Whistleblowerordning i Region Nordjylland

I Region Nordjylland ønsker vi at få eventuelle fejl og mangler frem i lyset, så vi kan handle på dem på bedst mulig vis. Formålet med Region Nordjyllands whistleblowerordning er derfor at sikre trygge rammer for, at ansatte og eksterne samarbejdspartnere, herunder leverandører, kan ytre sig om kritisable forhold i Region Nordjylland uden at frygte for negative konsekvenser.

Formålet med whistleblowerordningen er også at sikre, at regionens ansatte og eksterne samarbejdspartnere, herunder leverandører, har adgang til i god tro at videregive oplysninger om grove eller væsentlige fejl eller forsømmelser i Region Nordjyllands administration eller borgerbetjening.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold. Det er derfor vigtigt, at whistleblowerordningen ikke er en erstatning for den kommunikation, der finder sted på arbejdspladsen i dagligdagen.

Indberetning sker skriftligt (elektronisk) via en webportal, Safe2Whistle.

Indberet her

Følgende grupper, som i forbindelse med deres arbejdsrelaterede aktiviteter får kendskab til overtrædelser, kan foretage en indberetning i Region Nordjyllands whistleblowerordning:

1. Ansatte i Region Nordjylland
2. Frivillige
3. Lønnede eller ulønnede praktikanter
4. Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører, som regionen samarbejder med
5. Tidligere medarbejdere i Region Nordjylland
6. Personer, hvis arbejdsmæssige forhold i Region Nordjylland endnu ikke er påbegyndt.

Whistleblowerordningen kan kun bruges til at indberette forhold, som er omfattet af whistleblowerloven.

Du kan derfor foretage indberetninger om visse overtrædelser af EU-retten:

• overtrædelser af EU-retten kan eksempelvis være overtrædelser af reglerne om offentlige udbud og reglerne om folkesundhed.

Du kan foretage indberetning om alvorlige lovovertrædelser samt alvorlige forhold i øvrigt:

• alvorlige overtrædelser af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, herunder fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el.lign.
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el.lign.
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af seksuel chikane eller anden grov chikane

Oplysninger om fx utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser såsom fx overtrædelser af interne retningslinjer for rygning, alkohol og sygefravær og mindre grove personrelaterede konflikter og uoverensstemmelser, falder udenfor whistleblowerordningen anvendelsesområde.

I disse situationer er det vigtigt, at du i stedet bruger de almindelige kommunikationskanaler, fx leder, TR eller anden relevant person.

Indberetning til Whistleblowerordningen sker skriftligt (elektronisk) via en webportal, Safe2whistle:

Indberet her

Hvis du vil foretage en indberetning, kan det være nyttigt med nogle oplysninger ved den videre undersøgelse af sagen.

Det kan fx være:

• en beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer
• eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende
• overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan understøtte en undersøgelse af sagen.

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt.

Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen.

Region Nordjylland kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som denne måtte give anledning til.

Indberetninger til whistleblowerordningen sker som ovenfor nævnt elektronisk via en webportal, Safe2Whistle.

Advokatfirmaet Bech-Bruun administrerer ordningen. Det er altså Bech-Bruun, der i første omgang modtager din henvendelse og foretager den indledende vurdering af sagen. Den eksterne forankring af ordningen har til formål at sikre uvildighed og objektivitet i behandlingen af indberetningerne.

Bech-Bruun vil som ekstern administrator af whistleblowerordningen frasortere de indberetninger, som ikke falder indenfor ordningens formål, og som derfor skal behandles via de almindelige kommunikationskanaler. Du vil i den forbindelse blive opfordret til at rette din henvendelse til den relevante person, fx din nærmeste leder eller dennes leder.

Indberetninger, der falder indenfor whistleblowerordningen, videresendes til de interne administratorer hos Region Nordjylland. Såfremt indberetningen vedrører en af de interne administratorer, videresendes indberetningen kun til den anden interne administrator, såfremt denne ikke er inhabil ved behandlingen af den pågældende sag.

De interne administratorer foretager den indledende behandling af indberetningen og vurderer, hvem der er rette enhed, til at undersøge sagen nærmere. Herefter vil undersøgelsen af indberetningen ske efter normal praksis hos den relevante enhed. Såfremt en indberetning resulterer i en personalesag, vil behandlingen heraf ske i samarbejde med HR-Personalejura.

