Dokumentstyring

Formålet med dette dokument er at beskrive, hvordan dokumenter i kvalitetshåndbogen oprettes, vedligeholdes/rettes og slettes, samt hvordan sagsdokumenter styres, og hvem der har ansvaret for dem.

Jord og Vand samt kontorchefen. 

3.1 Sagsdokumentstyring

Den officielle dokumentstyring sker via Regionens sagsstyringssystem SBSYS, som ESDH-teamet i Regionssekretariatet har det overordnede ansvar for.

Vejledninger m.v. til SBSYS findes på Hjælp til SBSYS - vejledninger.

Nedenstående er ikke en beskrivelse af hele ESDH-teamets arbejdsområde, sagsgang m.v., men kun fremhævelse af nogle enkelte punkter.

Indgående post til Regionens hovedpostkasse region@rn.dk journaliseres automatisk af ESDH-teamet, og advisering til den enkelte sagsbehandler sker via erindringer i SBSYS. Hvis der er tvivl om, hvem der skal have sagen, sørger kontorchefen for at udpege en ansvarlig sagsbehandler. Sagsbehandleren får kun sagen elektronisk og har ansvaret for, at alle sagsrelevante dokumenter journaliseres på sagen i SBSYS.

Følgende dokumenter journaliseres ikke automatisk: Notater, ind- og udgående e-mails (som ikke er sendt til hovedpostkassen region@rn.dk) samt telefonnotater – altså dokumenter, der kommer ind i systemet uden om ESDH-teamet. Sagsbehandleren har ansvaret for, at også disse dokumenter journaliseres så hurtigt som muligt. De pligter, vi har i henhold til offentlighedslovens § 6, fremgår af instruks 06-01-01.

Historisk materiale fra de gamle sager fra Viborg, Århus og Nordjyllands Amter findes i SBSYS.

Al indgående post er som udgangspunkt digitalt,. Papir-post fordeles dagligt til modtager. Ved sygdom, ferie og andet fravær har kontorchefen ansvaret for, at papirpost håndteres af relevant medarbejder/sagsbehandler, som skal scanne papir-post og derefter journalisere det i SBSYS.

Ved ferie eller andet fravær (længerevarende sygdom, barselsorlov m.v.) skal hver sagsbehandler sørge for "auto-svar" i Outlook med henvisning til kontorets hovedtelefonnummer 97 64 82 76 eller 21 30 42 82.  Sagsbehandler viderestiller også sin mobiltelefon til kontorets hovednummeret.

3.2 Afsendelse af digital post og håndtering af følsomme personoplysninger

Regionen skal i henhold til den offentlige digitaliseringsstrategi sende post til modtagers e-boks. Det gælder også for Jord og Vand, som sender størstedelen af grundejerbreve m.v. digitalt. Digital post sendes til grundejers cpr- eller cvr-nummer (hvis der er tale om en virksomhed).

Sagsbehandleren gemmer det brev, der skal sendes, i 0Journaliserings-mappen på K-drevet, og sekretæren slår modtagers cpr-nummer op, sender brevet og sørger for at journalisere brevet på sagen i SBSYS. Hvis brevet skal sendes til en virksomhed, finder sagsbehandleren CVR-nummeret i CVR-registret/OIS og tilføjer det i brevet navne- og adressefelt.

Sendes den digitale post med "Send digitalt" i OutLook, genereres der ved afsendelsen en logfil, der indeholder cpr-nummeret, og logfilen ligger nu på mailen i OutLook-mappen "Sendt post" og efter sletning her også i mappen "Slettet post". Disse filer skal slettes, da de indeholder personfølsomme oplysninger.

Sendes den digitale post i stedet med fx "OneTooX", genereres disse logfiler ikke.

Det er primært sekretæren, der står for afsendelse af al post både digitalt og almindeligt.

Afsendelse af pjecer, oplysningsark m.v. med digital post/e-mail:
Hvis sagsbehandleren får brug for at sende digital post eller e-mail, hvor der skal medsendes pjecer, oplysningsark m.v., findes der en mappe med materialet gjort læsbart for blinde og svagtseende her REG-RU-RegionalUdvikling (drev) - PJECER OG PDF-info_der vedlægges digital post_LÆSBARE FOR SVAGTSEENDE - Alle dokumenter

3.2.1 Journalisering af digital post

Når sagsbehandleren har sendt en e-mail som "Send digitalt", og denne e-mail efterfølgende skal journaliseres, skal sagsbehandleren huske at slette logfilen før journalisering - se ovenfor. Logfilen skal slettes både i "Sendt post" og i "Slettet post".

Post sendt med "OneTooX" er journaliseret i eDoc før afsendelse og genererer som nævnt ingen log-fil.

3.2.2 Opbevaring af følsomme personoplysninger

E-mails med  personoplysninger som fx cpr-nummer må ikke opbevares i OutLook i mere end 30 dage. De skal altså journaliseres i eDoc og slettes i OutLook inden 30 dage.

Se i øvrigt https://personalenet.rn.dk/ for mere hjælp til digital post og personoplysninger.

3.3 Dokumentstyring i kvalitetshåndbogen

Det er de enkelte teams, der har ansvaret for egne dokumenter. Dvs. teamet har ansvaret for, at dokumenterne er opdaterede i f.t. den til enhver tid gældende lovgivning, praksis, viden m.v. Forud for hver ekstern audit skal teamet gennemgå og tjekke op på alle teamets dokumenter.

Ændringer i kvalitetshåndbogens dokumenter præsenteres af MLP på kontormøderne bistået af det ansvarlige team.

