Som beskrevet i 02-00-00 varetager Regionsrådet en række opgaver i henhold til jordforureningsloven. Den daglige udførelse af disse opgaver er henlagt til Jordforureningsgruppen og består af:
- Primære opgaver, som er administration af lovgivningens område.
- Interne opgaver, som er arbejdsopgaver, hvor arbejdsgangene med fordel kan være beskrevet i en procedure eller instruktion.
Opgaveløsningen sker ved brug af de enkelte procedurer og instruktioner.
3.1 Primære opgaver
Jordforureningsgruppens primære opgaver er fastlagt i jordforureningsloven, som udgør rammerne for arbejdet. Jordforureningsgruppen skal håndtere risikoen fra jordforurening ved at forebygge og forhindre skadelige virkninger fra jordforureninger, der:
- udgør en risiko for det grundvand, der bruges eller kan bruges til drikkevand inden for OSD (Område med Særlige Drikkevandsinteresser) eller i indvindingsoplande til vandværker.
- udgør en risiko for menneskers sundhed, enten fordi forueningen påvirker indeklimaet i boliger eller udgør en risiko ved kontakt med forurenet jord.
- udgør en risiko for overfladevand og natur.
Forudsætningen for, at vi kan håndtere risikoen fra jordforureningerne, er først og fremmest, at vi ved, hvor de ligger.
Der er mange forurenede og muligt forurenede grunde i Region Nordjylland. Derfor er vi nødt til at prioritere, hvor indsatsen over for en forurening er vigtigst. På den måde løser vi de mest miljø- og sundhedsskadelige problemer først. Det er kortlægningen, der er grundlaget for vores arbejde med jordforurening. Kortlægningen sikrer, at vi:
- har det nødvendige overblik over risikoen fra jordforureningerne.
- kan prioritere regionens indsats med undersøgelser og oprensninger.
- kan give borgerne den rigtige rådgivning i forhold til jordforurening.
Regionens hovedopgaver på jordforureningsområdet:
- Indsamle historiske oplysninger om aktiviteter,somkan være årsag til jordforurening Er der en begrundet mistanke om forurening,. kortlægger vi på vidensniveau 1.
- Udføre indledende undersøgelser og efterfølgende kortlægge de forurenede arealer på vidensniveau 2 - herunder udføre undersøgelser på boligejendomme, hvor grundejer har krav på, at vi udfører undersøgelsen inden for et år efter, grundejer har anmodet regionen om undersøgelsen (1 års undersøgelser).
- Gennemføre regionens prioriterede udvidede undersøgelser og afværgeprojekter, hvor forureningen udgør en risiko.
- Gennemføre udvidede undersøgelser og afværgeprojekter efter værditabsordningen for boligejere.
- Varetage myndighedsopgaver på kortlagte arealer i forbindelse med privatfinansierede indsatser - fx bygge- og anlægsarbejder eller ændringer i arealanvendelsen på kortlagte arealer.
- Give rådgivning og information om jordforurening.
Opgaverne kan opstilles som en fødekæde, hvor hvert led er forudsætningen for det næste led:
Historiske redegørelser - Indledende undersøgelser - Udvidede undersøgelser - Afværge - Drift
Hvis der i løbet af budgetåret bliver stillet krav om ændringer af eksisterende opgaver eller løsninger af nye opgaver, har kontorchefen ansvaret for iværksættelse af de nødvendige ændringer i systemet - herunder at vurdere, om de nødvendige ressourcer er afsat, og om medarbejderne har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne.
For at kunne varetage de primære opgaver skal gruppen holde sig ajour med den til enhver tid gældende lovgivning for området. Ajourført lovgivning findes via Schultz Lovservice, som alle har adgang til på internettet på www.lovportaler.dk, eller via Retsinformation www.retsinfo.dk.
I forbindelse med ændringer eller nye love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. har kontorchefen ansvaret for, at de nødvendige ændringer implementeres, og for at vurdere, om de nødvendige ressourcer er afsat, og om de implicerede medarbejdere har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne.
Hvor fx anke- og domsafgørelser har bevirket ændringer i Regionens afgørelser, skal den medarbejder, som har fået kendskab til forholdet, informere kontorchefen. Kontorchefen vurderer, om ændringen er af en sådan karakter, at der skal ske ændringer i kvalitetssystemet.
Hvis en sagsbehandler bliver opmærksom på afgørelser truffet i andre regioners eller i kommuners sager, som kan have principiel betydning, skal sagsbehandleren ligeledes informere kontorchefen, som så vurderer, om ændringen er af en karakter, der skal afstedkomme ændringer i kvalitetshåndbogen.