Bech-Bruun orienteres via whistleblowerportalen om resultatet af undersøgelsen og vurderer, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser.

Senest 7 dage efter, at indberetningen er modtaget i whistleblowerordningen, vil du modtage en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Du vil som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, at du har modtaget denne bekræftelse, modtage en meddelelse om sagens afslutning. Hvis behandlingen af din indberetning kræver længere tid end 3 måneder, vil du modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt. Du vil som udgangspunkt inden for rammerne af lovgivningen blive orienteret om udfaldet af undersøgelserne.

Alt kommunikation mellem dig og Bech-Bruun sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du følger sagen, hvis du ønsker at modtage:

• en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning
• en begrundelse for længere sagsbehandlingstid
• en orientering om udfaldet af undersøgelserne af din indberetning.

Region Nordjylland tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen. At være i god tro betyder, at du på tidspunktet for indberetningen skal have rimelig grund til at tro, at de indberettede oplysninger er rigtige.

Personer, der i god tro indberetter oplysninger, som falder inden for Region Nordjyllands whistleblowerordning, er derfor beskyttet mod at blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner som følge af indberetningen. Det betyder omvendt, at du ikke er beskyttet, hvis du bevidst indberetter urigtige eller vildledende oplysninger.

Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.

Bech-Bruun, Region Nordjyllands interne administratorer og de personer, som måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelse af indberetningen, er foruden tavshedspligt på andet grundlag, underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der er eller har været til genstand for behandling i whistleblowerordningen.

Du må gerne foretage en anonym indberetning til whistleblowerordningen. Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit eget navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen.

Hvis du oplyser din identitet, når du indberetter, behandler vi i videst muligt omfang dine personoplysninger fortroligt. Der kan dog være særlige forhold, som gør, at vi bliver nødt til at oplyse din identitet – eksempelvis hvis sagen skal overgives eller anmeldes til politiet.

Hvis du indberetter oplysninger om en anden medarbejder i Region Nordjylland, og indberetningen vurderes at falde indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil den anden medarbejder som udgangspunkt ikke modtage en underretning herom. Dette på grund af den særlige tavshedspligt, som følger af whistleblowerloven og hensynet til at beskytte din identitet som whistleblower.

For at du er beskyttet efter whistleblowerloven skal den sag, du indberetter, være omfattet af whistleblowerordningen – se ovenfor. Hvis din indberetning ikke falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, er du omvendt ikke beskyttet af whistleblowerloven.

Hvis du indberetter en sag, der falder udenfor ordningens anvendelsesområde, vil Bech-Bruun informere dig om dette, hvis du har valgt at være til rådighed for yderligere henvendelse i whistleblowersystemet. Du vil også modtage besked om, at indberetningen må behandles på en anden måde. Herefter vil sagen blive afvist i whistleblowerportalen.

Hvis indberetningen vurderes at falde udenfor Region Nordjyllands whistleblowerordning og indberetningen samtidig drejer sig om andre identificerbare medarbejdere, vil Bech-Bruun underrette disse medarbejdere om indberetningen. Udgangspunktet er også, at disse andre medarbejdere har ret til at få oplyst identiteten på den person, der har afgivet oplysningerne, såfremt identiteten er regionen bekendt, og der ikke foreligger tungtvejende beskyttelseshensyn i lovgivningens forstand.

Hvis du har foretaget en anonym indberetning om en anden medarbejder, og indberetningen ikke falder indenfor ordningen anvendelsesområde, kan vi af disse årsager ikke garantere dig anonymitet. Den anden medarbejder vil blive orienteret, og hvis den anden medarbejder kan genkende dig i kraft af de oplysninger, du har afgivet, vil du ikke være anonym.

En indberetning til whistleblowerordningen skal foretages i god tro – det vil sige, at du på indberetningstidspunktet skal have rimelig grund til at tro, at de indberettede oplysninger er rigtige.

Du må derfor ikke bevidst indgive urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Det skyldes, at ordningen ikke må misbruges – fx hvis du som ansat uretmæssigt beskylder en kollega for chikane, fordi du måske har et udestående med vedkommende.

Hvis du har et ansættelsesmæssigt tilhørsforhold til Region Nordjylland og foretager en indberetning i ond tro, vil du ikke være beskyttet af whistleblowerloven, og det betyder også, at du ikke er beskyttet mod repressalier i form af ansættelsesretlige sanktioner.

