende interesse skal udbydes efter særlige reglerne om offentliggørelse på www.udbud.dk i Udbudslovens afsnit IV. Hvis det må antages at være tilfældet, skal sagsbehandleren kontakte Jura.

3.2 Underhåndsbud - Tjenesteydelser

Kontrakter med en værdi på op til 1.644.638 kr. kan indgås efter markedsafdækning, annoncering eller indhentning af tilbud, jf. afsnit 3.1. Når der tales om ”underhåndsbud” ved tjenesteydelser, menes der indhentning af tilbud på tjenesteydelseskontrakter med en værdi på op til kr. 1.644.638.

Der findes ikke - som med underhåndsbud på bygge- og anlægsopgaver - regler for indhentning af underhåndsbud på tjenesteydelseskontrakter bortset fra dem, der er angivet oven for i afsnit 3.1.2 – dvs. indhentning af to eller flere tilbud på kontrakter med en værdi på mindst 500.000 kr.

Uanset om tilbudsindhentning (dvs. underhåndsbud) sker i medfør af reglerne om kontrakter på mellem 500.000 kr. og 1.644.638 kr., finder de almindelige forvaltningsretlige principper dog altid anvendelse ved offentlige indkøb.

De forvaltningsretlige principper pålægger ordregiver at iagttage principperne om saglighed i forvaltningen - herunder forbuddet mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økonomisk forvaltning og proportionalitetsprincippet.

Vælger ordregiver at indhente underhåndsbud, vil særligt principperne om ligebehandling og proportionalitet regulere tilbudsindhentningen. Herudover vil der gælde et udbudsretligt princip om gennemsigtighed. Med gennemsigtighed forstås, at det skal stå klart for tilbudsgiverne, hvad der skal afgives tilbud på, så tilbuddene kan indrettes herefter. 

Et underhåndsbud er et uformelt indhentet tilbud, og et sådan tilbud vil også kunne være genstand for forhandling. Indhenter ordregiver flere end tre underhåndsbud, skal det begrundes over for tilbudsgiverne, hvorfor der indhentes flere end tre tilbud, og samtidigt oplyses om, hvor mange tilbud der højst vil blive indhentet.

En begrundelse for indhentning af flere end tre tilbud kan være, at det vil bidrage til at sikre et økonomisk fordelagtigt tilbud.

Der er ikke nogen annonceringspligt for underhåndsbud bortset fra de tilfælde, hvor kontrakten har klar grænseoverskridende interesse. 

Der gælder heller ikke nogen formkrav til indhentning af underhåndsbud. Det kan dog være hensigtsmæssigt, at der udarbejdes et udbudsbrev med de nærmere vilkår for det konkrete indkøb. I brevet kan ydelsen beskrives (fx opgavebeskrivelse og anslået timeforbrug), kriterier for kontrakttildeling (fx laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige pris), tilbudsfristen, mindstekrav m.v. Det gør det muligt at dokumentere, at tildelingen er sket i overensstemmelse med de almindelige forvaltningsretlige principper og princippet om gennemsigtighed. Til udvidede undersøgelser kan udbudsbrev 04-56-16 (inkl. bilag) anvendes.

Hvis 04-56-01 og 04-56-02 finder anvendelse på tilbudsindhentningen, bør de vedlægges udbudsbrevet, så tilbudsgiver kan se, hvordan de kontraktmæssige forhold er efter kontraktindgåelsen.

Der er ikke pligt til på forhånd at oplyse om evt. tildelingskriterier og vægtningen, men det anbefales altid at gøre det skriftligt.

Som følge af den almindelige vejledningspligt er der pligt til at besvare henvendelser fra tilbudsgivere. Regionen har pligt til at sikre, at tilbudsgiverne får de samme informationer, og at der ikke sker usaglig forskelsbehandling. Det gælder også under tilbudsfasen, hvor en tilbudsgiver får svar på eventuelle spørgsmål. Disse svar/oplysninger skal dermed også gives til de andre tilbudsgivere.

Mht. længden af en konkret tilbudsfrist bør den være passende og rimelig henset til omfanget af den konkrete kontrakt, men der er som nævnt ikke fastsatte krav herom i Udbudsloven.

