Alle nye sager skal registreres, og dokumenter, som tilhører sagerne, skal registreres under den enkelte sag. Den officielle registrering sker i regionens journalsystem eDoc. Herudover sker der en intern registrering i Jordforureningsgruppens database JAR.
Denne procedure beskriver kort journalsystemet samt Jordforureningsgruppens interne registrering.
3.1 Intern Administration
Nedenstående er ikke en beskrivelse af hele ESDH-teamets arbejdsområde, sagsgang m.v., men kun fremhævelse af nogle enkelte punkter.
Indgående post, der sendes til Region Nordjylland pr. post eller til den officielle mailadresse region@rn.dk journaliseres automatisk i eDoc af ESDH-teamet. Den enkelte sagsbehandler har selv ansvaret for at tjekke i eDoc, om der er indkommet nye dokumenter til de sager, den pågældende er sagsbehandler på. Alle sager er elektroniske.
Følgende dokumenter journaliseres ikke automatisk: Telefax, notater, indgående e-mails, der ikke kommer ind via region@rn.dk, udgående e-mails samt telefonbeskeder - dvs. dokumenter, der er kommet ind i eller ud af systemet uden om hovedpostkassen og dermed også uden om ESDH-teamet. Den enkelte medarbejder har pligt til at sørge for, at også disse dokumenter journaliseres.
Hvis den enkelte sagsbehandler modtager et brev/dokument, der ikke er journaliseret, skal sagsbehandleren straks vurdere, om det skal journaliseres og derefter sende det til ESDH-teamet til journalisering i eDoc. Den pågældende sagsbehandler kan også vælge selv at scanne dokumentet og herefter journalisere det i eDoc.
Indgående e-mails - der ikke kommer ind via region@rn.dk - sørger den pågældende sagsbehandler selv for at journalisere så hurtigt som muligt.
Det gælder generelt, at den enkelte medarbejder har pligt til at sørge for, at alle relevante sagsdokumenter er korrekt journaliseret.
Det er vigtigt, at alle dokumenter journaliseres med tydelig adresseangivelse.
3.2 Jordforureningsgruppens sager
Når der er oplysninger om en ny lokalitet, som skal vurderes efter jordforureningsloven, oprettes lokaliteten i JAR (Jordforureningslovens ArealRegister). Ved nye oplysninger om allerede oprettede lokaliteter opdateres JAR.
Der oprettes ejendomsspecifikke journalsager for alle lokaliteter. I praksis oprettes journalsagen i forbindelse med vurdering af kortlægningsgrundlaget eller ved nye sager, når
- der skal udføres eller er udført en forureningsundersøgelse,
- der er konstateret en forurening, der kortlægges på vidensniveau 2, eller
- der er udført afværge.
Der oprettes desuden sager på alle de adresser, der oprettes i JAR i forbindelse med adresseindsamlingen (nykortlægningen).
Intern Administration står for oprettelse af vores sager. Når en sagsbehandler ønsker en sag oprettet, sender sagsbehandleren en mail herom til Intern Administration via eDoc-postkassen på edoc@rn.dk.