3.3.1 Dokumenthoved

Samtlige dokumenter i kvalitetshåndbogen - dvs. kapitler, procedurer og instrukser - anvender et ensartet dokument-hoved med følgende oplysninger:

Emne: En kortfattet og præcis beskrivelse af emnet

Udarbejdet af: Initialer på den eller de personer, der har udarbejdet eller rettet dokumentet.

Godkendt af: Initialer på den person, der har godkendt dokumentet.

Nr.: Her indsættes nr. i overensstemmelse med beskrivelsen i dokumentet "03-00-00 - Kvalitetssystemet".

Revision: Her indsættes udgavenr.

Dato: Her indsættes dato for ikrafttræden.

3.3.2 Procedurers indhold

Procedurer skal som udgangspunkt være kortfattede, entydige, letlæselige og skal udover ovenstående faste dokumenthoved indeholde følgende afsnit med nedenstående indhold: 

1. Formål 
2. Gyldighedsområde 
3. Beskrivelse 
4. Administrationsgrundlag 
5. Ansvar 
6. Dokumenter

Indholdet i de enkelte afsnit er som følger:

3.3.2.1 Formål

Afsnittet udfyldes ved at besvare spørgsmålet: "Hvorfor er denne procedure nødvendig?". Det vil sige en begrundelse for, hvorfor det er nødvendigt at udarbejde beskrivelsen. Hvad er det, vi vil opnå med at beskrive opgaven? Som udgangspunkt skal beskrivelsen danne grundlag for en fælles fremgangsmåde for sagsbehandlingen, så den kan ske på et ensartet grundlag. Afhængig af hovedopgaven kan der være yderligere mere specifikke begrundelser eller mål, der ønskes opnået ved opgaveløsningen. 

3.3.2.2 Gyldighedsområde

Gyldighedsområdet forklares ved at besvare spørgsmålene: "Hvilke grupper eller enkeltpersoner dækkes af proceduren, og hvilke rammer er der for opgaveløsningen?" fx "Medarbejdere i kontoret, som deltager i kortlægningsarbejdet efter jordforureningsloven". 

3.3.2.3 Beskrivelse

Beskrivelse af hovedopgaven fx i form af et flow-diagram over forløbet af aktiviteten med de relevante trin og mulige udfald og/eller en beskrivende tekst bestående af:

• En kort indledning, som dækker indholdet - gerne i form af fx en definition eller et resumé. Det kan være en god idé at indlede opgavebeskrivelsen med at præcisere, hvad det er for en hovedopgave, beskrivelsen skal dække. Især hvis der er tilgrænsende emner, der kan medtages i opgavebeskrivelsen, er det vigtigt at afgrænse det, som opgavebeskrivelsen skal dække. Der kan fx være emner, som kan beskrives ifm. flere hovedopgaver, eller der kan være del-emner, der bedst beskrives meget detaljeret. Det må så afklares - evt. sammen med ét eller flere andre teams - hvor et emne primært hører hjemme. Detaljerede beskrivelser kan udarbejdes særskilt i nødvendigt omfang.
• Selve proceduren eller opgavebeskrivelsen og/eller flowdiagrammet skal være så detaljeret, at der ikke efterfølgende er behov for andre generelle retningslinjer, og at alle vigtige led eller del-emner i opgaveløsningen er omtalt. Beskrivelsen skal dog ikke indeholde meget detaljerede beskrivelser af disse led eller del-emner. De beskrives i stedet i særskilte notater, skemaer, checklister, skabeloner eller lignende afhængigt af behovet i forhold til formålet med opgavebeskrivelsen og afhængig af, hvordan del-emnet beskrives nemmest og mest overskueligt.

3.3.2.4 Administrationsgrundlag

Kompetencer, ansvar og delegation fremgår af "Kap. 02-00-00 - Organisation" og medtages derfor ikke i dette afsnit. Det, der beskrives her, er Jord og Vands supplerende og mere detaljerede administrationsgrundlag. Udfyldes fx "Intet supplerende administrationsgrundlag" eller "Miljøstyrelsens kortlægningsvejledning".

3.3.2.5 Ansvar

Ansvaret er todelt og skal beskrive, hvem der er ansvarlig for henholdsvis procedurens overholdelse og dens vedligeholdelse. Udfyldes som udgangspunkt "Jord og Vands ansatte er ansvarlige for denne procedures overholdelse og kontorchefen for dens vedligehold".

3.3.2.6 Dokumenter

Der henvises til alle de dokumenter, der er forbundet til proceduren. Det vil sige til alle de instruktioner, brevskabeloner, checklister, referencer osv., som er relevante for aktiviteten. Henvisningerne skal være entydige. Når der henvises til referencer udenfor kvalitetshåndbogen, skal dokumentets placering angives.

3.3.3 Oprettelse af nye, ændring og sletning af bestående dokumenter

Hvis en sagsbehandler eller et team ønsker at få fx ændret et dokument eller oprettet et nyt, skal dette drøftes i teamet og efter behov i hele kontoret. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvem der anvender dokumentet, så alle relevante teams inddrages.

MLP er bemyndiget til at foretage ændringer, ajourføringer, rettelser og lignende i alle dokumenter. Alle ændringer skrives på listen over ændringer 00-00-02 Dokumentændringer, så alle kan se dem.

Ved ændringer af kvalitetshåndbogen opdateres 00-00-00 - Indholdsfortegnelse.  

Intet supplerende administrationsgrundlag.

Medarbejderne i Jord og Vand er ansvarlige for denne procedures overholdelse og kontorchefen for dens vedligehold.