Opgaver og styring af opgaver

At beskrive Jord og Vands opgaver og styringen af opgaveløsningen.

Jord og Vand samt kontorchefen.

Som beskrevet i 02-00-00 varetager Regionsrådet en række opgaver i henhold til jordforureningsloven. Den daglige udførelse af disse opgaver er henlagt til Jord og Vand og består af:

• Primære opgaver, som er administration af lovgivningens område.
• Interne opgaver.

De forskellige arbejdsgange, og hvordan en opgave løses, er beskrevet i en procedure eller en instruks. 

3.1 Primære opgaver

Jord og Vands primære opgaver er fastlagt i jordforureningsloven, som udgør rammerne for arbejdet. Jord og Vand skal håndtere risikoen fra jordforurening ved at forebygge og forhindre skadelige virkninger fra jordforureninger, der:

• udgør en risiko for det grundvand, der bruges eller kan bruges til drikkevand inden for OSD (Område med Særlige Drikkevandsinteresser) eller i indvindingsoplande til vandværker.
• udgør en risiko for menneskers sundhed, enten fordi forureningen påvirker indeklimaet i boliger eller udgør en risiko ved kontakt med forurenet jord.
• udgør en risiko for overfladevand og natur.

Forudsætningen for, at vi kan håndtere risikoen fra jordforureningerne, er først og fremmest, at vi ved, hvor jordforureningerne ligger.

Der er mange forurenede og muligt forurenede grunde i Region Nordjylland. Derfor er vi nødt til at prioritere, hvor indsatsen over for en forurening er vigtigst. På den måde løser vi de mest miljø- og sundhedsskadelige problemer først. Det er kortlægningen, der er grundlaget for vores arbejde med jordforurening. Kortlægningen sikrer, at vi:

• har det nødvendige overblik over risikoen fra jordforureningerne.
• kan prioritere regionens indsats med undersøgelser og oprensninger.
• kan give borgerne den rigtige rådgivning i forhold til jordforurening.

Regionens hovedopgaver på jordforureningsområdet:

• Indsamle historiske oplysninger om aktiviteter, som kan være årsag til jordforurening Er der en begrundet mistanke om forurening,. kortlægger vi på vidensniveau 1.
• Udføre indledende undersøgelser og efterfølgende kortlægge de forurenede arealer på vidensniveau 2 - herunder udføre undersøgelser på boligejendomme, hvor grundejer har krav på, at vi udfører undersøgelsen inden for et år efter, grundejer har anmodet regionen om undersøgelsen (1 års undersøgelser).
• Gennemføre regionens prioriterede udvidede undersøgelser og afværgeprojekter, hvor forureningen udgør en risiko.
• Gennemføre udvidede undersøgelser og afværgeprojekter efter værditabsordningen for boligejere.
• Varetage myndighedsopgaver på kortlagte arealer i forbindelse med privatfinansierede indsatser - fx bygge- og anlægsarbejder eller ændringer i arealanvendelsen på kortlagte arealer.
• Give rådgivning og information om jordforurening.

Opgaverne kan opstilles som en fødekæde, hvor hvert led er forudsætningen for det næste led:

Historiske redegørelser - Indledende undersøgelser - Udvidede undersøgelser - Afværge - Drift

Hvis der i løbet af budgetåret bliver stillet krav om ændringer af eksisterende opgaver eller løsninger af nye opgaver, har kontorchefen ansvaret for iværksættelse af de nødvendige ændringer i systemet - herunder at vurdere, om de nødvendige ressourcer er afsat, og om medarbejderne har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne.

For at kunne varetage de primære opgaver skal kontoret holde sig ajour med den til enhver tid gældende lovgivning for området. Ajourført lovgivning findes via Schultz Lovservice på www.lovportaler.dk, eller via Retsinformation www.retsinfo.dk.