Som udgangspunkt skal tilbud, der ikke er fremkommet rettidigt, afvises. Det bør dog altid overvejes, om der kan være saglig grund til at tage et for sent modtaget tilbud i betragtning, hvis det viser sig at være billigere og bedre. Kontakt Jura, inden et for sent afleveret tilbud accepteres.

Regionen kan forbeholde sig ret til at indhente et ekstra tilbud, hvis regionen ikke er tilfreds med de indkomne tilbud, hvis der ikke er indkommet tilstrækkeligt antal tilbud, eller hvis nogle tilbudsgivere falder fra m.v.

Regionen er ikke forpligtet til at begrunde valg af tilbud. Det anbefales dog for at betrygge tilbudsgiverne i, at tilbuddene er vurderet i overensstemmelse med de forvaltningsretlige krav om saglighed. Regionen bør på anmodning uddybe begrundelsen for kontrakttildelingen.

Der er ikke en pligt til at udarbejde et skriftligt evalueringsnotat. Det anbefales dog at udarbejde en kort skriftlig begrundelse forud for kontrakttildelingen, hvori det angives, hvordan det er blevet sikret, at tildelingen er sket på markedsmæssige vilkår.

3.3 Udbudsformer - Bygge- og anlægsarbejde

Som anført oven for vil afværgeprojekter som altovervejende udgangspunkt være "bygge- og anlægsarbejder", der kan udbydes efter Tilbudsloven. Hvis afværgeprojektet også udbydes med en "rådgivningsdel", vil hovedformålet med kontrakten være afgørende for, om rådgivningsdelen også kan udbydes efter Tilbudslovens regler. Overstiger værdien af rådgivningsdelen værdien af entreprenørdelen kan dette være en indikation af, at hovedformålet med kontrakten er rådgivning. I disse undtagelsestilfælde bør sagsbehandleren kontakte Jura for en afklaring.

I det følgende behandles afværgeprojekter som "bygge- og anlægskontrakter".

Tilbud på afværgeprojekter kan indhentes enten ved licitation eller ved underhåndsbud. Ordet "licitation" er synonymt med "udbud", men anvendes ved udbud af bygge- og anlægsopgaver. "Underhåndsbud" er en mere uformel tilbudsindhentning fra mellem én til 4 tilbudsgivere.

Almindeligvis vil tilbud på afværgeprojekter i Region Nordjylland blive indhentet ved underhåndsbud. Underhåndsbud kan indhentes, når den anslåede værdi af opgaven er 3 mio. kr. ekskl. moms eller derunder.

Licitation kan gennemføres som offentlig licitation eller som begrænset licitation.

Anvendes begrænset licitation, kan denne gennemføres med prækvalifikation eller som indbudt licitation.

Ved begrænset licitation er der ikke fastsat krav til et minimum antal tilbudsgivere, der skal prækvalificeres eller indbydes. Der bør dog altid søges prækvalificeret/indbudt minimum 3 tilbudsgivere for at skabe tilstrækkelig konkurrence.

Ved både offentlig licitation og begrænset licitation med prækvalificering bør ordregiver opstille et sæt objektive egnethedskriterier, fx krav til tilbudsgivernes økonomiske og tekniske formåen, der skal kunne opfyldes af alle ansøgere/tilbudsgivere for at blive prækvalificeret eller for at kunne afgive tilbud. Udvælgelseskriterier anvendes derimod typisk ikke ved indbudt licitation.

Ved store afværgeprojekter med en anslået værdi på 41.212.688kr. ekskl. moms eller derover (2024/2025) skal tilbud indhentes ved EU-udbud efter Udbudsloven. Hvis det må forudses, at et afværgeprojekt skal gennemføres via EU-udbud, skal udbuddet gennemføres med bistand fra Jura. Jura skal kontaktes så tidligt i forløbet som muligt, idet EU-udbudsprocessen er væsentligt mere kompleks og tidskrævende end licitationer i henhold til Tilbudsloven.

