Korrigerende handlinger

At angive retningslinjerne for gennemførelse af korrigerende handlinger.

Proceduren gælder for alle korrigerende handlinger, der iværksættes på baggrund af konstaterede væsentlige afvigelser i kvalitetsledelsessystemet. Det kan fx være som følge af intern/ekstern audit, kvalitetskontrol, løbende konstatering af fejl, evaluering af underleverandører, m.v.

I forbindelse med intern/ekstern audit, kvalitetsundersøgelser, evaluering af underleverandører m.v. kan der konstateres væsentlige afvigelser/fejl i kvalitetsstyringssystemet eller brugen heraf, og der skal udføres en korrigerende handling.

3.1 Hvad er en afvigelse?

En afvigelse er først en afvigelse, hvis den indeholder disse tre elementer:

1. En reference til et krav i standarden.
2. En mangel eller en fejl i f.t. krav.
3. Et bevis eller dokumentation på, at der faktisk er en fejl eller mangel.

Ved konstaterede afvigelser søges afvigelsens effekt i første omgang minimeret, indtil korrigerende handling er besluttet og gennemført. Den korrigerende handling kan medføre efterfølgende ændringer i procedurer og instruktioner.

3.2 Korrektionsrapport

Den medarbejder, der konstaterer en fejl, afvigelse m.v., udarbejder en korrektionsrapport, uanset i hvilken forbindelse afvigelsen/fejlen er konstateret. Ved iværksættelse og gennemførelse af korrigerende handlinger anvendes korrektionsrapport 08-01-01. Korrektionsrapporten afleveres umiddelbart fx pr. mail til kontorchefen, der beslutter, om en korrigerende handling skal udføres.

Hvis kontorchefen beslutter, at der skal gennemføres en korrigerende handling, udfylder kontorchefen korrektionsrapporten med den ønskede korrigerende handling samt tidsfrist for handlingens udførelse. Kontorchefen gemmer korrektionsrapporten i mappen Kvalitetshåndbog (det pågældende år), og giver besked herom til den medarbejder, som får ansvaret for at udføre den korrigerende handling. Den korrigerende handling kan også udføres af kontorchefen selv.

Kontorchefen beslutter, om der skal træffes midlertidige foranstaltninger til afhjælpning af afvigelsen/fejlen og meddeler umiddelbart de berørte om de midlertidige foranstaltninger, der skal efterleves, indtil den korrigerende handling er gennemført. Det kan ske ved udsendelse af en e-mail.

Den person, der står for den korrigerende handling, noterer resultatet af den korrigerende handling i korrektionsrapporten.

Når aktiviteten er afsluttet, underskriver kontorchefen rapporten som kvittering for, at et tilfredsstillende resultat er opnået. Kontorchefen informerer de berørte parter om, at der nu er sket en korrigerende handling og sørger for, at den underskrevne korrektionsrapport scannes og gemmes i mappen Kvalitetshåndbog (det pågældende år). De berørte parter skal informeres - de kan fx være underleverandører, hvis den korrigerende handling er gennemført pga. evaluering af underleverandører.

Kontorchefen beslutter, om en korrigerende handling skal igangsættes samt træffer beslutning om midlertidige foranstaltninger, indtil korrigerende handling kan gennemføres.

Sagsbehandlere i Jord og Vand er ansvarlige for overholdelsen af denne procedure og kontorchefen for dens vedligehold.

08-01-01 Korrektionsrapport