Aktindsigt

Hvis Bech-Bruun vurderer, at en indberetning er foretaget i ond tro, vil regionen blive informeret herom med henblik på at vurdere, om indberetningen skal have konsekvenser for indberetteren.

En indberetning foretaget i ond tro, vil ikke være omfattet af whistleblowerordningen anvendelsesområde.

Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte Lise Lauridsen fra Advokatfirmaet Bech-Bruun på +45 72 27 36 35.

Region Nordjylland er dataansvarlig for de oplysninger, regionen behandler om dig.

Hvis du har spørgsmål til databeskyttelse i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte regionens databeskyttelsesrådgiver. Du finder kontaktoplysninger her, hvor du også kan læse mere om dine rettigheder i forhold til behandling af personoplysninger om dig.

Regionen behandler kun de personoplysninger, du oplyser om, eller som i øvrigt er identificerbare i forbindelse med din henvendelse.

Regionen videregiver ikke de oplysninger, du afgiver gennem whistleblowerordningen. Dog kan det være nødvendigt at videregive oplysninger til politiet i tilfælde, hvor sagens karakter tilsiger dette.

Når du foretager en indberetning til Region Nordjyllands whistleblowerordning, sker behandlingen af dine personoplysninger med hjemmel i whistleblowerloven. Efter whistleblowerloven kan behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10 ske, hvis det er nødvendigt for at behandle en konkret indberetning, der er modtaget i whistleblowerordningen.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandling af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

Hvis du vil klage over behandlingen af personoplysninger, skal du kontakte:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København
dt@datatilsynet.dk

Hvis du ikke føler dig tryg ved at benytte Region Nordjyllands whistleblowerordning, eller af andre grunde hellere vil benytte en ekstern whistleblowerordning, har du mulighed for at benytte Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, hvor det er muligt at foretage skriftlige og mundtlige indberetninger. Datatilsynets whistleblowerordning kan tilgås via Datatilsynets hjemmeside.

Data, der registreres i Safe2Whistle

Personoplysninger i regionens whistleblowerportal Safe2Whistle, som er modtaget gennem whistleblowerordningen, vil blive slettet i overensstemmelse med de persondataretlige regler, hvilket betyder, at oplysningerne slettes:

• Straks, hvis indberetningen ligger udenfor rammerne, eller er åbenbart ubegrundet, eller hvis der ikke foretages nogen intern handling i forbindelse med indberetningen.
• Umiddelbart efter sagen lukkes ned af myndighederne, hvis indrapporteringen er anmeldt til politiet eller andre relevante myndigheder.
• 2 måneder efter, at undersøgelserne er afsluttede, og der ikke foretages yderligere skridt.

Data, der videresendes fra Bech-Bruun til Region Nordjylland

Sager, som videresendes fra Bech-Bruun til Region Nordjylland til videre behandling, vil blive journaliseret i regionens journalsystem, og personoplysninger vil dermed blive opbevaret på sikker vis.

De oplysninger, du afgiver gennem whistleblowerordningen, vil blive slettet ved udgangen af det 5. kalenderår, efter det kalenderår, hvor du har henvendt dig. I tilfælde af, at din henvendelse drejer sig om en anden ansat, journaliseres oplysningerne også på denne ansattes personalesag, hvorfra de ikke slettes. Dette vil dog udelukkende ske under hensyn til, at vi i videst muligt omfang skal behandle dine personoplysninger fortroligt.

Region Nordjyllands whistleblowerordning er tilgængelig for følgende grupper, som i forbindelse med deres arbejdsrelaterede aktiviteter får kendskab til overtrædelser:

1. Ansatte i Region Nordjylland
2. Frivillige
3. Lønnede eller ulønnede praktikanter
4. Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører, som regionen samarbejder med
5. Tidligere medarbejdere i Region Nordjylland
6. Personer, hvis arbejdsmæssige forhold i Region Nordjylland endnu ikke er påbegyndt.

Ordningen administreres af advokatfirmaet Bech-Bruun.

Bech-Bruun har adgang til den portal (Safe2whistle), som bruges til indberetning af et whistleblow, og som også efterfølgende anvendes til håndtering af indberetningerne, eventuel kontakt til whistleblower, korrespondance mellem Bech-Bruun og regionens whistleblowerenhed mv. Det er udelukkende Bech-Bruun, der har den direkte kontakt til whistleblower gennem Safe2whistle.