3.2 Planlægning og styring af aktiviteter og opgaver
Jordforureningsgruppens opgaver efter jordforureningsloven og det tidsforbrug, der er afsat til dem, fremgår af den årlige aktivitetsplan, som er forbundet med gruppens overordnede politisk vedtagne Strategiplan 2015, og for nogle opgavers vedkommende også med den årlige indsatsplan. Aktivitetsplanen giver det samlede overblik over de arbejdsopgaver, som Jordforureningsgruppen har besluttet og prioriteret skal løses i løbet af året. Opgaveløsningen i de enkelte teams sker i henhold til aktivitetsplanen.
De enkelte teams følger løbende op på fremdriften i teamets aktiviteter/opgaveløsning med fokus på, om tidsplan, ressourceforbrug m.v. overholdes. Hvis et team konstaterer afvigelser, som teamet vurderer, det ikke selv kan tage hånd om, orienterer teamet kontorchefen. Det kan fx være lavere aktivitetsniveau pga. sygdom, eller at budgettet ikke kan overholdes pga. uforudsete udgifter. Efter en drøftelse med teamet/tovholderen træffer kontorchefen beslutning om, hvordan der skal tages hånd om afvigelsen.
Kontorchefen har det overordnede ansvar for styring af Jordforureningsgruppens opgaver, og det sker først og fremmest med udgangspunkt i årets aktivitetsplan og tilbagemeldingerne fra de enkelte teams, men kan også ske på baggrund af politiske beslutninger truffet i regionen eller på landsplan i løbet af året. Derudover har Jordforureningsgruppen opstillet KPI’er (Key Performance Indicators) for opgaverne. Hvert kvartal laves et udtræk fra JAR, så både teams og kontorchef kan overvåge fremdriften af opgaverne og reagere på det, hvis det er nødvendigt.
Det er det enkelte team og den enkelte medarbejder, der har ansvaret for de opgaver teamet/medarbejderen har fået tildelt i aktivitetsplanen. Alle medarbejdere er med i mere end ét team, så på teammøderne drøftes, hvilke opgaver der skal prioriteres højest/først med udgangspunkt i, på hvilket tidspunkt af året det er mest praktisk at udføre opgaven af hensyn til de opgaver, en medarbejder har i et andet team. Der kan dog være opgaver, som vi ikke selv kan bestemme, hvornår vi løser, fordi fx jordcheferne eller Miljøstyrelsen har givet os en deadline.
Aktivitetsplanlægning
Aktivitetsplanlægningen for det kommende år indledes i sidste kvartal af indeværende år. Hvert aktivitetsteam udarbejder et forslag til teamets forventede opgaver og ressourceforbruget til dem – både tid og økonomi - og fremlægger sit forslag på den årlige aktivitetsplandag primo november, hvor Jordforureningsgruppen også drøfter forslag til nye opgaver og prioriterer dem.
Efter aktivitetsplandagen er det kontorchefens ansvar, at den endelige aktivitetsplan for det kommende år færdiggøres med den nødvendige hjælp fra tovholdere og medarbejdere i øvrigt, og at den færdige plan præsenteres for Jordforureningsgruppen inden juleferien.
Aktivitetsplanen gennemgås af hele Jordforureningsgruppen på et møde ultimo juni, hvor de enkelte teams fremlægger status for deres arbejde. Hvis der er forudsætninger m.v., der er ændret siden årets start, revideres planen, så den stemmer overens med den ændrede situation. Det kan fx ske, hvis det viser sig, at en ny opgave er mere omfattende end forventet, og at den derfor skal tilføres flere ressourcer – alternativt udsættes til året efter. Det kan dog pga. personalemæssige forhold (langtidssygemeldinger, pension, barselsorlov m.v.) eller nye opgaver være nødvendigt at revidere aktivitetsplanen på andre tidspunkter end i juni og revisionen kan også ske mere end én gang, da den bestemmes af behovet for ændringer.
Jordforureningsgruppens aktivitetsplaner for de enkelte år findes på K-drevet, hvor også de kvartalsmæssige KPI-udtræk er gemt.
3.3 Interne opgaver
Eksempler på interne opgaver/rutiner er:
- Ansættelse af personale i Jordforureningsgruppen
- Varetagelse af Jordforureningsgruppens økonomi og budget
- Forelæggelse af sager for politikerne
- Oprettelse af nye sager