Intern audit og ledelsens evaluering

At vurdere kvalitetsledelsessystemets effektivitet via intern audit, ledelsens evaluering m.v.

Denne procedure gælder for alle områder omfattet af kvalitetsledelsessystemet.

Styregruppen varetager den interne audit af kvalitetsledelsessystemet og er også ansvarlig for ledelsens evaluering.

3.1 Ledelsens evaluering

Formålet med ledelsens evaluering er at vurdere, om kvalitetsledelsessystemet er effektivt og egnet til at opfylde både Jord og Vands samt ISO9001-standardens krav og i tilstrækkeligt omfang at iværksætte tiltag for at sikre dette.

Styregruppen gennemfører ledelsens evaluering på det årlige styregruppemøde. Evalueringen dokumenteres i et mødereferat fra mødet. Kontorchefen er ansvarlig for, at der indkaldes til mødet og kan desuden beslutte, om der skal gennemføres ekstra ledelsesevalueringer/styregruppemøder.

Ledelsens evaluering foretages bl.a. på baggrund af intern audit, opfølgning på mål og KPI'er (Key Performance Indicators), evaluering af underleverandører, "kunde"-tilbagemeldinger, ændringer m.v.. Ledelsens evaluering skal betragtes som en fortløbende og dynamisk proces, der skal resultere i tiltag til forbedringer af kvalitetsledelsessystemet og Jord og Vands produkt- eller servicekvalitet og krav. Ledelsens evaluering skal også omfatte en vurdering af ressourcebehovet i relation til kvalitetsledelsessystemet og dets processer.

Ledelsens evaluering sker på baggrund af indsamling af relevant input, evaluering samt output i form af beslutninger om tiltag til forbedringer. Styregruppen kan beslutte, at andre fra Jord og Vand skal deltage i styregruppemødet.

Ledelsens evaluering følger i hovedtræk denne faste dagsorden:

1. Ændringer i eksterne og interne forhold, der er relevante for kvalitetsledelsessystemet
   1.1  Gennemførte ændringer siden sidst
   1.2  Intern/ekstern audit
   1.3  Korrigerende handlinger
   1.4  Kvalitetsundersøgelser
   1.5  Evaluering af underleverandører
   1.6  Gennemgang af og evt. revision af interessent- og risikoanalysen
   1.7  Planlægning af evt. ændringer.
2. Eksterne input
   2.1.  Status for og opfølgning på indkomne klager, tilbagemeldinger fra borgere/grundejere, afgørelser og andre eksterne input
3. Valgte fokuspunkter for ledelsens evaluering og output
4. Afvigelser og muligheder for forbedringer
5. Lever kvalitetsledelsessystemet op til mål, målsætninger og kvalitetspolitik?
6. Behov for uddannelse, træning og kompetenceudvikling
7. Er der noget fra ledelsens evaluering, der skal kommunikeres ud i kontoret?
8. Eventuelt

Kontorchefen skal sikre, at møderne gennemføres i henhold til dagsordenen. Kontorchefen sørger for, at der udarbejdes referat af mødet med de trufne beslutninger. Referaterne findes digitalt i mappen Kvalitetshåndbog.

3.2 Planlægning og gennemførelse af intern audit

Mindst én gang årligt skal én eller flere processer (kapitler eller procedurer) være omfattet af en intern audit.

Én gang årligt planlægger styregruppen den interne audit forud for den eksterne audit og indkalder hele kontoret til både den interne og den eksterne audit.

Kontorchefen kan igangsætte ekstraordinære audits, hvis der er behov for det.

Kontorchefen beslutter, hvem der udfører intern audit.  Kontorchefen sikrer, at den interne auditor har den fornødne viden og uddannelse til at gennemføre intern audit.

Den interne audit skal afholdes forud for den eksterne audit og ledelsens evaluering, da auditresultatet er input til evalueringen.

3.3 Auditcheckliste

Før gennemførelse af audit udarbejdes en audit/kvalitets-checkliste - dok. nr. 07-01-02. I checklisten noteres de evt. fejl og afvigelser, der konstateres ved audit.

Ved væsentlige afvigelser beslutter kontorchefen, hvilke handlinger der umiddelbart skal iværksættes. Disse noteres nederst på audit-/kvalitets-checklisten som dokumentation for iværksættelse af korrigerende handlinger. Der udarbejdes en samlet revisionsrapport - dok 07-01-03.

Audit/kvalitets-checklisten og revisionsrapporten gemmes digitalt i mappen Kvalitetshåndbog, så de er tilgængelige i forbindelse med eksterne audits.

Kontorchefen er ansvarlig for, at planlagte aktiviteter gennemføres.

3.4 Korrigerende handlinger

Hvis audit giver anledning til behov for korrigerende handlinger, udføres disse jf. procedure 08-01-00.

Kontorchefen bestemmer niveau og detaljeringsgrad på de interne audits.

Kontorchefen og interne auditører er ansvarlig for overholdelsen af denne procedure og kontorchefen for dens vedligehold.

07-01-02 Audit/kvalitets-checkliste

07-01-03 Revisionsrapport