Støtteberettigelsesregler

Støtteberettigede udgifter

Tilskuddet kan kun anvendes til projektrelevante omkostninger, der er afholdt og betalt i den godkendte projektperiode, og som fremgår af det godkendte projektbudget, jf. jeres ansøgning og tilsagn.

Projektets skal være offentligt og ikke-kommercielt. Projektets aktiviteter må ikke være indtægtsdækket, og ej heller virke konkurrenceforvridende i forhold til det private erhvervsliv. Det er afgørende, at formålet er almennyttigt, og at projektet ikke skaber profit, heller ikke efter projektperioden. Projektets aktiviteter må ikke være af en art hvor der, på nuværende tidspunkt eller i nær fremtid, eksisterer et privat marked, ligesom der ikke må ydes direkte finansiel støtte til private virksomheder eller enkeltpersoner.

Hvis der er budgetposter i ansøgningen, der ikke vurderes at være støtteberettigede, vil det fremgå specifikt af tilsagnet. Hvis der indgår udgifter til løn i de støtteberettigede udgifter, skal der være tale om faktisk afholdte omkostninger, der dokumenteres over for revisor med en lønseddel eller tilsvarende.

Det støtteberettigede beløb til løn for medarbejdere og projektdeltagere i projektet opgøres som antallet af timer, som projektmedarbejderen eller projektdeltageren har brugt i projektet, ganget med den beregnede timeløn.

Krav til egenfinansiering

Den maksimale støtteprocent varierer for de 3 forskellige puljer:

• Uddannelsespuljen: max 70 pct.
• Teknologipagtspuljen: max 70 pct.
• Pilot- og Udbredelsespuljen: max 70 pct.

Egenfinansieringen kan udgøres af løntimer, institutionens egne midler eller eksterne midler søgt ved andre fonde og andre eksterne finansieringskilder. Ulønnet arbejde kan ikke indgå som egenfinansiering.

Moms

Er tilskudsmodtager momsregistreret skal projektets indtægter og omkostninger opgøres eksklusive moms. Der ydes ikke tilskud til moms.

Forsvarlig økonomisk forvaltning

Tilskudsmidlerne fra Region Nordjylland er offentlige midler. Tilskudsmodtager og samarbejdspartnere har derfor pligt til at udvise økonomisk ansvarlighed i forvaltningen af støttebeløbet og overholde gældende dansk lovgivning.

Ved anvendelse af tilskudsmidlerne til indkøb, skal indkøbet foretages billigst og bedst muligt, og indkøbet må ikke tilgodese usaglige private hensyn (fx indkøb hos familie eller venner) eller andre hensyn, der ikke er relateret til det tilskudsmodtagende projekt. I skal forud for indkøb, uanset hvad der indkøbes, foretage rimelige undersøgelser af markedet, indkøbsmuligheder og priser, så det sikres, at indkøbet sker på markedsvilkår. Ved samlede indkøb for over kr. 50.000 ex moms skal I indhente minimum to tilbud, inden der indgås aftale om købet. Ved indkøb for over kr. 100.000 ex moms skal I indhente minimum tre tilbud.

Tilskuddet skal regnskabsmæssigt holdes adskilt fra jeres øvrige driftsmidler og midler til andre projekter. Ved projektets afslutning skal der aflægges regnskab, som viser, hvordan støtten er anvendt.
Region Nordjylland vil kunne kræve dokumentation for, at ovennævnte principper er overholdt.

Udbetaling af støtten

Sammen med tilsagnet modtager I et underskriftsark, som I skal udfylde. Bemærk, at det skal underskrives af en tegningsberettiget person i jeres organisation. Hermed bekræfter I samtidig at have læst og accepteret vilkårene for tilsagnet som beskrevet i dette dokument.

I skal indsende det udfyldte og underskrevne tilsagn gennem regionens digitale portal, GrantOne:

https://rn-uddannelse.grant.nu/profile/#/signup

Når vi har modtaget det underskrevne tilsagn, udbetaler vi første rate på 75% af det samlede støttebeløb. Hvis vi ikke modtager jeres accept af tilsagnet inden for 30 dage, forbeholder vi os retten til at trække tilsagnet tilbage.