Ved licitationer/underhåndsbud i henhold til Tilbudsloven skal Regionen som ordregiver vælge, om tildelingen af opgaven skal ske efter tildelingskriteriet "laveste pris" eller tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige bud". Vælges tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige bud", skal ordregiver definere et antal underkriterier så som fx pris, kvalitet, tidsplan og/eller bemandingsplan, og ordregiver skal angive en indbyrdes vægtning af de opstillede underkriterier enten som en fast procent eller ved en ramme med et passende maksimalt udsving.

3.3.1 Underhåndsbud - Bygge- og anlægsarbejde

Underhåndsbud kan indhentes på opgaver med en samlet anslået værdi på 3 mio. kr. ekskl. moms eller derunder. Dog kan underhåndsbud også indhentes på delopgaver under større licitationer, hvis værdien af hver delopgave ikke overstiger 500.000 kr., og den samlede værdi af delopgaver, der indhentes ved underhåndsbud, ikke overstiger 20% af den samlede licitations værdi.

Beløbsgrænsen på 3 mio. kr. ekskl. moms kan i et antal særlige undtagelsestilfælde fraviges - fx i tilfælde af naturkatastrofer, eller hvor ordregiver under en licitation ikke har modtaget egnede eller forskriftsmæssige tilbud. Jura bør kontaktes, inden en undtagelsesmulighed tages i anvendelse.

Der kan indhentes op til 3 underhåndsbud pr. opgave. Dog kan der indhentes et fjerde underhåndsbud, hvis ordregiver har oplyst dette i opfordringen til de 3 øvrige tilbudsgivere, og det fjerde underhåndsbud indhentes fra en tilbudsgiver uden for lokalområdet. Hvad der må betegnes som "uden for lokalområdet" er en konkret vurdering fra projekt til projekt, men vil for afværgeprojekter typisk skulle forstås som "fra den modsatte del af regionen".

Overstiger værdien af opgaven 300.000 kr., skal der indhentes mindst to underhåndsbud (men max. 4).

Ordregiver oplyser i opfordringen til tilbudsgiverne, om tildelingen af opgaven vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "laveste pris" eller "det økonomisk mest fordelagtige bud". Ordregiver er ved underhåndsbud ikke forpligtet til at oplyse om underkriterier eller den indbyrdes vægtning heraf.

Ordregiver kan ved underhåndsbud forhandle med tilbudsgiverne uden at være underlagt de restriktioner, der gælder for licitationer, jf. neden for punkt 3.3.2. Dog skal forhandlingerne gennemføres under iagttagelse af et ligebehandlingsprincip. Det betyder bl.a., at der ikke må forhandles med tilbudsgivere, hvis tilbud er ukonditionsmæssige, eller forhandles om udbudsvilkår, der må anses for mindstekrav (fx gravedybder). Ligeledes må forhandling ikke føre til, at opgavens karakter ændres væsentligt. Derimod vil der frit kunne forhandles med én eller flere af tilbudsgiverne, og uanset om der er tale om en ren priskonkurrence (modsat licitation).

3.3.2 Offentlig licitation - Bygge- og anlægsarbejde

Ved offentlig licitation indbydes alle interesserede tilbudsgivere til at afgive tilbud på den udbudte opgave. Ordregiver bør inden afholdelse af offentlig licitation vurdere, om det forventede antal tilbud gør, at udbudsformen "begrænset licitation" er bedre egnet.

Offentlige licitationer annonceres ved en annonce i dagspressen, på www.rn.dk (under udbud og licitationer) eller på www.udbud.dk. Ved offentlig licitation anbefales det at anvende det elektroniske udbudssystem iBinder, hvorved tilbudsgiverne vil kunne hente udbudsmaterialet elektronisk direkte via et link. Jura kan rådgive om anvendelsen af iBinder.

I annoncen skal angives, om kontrakten vil blive tildelt efter tildelingskriteriet "laveste pris" eller "det økonomisk mest fordelagtige bud". Det anbefales, at de nærmere oplysninger om underkriterier og vægtningen heraf alene angives i selve udbudsbetingelserne, hvorved risikoen for fejl minimeres.