I forbindelse med ændringer eller nye love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. har kontorchefen ansvaret for, at de nødvendige ændringer implementeres, og for at vurdere, om de nødvendige ressourcer er afsat, og om de implicerede medarbejdere har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne.

Hvor fx anke- og domsafgørelser har bevirket ændringer i Regionens afgørelser, skal den medarbejder, som har fået kendskab til forholdet, informere kontorchefen. Kontorchefen vurderer, om ændringen er af en sådan karakter, at der skal ske ændringer i kvalitetsledelsessystemet.

Hvis en sagsbehandler bliver opmærksom på afgørelser truffet i andre regioners eller i kommuners sager, som kan have principiel betydning, skal sagsbehandleren ligeledes informere kontorchefen, som så vurderer, om ændringen er af en karakter, der skal afstedkomme ændringer i kvalitetshåndbogen.

3.2 Planlægning og styring af aktiviteter og opgaver

Jord og Vands opgaver efter jordforureningsloven fremgår af de årlige arbejdsprogrammer, som hhv. Team Kortlægning, Team Indledende indsats, Team Videregående Indsats og IT-teamet udarbejder, og som er forbundne med kontorets overordnede politisk vedtagne Strategiplan 2015, og for nogle opgavers vedkommende også med den årlige indsatsplan. Arbejdsprogrammerne giver et overblik over de arbejdsopgaver, som Jord og Vand har besluttet og prioriteret skal løses i løbet af året.

De enkelte teams følger løbende op på fremdriften i teamets aktiviteter/opgaveløsning med fokus på, om tidsplan, ressourceforbrug m.v. overholdes. Hvis et team konstaterer afvigelser, som teamet vurderer, det ikke selv kan tage hånd om, orienterer teamet kontorchefen. Det kan fx være lavere aktivitetsniveau pga. sygdom eller opsigelser, eller at budgettet ikke kan overholdes pga. uforudsete udgifter. Efter en drøftelse med teamkoordinatoren beslutter, hvordan der skal tages hånd om afvigelsen.

Kontorchefen har det overordnede ansvar for styring af kontorets opgaver, og det sker først og fremmest med udgangspunkt i årets arbejdsprogrammer, tilbagemeldingerne fra de enkelte teams og de månedlige teamkoordinatormøder, men kan også ske på baggrund af politiske beslutninger truffet i regionen eller på landsplan i løbet af året. Derudover har Jord og Vand opstillet mål og KPI’er (Key Performance Indicators) for opgaverne. Hvert kvartal laves et udtræk fra JAR, så fremdriften af opgaverne kan ses, og der kan reageres på det, hvis det er nødvendigt.

Det er det enkelte team og den enkelte medarbejder, der har ansvaret for de opgaver, teamet/medarbejderen har fået. Alle medarbejdere er med i min. to teams, så på teammøderne drøftes, hvilke opgaver der skal prioriteres højest/først med udgangspunkt i, på hvilket tidspunkt af året det er mest praktisk at udføre opgaven af hensyn til de opgaver, en medarbejder har i et andet team. Der kan dog være opgaver, som vi ikke selv kan bestemme, hvornår vi løser, fordi fx jordcheferne eller Miljøstyrelsen har givet os en deadline. Disse emner drøftes også på teamkoordinatormøderne.

Planlægning af årets opgaver

Hvert team udarbejder et arbejdsprogram for årets opgaver med teamkoordinatoren som endelig ansvarlig. Årsprogrammerne fremlægges på et kontormøde i begyndelsen af året.

Inden sommerferien fremlægger de fire teams status for deres arbejde.

Arbejdsprogrammerne i Jord og Vand ligger i mappen Aktivitetsplaner

3.3 Interne opgaver

Eksempler på interne opgaver/rutiner er:

• Ansættelse af personale i Jord og Vand
• Varetagelse af kontorets økonomi og budget
• Forelæggelse af sager for politikerne
• Oprettelse af nye sager

Der henvises til Strategiplan 2015, Indsatsplanen og de fire arbejdsprogrammer.