Når der modtages en indberetning i Safe2whistle, vil Bech-Bruun afgøre, om indberetningen falder indenfor rammerne af whistleblowerordningen og whistleblowerloven. Hvis indberetningen holder sig indenfor ordningens og lovens rammer, vil Bech-Bruun via Safe2whistle videresende sagen til Region Nordjyllands whistleblowerenhed.

Regionens whistleblowerenhed skal herefter sørge for, at indberetningen bliver behandlet og håndteret i overensstemmelse med whistleblowerloven.

Når en sag modtages i Region Nordjyllands whistleblowerenhed fra Bech-Bruun via Safe2whistle, skal der ske følgende:

Enheden modtager og gennemlæser sagen.

Enhedens medlemmer vurderer sammen, hvordan den pågældende sag bedst behandles. Kan eventuelt foregå via Teams, telefonisk eller via mail. Herunder overvejer enheden, om sagen skal undersøges nærmere af en anden – fx en leder på hospitalet eller virksomheden -, eller om en af medarbejderne i enheden selv skal foretage den videre undersøgelse og behandling af sagen. Hvis sagen vurderes at kunne få tjenstlige konsekvenser for en eller flere medarbejdere, vil der blive tilknyttet en personalejurist på sagen sammen med en leder.

Når sagen skal undersøges af en medarbejder/leder, der ikke er en del af whistleblowerenheden, vil enheden i forbindelse med dette orientere om hensynet til beskyttelse af whistleblowers anonymitet og om den særlige tavshedspligt, der kendetegner whistleblowersager. Enheden overvejer også, om indberetningen er egnet til at overdrage i dens oprindelige form, eller om den skal overdrages i en redigeret udgave. Dette af hensyn til beskyttelsen af whistleblowers anonymitet.

Whistleblowerenheden skal løbende orienteres om undersøgelserne i sagen. Medarbejderne i whistleblowerenheden kan løbende give sparring på sagen.

Hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen at få uddybende oplysninger fra indberetteren, fremsendes en liste med spørgsmål til indberetteren. Listen fremsendes til whistleblowerenheden, som via Safe2whistle videresender til Bech-Bruun. Bech-Bruun kontakter herefter whistlebloweren via Safe2whistle. Såfremt whistleblower ikke er anonym, kan whistleblowerenheden efter omstændighederne selv kontakte whistleblower – eventuelt med henblik på et møde.

Whistleblowerenheden sørger for løbende at journalisere materialet i sagen. Hver enkelt sag journaliseres for sig selv i en lukket whistleblowersag i edoc. Kun whistleblowerenheden har adgang til disse sager. Det er også whistleblowerenheden, der opretter og afslutter disse sager.

Såfremt indberetningen giver anledning til en tjenstlig sag overfor en eller flere medarbejdere, skal materiale af relevans for den tjenstlig sag også journaliseres på vedkommendes personalesag. Dette sørger den tilknyttede personalejurist for at gøre.

Hvis problemstillingen giver anledning til det, orienterer whistleblowerenheden ’opad’ i ledelsessystemet. Dog skal WBL § 11, stk. 1 iagttages. Whistleblowerenheden skal være uafhængig, hvilket indebærer, at whistleblowerenheden ikke må modtage instruks om, hvordan indberetninger skal håndteres og følges op på. Samtidig må oplysninger fra en indberetning kun videregives under hensyn til beskyttelsen af whistleblowers identitet.

Hvis en indberetning giver anledning til det, vil interne procedurer og retningslinjer blive korrigeret med virkning for fremtiden, så regionen som helhed kan understøtte, at lignende sager ikke opstår igen.

Whistleblowersagerne skal være afsluttet senest tre måneder efter modtagelse af indberetningen.

Når sagen er færdigundersøgt, gives der besked til whistleblowerenheden. Relevante dokumenter og redegørelse/konklusion fremsendes til enheden, som derefter journaliserer dette. Whistleblowerenheden kontakter via Safe2whistle Bech-Bruun og beder advokatfirmaet fremsende svar/konklusion til whistleblower.

Bech-Bruun får fremsendt en redegørelse og konklusion i sagen.

Den beskrevne proces kan variere afhængig af indberetningens karakter.