Ordregiver er berettiget til at forhandle med de tilbudsgivere, der indgiver et konditionsmæssigt tilbud - dvs. et tilbud, der opfylder de opstillede udvælgelseskriterier, og som ikke indeholder forbehold over for mindstekrav til opgavens udførelse eller over for øvrige væsentlige elementer i udbudsbetingelserne.

Anvendes tildelingskriteriet "laveste pris" kan ordregiver kun forhandle med lavest-bydende. Anvendes tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige bud", kan ordregiver forhandle med de op til 3 tilbudsgivere eller færre, der ud fra de vægtede underkriterier har afgivet de økonomisk mest fordelagtige bud.

Der kan ved forhandling principielt forhandles om alle elementer i udbudsbetingelserne - herunder pris. Dog må forhandlingerne ikke føre til, at opgavens karakter ændres væsentligt. Ved indledning af forhandling skal ordregiver tilkendegive over for de udvalgte tilbudsgivere, hvilken procedure der vil blive fulgt under forhandlingerne, medmindre denne procedure allerede fremgår af udbudsbetingelserne. Forhandlinger skal altid gennemføres under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet og således, at der ikke sker en forvridning af konkurrencen. Se også Udbudslovens §66, stk. 2.

3.3.3 Begrænset licitation - Bygge- og anlægsarbejde

Ved anvendelse af begrænset licitation med prækvalifikation annonceres opfordring til prækvalificering i dagspressen, på www.rn.dk (under udbud og licitationer) eller på www.regionsudbud.dk.

Ansøgningsfristen for prækvalifikation skal være på mindst 15 dage.

Ordregiver angiver i annoncen mindstekravene for deltagelse (udvælgelseskriterier) samt de objektive kriterier for udvælgelsen af det ønskede antal prækvalificerede, hvis antallet af ansøgninger overstiger dette antal. Disse objektive kriterier kan fx være 1) erfaring med tilsvarende opgaver og/eller 2) tekniske forudsætninger for udførelse af den udbudte opgave.

I annoncen skal angives, om kontrakten efterfølgende vil blive tildelt efter tildelingskriteriet "laveste pris" eller "det økonomisk mest fordelagtige bud", ligesom ordregiver i annoncen skal oplyse, hvor mange bydende der maksimalt vil blive prækvalificeret.

Efter prækvalificering af det ønskede antal tilbudsgivere udsendes det egentlige udbudsmateriale med angivelse af tilbudsfrist. Det elektroniske udbudssystem iBinder kan med fordel anvendes, så udbudsmaterialet kan hentes elektronisk via et link.

Ved anvendelse af indbudt licitation udsendes udbudsmaterialet direkte til de indbudte tilbudsgivere. Tilbudsloven fastsætter ikke et min. eller max. antal, der kan/skal indbydes. Ved indbudt licitation indbydes normalt 3-5 firmaer. I indbydelsen skal ordregiver oplyse, hvor mange tilbudsgivere der vil blive opfordret til af afgive tilbud.

Det skal af indbydelsen fremgå, om opgaven vil blive tildelt efter tildelingskriteriet "laveste pris" eller " det økonomisk mest fordelagtige bud". Ved indbudt licitation skal mindst én af de indbudte tilbudsgivere være fra områder uden for lokalområdet - se oven for under punkt 3.3.1.

Ved anvendelse af indbudt licitation må Regionen som ordregiver ikke ved hvert udbud indbyde den samme kreds af virksomheder.

Når ordregiver i en begrænset licitation har modtaget de egentlige tilbud, har ordregiver mulighed for at forhandle, jf. ovenfor under punkt 3.3.2.

3.4 Entrepriser og rammeaftaler - Bygge- og anlægsarbejde

I enkelte tilfælde kan det være nødvendigt at opdele en opgave i entrepriser. De mest anvendte entrepriseformer er:

• Fagentreprise
• Hovedentreprise
• Storentreprise
• Totalentreprise

Desuden anvendes også entrepriseformen:

• Partnering

For en nærmere beskrivelse af de enkelte entrepriseformer henvises til speciallitteraturen.

Tilbudsloven åbner også mulighed for at udbyde afværgeprojekter som rammeaftaler. En rammeaftale er en aftale, der på forhånd fastlægger vilkårene for efterfølgende kontrakter om afværgeprojekter med hensyn til fx pris, kvalitet og krav til mandskab og materiel.

