Alle nye sager skal registreres, og dokumenter, som tilhører sagerne, skal registreres under den enkelte sag. Den officielle registrering sker i regionens journalsystem eDoc. Herudover sker der en intern registrering i JAR.
Denne procedure beskriver kort journalsystemet samt den interne registrering i Jord og Vand.
3.1 Journalisering af sagsakter
Nedenstående er ikke en beskrivelse af hele ESDH-teamets arbejdsområde, sagsgange m.v., men kun fremhævelse af nogle enkelte punkter.
Indgående post, der sendes til Region Nordjylland pr. post eller til den officielle mailadresse region@rn.dk journaliseres automatisk i eDoc af ESDH-teamet, som efterfølgende adviserer den ansvarlige sagsbehandler. Sagsbehandlerne har selv ansvaret for at tjekke i eDoc, om der er indkommet nye dokumenter til de sager, de er sagsbehandler på. Alle sager er elektroniske.
Følgende dokumenter journaliseres ikke automatisk: Notater, indgående e-mails, der ikke kommer ind via region@rn.dk, udgående e-mails samt telefonbeskeder - dvs. dokumenter, der er kommet ind i eller ud af systemet uden om hoved-postkassen og dermed også uden om ESDH-teamet. Den enkelte sagsbehandler har pligt til at sørge for, at også disse dokumenter journaliseres.
Hvis sagsbehandleren modtager et brev, dokument, e-mail o.l., der ikke er journaliseret, skal sagsbehandleren straks journalisere det.
Det gælder generelt, at den enkelte sagsbehandler har pligt til at sørge for, at alle relevante sagsdokumenter er korrekt journaliseret.
Det er vigtigt, at alle dokumenter journaliseres med tydelig adresse-angivelse.
3.2 Sager i Jord og Vand
Når der er oplysninger om en ny lokalitet, som skal vurderes efter jordforureningsloven, oprettes den i JAR.
Nye oplysninger om allerede oprettede lokaliteter skal opdateres JAR.
Der oprettes ejendomsspecifikke journalsager for alle lokaliteter. I praksis oprettes sagen i forbindelse med vurdering af kortlægningsgrundlaget eller ved nye sager, når
- der skal udføres eller er udført en forureningsundersøgelse,
- der er konstateret en forurening, der kortlægges på vidensniveau 2, eller
- der er udført afværge.
Der oprettes desuden sager på alle de adresser, der oprettes i JAR i forbindelse med adresseindsamling.
ESDH-teamet tager sig af oprettelse af nye sager og tildeling af sagsnr. Sagsbehandler kan kontakte ESDH-teamet via eDoc-postkassen på edoc@rn.dk.