En rammeaftale kan udbydes under de udbudsformer, der er beskrevet oven for (inkl. underhåndsbud). En rammeaftale kan alene indgås med én virksomhed (dog med undtagelse af rammeaftaler, der indgås ved EU-udbud) og må højest være gældende i 4 år fra indgåelse af aftalen.

Ved underhåndsbud og indbudt licitation kan den lokale kommune kontaktes med henblik på oplysninger om konkrete lokale entreprenører, der kan være egnede til opgaven. Der suppleres i nødvendigt omfang med andre erfarne firmaer udenfor lokalområdet (se ovenfor under punkt 3.2).

Inden udsendelse af udbudsmateriale høres de enkelte firmaer om deres interesse for deltagelse i projektet. Som udgangspunkt gives der ikke honorar for udarbejdelse af tilbud.

3.5 Udbudsmateriale og tilbudsfrister - Bygge- og anlægsarbejde

Udbudsmateriale og udbudsbetingelser udfærdiges i samarbejde med eventuel rådgiver. Til brug for afværgeprojekter over for overfladeforurening anvendes udbudsmaterialet - se 04-56-04 med tilhørende bilag 04-56-05, 04-56-06, 04-56-07, 04-56-08, 04-56-09, 04-56-10, 04-56-12 og 04-56-13.

Der gælder efter 1. januar 2016 ikke længere et krav om afgivelse af tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige ved deltagelse i offentlige udbudsforretninger. Det anbefales dog, at der ved licitationer og underhåndsbud stilles krav om indsendelse af tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige og visse strafbare handlinger. Jord og Vand har til dette formål udarbejdet en standard tro- og loveerklæring, der baseres på de obligatoriske udelukkelsesgrunde ved EU-udbud i henhold til Udbudsloven - se 04-56-08.

Udbudsbetingelserne skal indeholde oplysninger om, hvilket tildelingskriterium der anvendes, jf. oven for under punkt 3.2 Udbudsformer.

Ved underhåndsbud eller ved indbudt licitation bør det i udbudsbetingelserne klart angives, hvilken af de to tilbudsindhentningsformer der er tale om. Det gøres for at skabe klarhed over, hvilke regler tilbudsindhentningen reguleres af.

Sørg altid for, at tilbudsfristen, afleveringssted og tilbuddets form (fx antal eksemplarer, papir/elektronisk osv.) er tydeligt angivet enten i udbudsmaterialet eller i følgebrevet til tilbudsgiverne. Ved offentligt udbud skal tilbudsfristen desuden angives i udbudsannoncen. Ved alle former for licitationer (inkl. EU-udbud) angives også stedet for åbningen af tilbud, jf. også neden for punkt 3.6.

Der er ved underhåndsbud ikke krav om, at udbudsbetingelserne udsendes samtidigt. Ordregiver kan således godt starte med at indhente to underhåndsbud og så efterfølgende indhente yderligere 1-2 underhåndsbud, hvis de første to tilbud ikke findes tilfredsstillende. Dog skal alle tilbudsgiverne have samme tilbudsfrist.

Tilbudsloven fastsætter ingen minimumstilbudsfrister, men tilbudsfristen bør altid fastsættes under hensyntagen til opgavens omfang. Under normale omstændigheder bør tilbudsfristen aldrig fastsættes til under 14 dage uden en forudgående aftale med tilbudsgiver. Ved EU-udbud gælder der særlige minimumsfrister.

3.6 Bygherreleverance – optioner - Bygge- og anlægsarbejde

Jord og Vand kan fra projekt til projekt beslutte, om dele af et projekt skal være bygherreleverancer, fx kemiske analyser og jordrensning/deponering. I så fald angives det i udbudsbetingelserne, at disse ydelser ikke skal indgå i tilbuddet. Om en "del-leverance" skal være bygherreleverance afhænger af, om regionen i forvejen har en fordelagtig aftale om den pågældende ydelse – fx en rammeaftale, jf. også oven for under punkt 2.

Er der tvivl om, hvorvidt det er fordelagtigt at lade en opgave være bygherreleverance, kan man lade opgaven indgå i tilbudsindhentningen som option. Herved får regionen ret men ikke pligt til at købe ydelsen.

Optioner kan anvendes ved både underhåndsbud og licitationer.

Ved anvendelse af optioner er det vigtigt at være omhyggelig med at beskrive, hvordan optionen vil indgå i tilbudsvurderingen.

3.7 Resultat af underhåndsbud/licitation - Bygge- og anlægsarbejde

Ved indhentning af underhåndsbud er tilbudsgiverne ikke berettiget til at være til stede ved åbningen af tilbud.

Ved gennemførelse af licitationer har tilbudsgiverne ret til at være til stede ved åbningen af tilbud og til at blive bekendt med budsnummer og eventuelle forbehold. Ansøgere i begrænset licitation med prækvalifikation har dog ikke ret til at være til stede ved åbningen af ansøgninger om prækvalificering.

Efter åbningen af tilbud udarbejdes et notat med forslag til valg af entreprenør. I notatet bør indgå en opgørelse over den samlede økonomi for projektet. Opgørelsen af økonomien sammenholdes med overslaget fra projektforslaget.

Hvis opgaven udbydes med bistand fra ekstern rådgiver, udfærdiges notatet af denne rådgiver.

Valget af entreprenør kan drøftes med kontorchefen. Det bør på forhånd være afklaret, om valg af entreprenør skal godkendes politisk i henhold til kompetenceplanen for indstilling og beslutning om udbud i Region Nordjylland. Hvis licitationen resulterer i en væsentligt højere pris end forventet, skal det afklares, om sagen skal forelægges politisk. Det afklares desuden - evt. med bistand fra Jura - om tilbudsindhentningen/licitationen kan/bør aflyses.

Straks efter endeligt valg af entreprenør underrettes de involverede tilbudsgivere skriftligt om resultatet af tilbudsindhentningen (uanset om der er tale om underhåndsbud eller licitation). Ved aflysning af tilbudsindhentningen skal de involverede tilbudsgivere ligeledes straks underrettes skriftligt.

Ved begrænset licitation med prækvalifikation underretter ordregiver hurtigst muligt ansøgerne om, hvorvidt de er blevet prækvalificeret. Efter anmodning skal en forbigået ansøger oplyses om, hvorfor ansøgeren ikke er blevet prækvalificeret.

Hvis der ved licitation og inden valg af entreprenør indledes forhandlinger, jf. oven for i punkt 3.2.2, skal ordregiver samtidigt underrette de øvrige tilbudsgivere om beslutning om ikke at indbyde dem til forhandling og en begrundelse herfor.

3.8 Kontrakt - Bygge- og anlægsarbejde

Udbudsbetingelserne bør indeholde udkast til kontrakt med entreprenøren. Der anvendes entreprisekontrakt 04-56-03, som er baseret på AB92.

Ved tildeling af opgaven til entreprenøren anmodes entreprenøren om at returnere kontrakten i underskrevet stand med følgende bilag:

• Kopi af entreprenørens igangværende ansvarsforsikring
• Oplysninger om allerede forbrugt "forsikringssum" i henhold til ansvarsforsikringen
• Dokument om sikkerhedsstillelse

Der bør sættes en kort frist for indsendelse af dokumenterne - normalt ikke mere end 5-6 arbejdsdage.

Når sagsbehandleren har modtaget dokumenterne, kan kontrakten underskrives af kontorchefen eller sagsbehandleren efter aftale med kontorchefen. Kontorchefen eller sagsbehandleren underskriver altid kontrakten sidst.

Ved mere komplicerede projekter - fx in-situ oprensninger - kan Regionen vælge at indkalde entreprenøren til en projektgennemgang og teknisk afklaring. Her har parterne mulighed for at afklare usikkerheder i forhold til udførelse, dokumentation m.v. En sådan gennemgang og afklaring må aldrig føre til, at en udbudt opgaves karakter ændres væsentligt.

Kontrakter og sikkerhedsstillelser: Sagsbehandleren har ansvaret for, at den underskrevne kontrakt og sikkerhedsstillelsen bliver scannet og journaliseret på sagen i SBSYS.

3.9 Fremdriftsrapporter

Rådgiveren skal hver måned eller efter aftale fremsende en udfyldt fremdriftsrapport/budgetkontrol med indtegnet stadefront. Hvis ikke fremdriftsrapporten i 04-56-01 kan bruges, skal en tilsvarende udarbejdes.

3.10 Forsikring - afværgeprojekter

Der er ikke tegnet forsikring vedr. afværgeforanstaltninger. Det skal vurderes for det enkelte afværgeprojekt, om der bør tegnes en projektforsikring og i givet fald omfanget af denne i forhold til de konkrete vurderede risici. Jura kan hjælpe med at afklare forsikringsforholdene.

I udbudsmaterialet beskrives, om der i det konkrete projekt er tegnet projektforsikring, og i givet fald hvad denne indeholder. Nedenstående formulering kan indarbejdes i udbudsmaterialets Særlige Betingelser som en tilføjelse til AB92 (ad. § 8, stk. 1 og 3):

Hvis afværgeprojektet omfatter simpel afgravning uden funderingsmæssige problemstillinger, benyttes nedenstående tekst under ad. §, 8 stk. 1 og 3 om forsikring i udbudsmaterialet.

Hvis der skal foretages grundvandssænkning, spunsning eller afværgemetoder med damp m.v., skal Jura kontaktes for at ændre teksten under ad. § 8, stk. 1 og 3.

For entreprenørens og bygherrens erstatningsansvar gælder dansk rets almindelige regler medmindre andet følger af det nedennævnte vedrørende forsikrings- og ansvarsforhold:

Ad. § 8, stk. 1 – brand, storm m.v.

1.1
Region Nordjylland har tegnet entrepriseforsikring, der forsikrer bygherre og entreprenør med selvrisiko på kr. 25.000 og dækningssum på kr. 25.000.000. Forsikringsaftalen kan ses her Entrepriseforsikring.

I de tilfælde, entreprenøren dækkes af forsikringen, skal entreprenøren selv udrede det i forsikringspolicen anførte selvrisikobeløb på kr. 25.000 af enhver skade. 

Entrepriseforsikringen omfatter ikke entreprenørens materiel.

1.2
Entreprenøren har pligt til, uden unødigt ophold, på forhånd at underrette bygherren om ethvert forhold ved entreprisens udførelse, der måtte formodes at kunne bevirke en væsentlig forøget risiko i forhold til den på udbudstidspunktet forudsatte. Undlader entreprenøren dette, må han selv bære enhver deraf følgende økonomisk konsekvens og friholde bygherren for eventuelle tilsvarende økonomiske konsekvenser.

Ad. § 8, stk. 3 - ansvar

Senest ved underskrivelsen af entreprisekontrakten skal entreprenøren oplyse forsikringsselskab og policenummer på sin ansvarsforsikring. Ligeledes udleveres en bekræftelse på tilbageværende forsikringssum. Kopi af police vedlægges den underskrevne kontrakt.

En entreprenør er ansvarlig for, at hans underentreprenør(er) har en gyldig ansvarsforsikring.

Inden arbejdets påbegyndelse registrerer og fotograferer bygherrens miljøtilsyn eksisterende revner og skader på og i ejendomme og på tilstødende og omkringliggende bygninger samt vej og fortov. Der udføres eventuelt også indendørs revneregistrering.

Tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7/12 2007 som senest ændret ved lov nr. 1564 af 15. december 2015 (Udbudsloven), Udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015), Almindelige Bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand, oktober 1989 (ABR 89), Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i Bygge- og anlægsvirksomhed af 10. december 1992 (AB 92) og Almindelige Betingelser for Totalentreprise af 1993 (ABT 93). Derudover afgør sagsbehandlerne i samarbejde, hvilken udbudsform der skal vælges til afværgeprojektet.

Personale i Jordforureningsgruppen, som er projektledere på udførelse af prioriterede forureningsundersøgelser og afværgeforanstaltninger, er ansvarlig for denne procedures overholdelse, mens kontorchefen er ansvarlig for dens vedligeholdelse.