Støtte fra Uddannelsespuljen og Teknologipagtspuljen udbetales på den vis i to rater. Første rate på 75% af støttebeløbet udbetales som nævnt ovenfor, når I har underskrevet og indsendt tilsagnet.

Sidste rate på 25% udbetales, når slutrapport og regnskab er godkendt af administrationen.

Støttebeløbet udbetales til den ansøgende organisations CVR-nummer og udbetales til den NemKonto, der er tilknyttet CVR-nummeret.

Kommunikation og information til/med administrationen

Alle projekter tilknyttes en sagsbehandler fra Regionens Administration. Denne person fremgår af kommunikationen via den digitale portal GrantOne, efter at Udvalget for Regional Udvikling og Innovation har bevilget støtte. Region Nordjylland har stor interesse i at følge projekterne. Projekterne anbefales derfor at aftale med sagsbehandleren, hvilke aktiviteter og arrangementer det er relevant for sagsbehandleren at deltage i.

Formidling

Alle støttede projekter forpligter sig til at videndele og formidle projektets resultater løbende samt efter projektets afslutning. Målgruppen for formidlingen kan være forskellige interessenter inden for uddannelsesområdet, politikere, pressen o.a. Administrationen kan også fremhæve projektet i forskellige sammenhænge – med udgangspunkt i beskrivelsen i ansøgningsskemaet. Projektets dokumenter (ansøgning, rapporter mv.) må således anvendes i evalueringer igangsat af Region Nordjylland, ligesom projektet skal stille sig til rådighed ved sådanne evalueringer.

Som projektholder er du forpligtet til, at det fremgår af projektrapporter, hjemmesider eller lignende, at projektet har opnået støtte fra Region Nordjylland. Tryksager skal bære Region Nordjyllands logo.

Hent Region Nordjyllands logo 

Ved pressedækning af projekt er du som projektholder og/eller projektleder forpligtet til at fortælle, at projektet er støttet af Region Nordjylland. Artikler mv. sendes til administrationen som del af dokumentation af projektets fremdrift.

Ændringer i projektet

Ift. projektets budget gælder det, at ændringer i en enkelt budgetpost på mere end 25 % af postens pålydende værdi det enkelte år skal godkendes af administrationen. Det betyder i praksis, at hvis man fx har afsat 100.000 kr. til lønudgifter et år, men der sker uforudsete hændelser, som gør, at man kun forbruger 30.000 kr., skal dette indberettes til administrationen med en uddybning af årsagen til ændringen. Der skal i den forbindelse indsendes et revideret projektbudget. Samme proces gør sig gældende, såfremt der er andre større ændringer i projektet – eksempelvis i tidsplan, effekter, partnerkreds mv.

Væsentlige ændringer af projektet skal godkendes af Region Nordjylland. Hvis dette opstår, skal I hurtigst muligt kontakte jeres sagsbehandler for at få ændringerne godkendt.

• Ændringer på mindre end 25% af en godkendt udgiftspost kræver ikke forhåndsgodkendelse fra Regionen, når de ligger inden for den samlede budgetramme.
• Ændringer på mere end 25% pr. budgetår på en godkendt udgiftspost kræver forhåndsgodkendelse fra Regionen.
• Overskridelser af den samlede budgetramme samt nye budgetposter, der ikke på forhånd er godkendt af Regionen, kan ikke medtages som støtteberettigede omkostninger.

Afrapportering og regnskab

Der afrapporteres 2 gange årligt til Region Nordjylland i projektperioden:

• En skriftlig afrapportering ultimo februar hvert år i projektperioden, der består af en statusrapport og et årsregnskab for projektet.
• En statussamtale i marts hvert år for projekter af mere end 1 års varighed.

Afrapporteringen skal afspejle projektets fremdrift i den forgangne periode, herunder evt. mindre ændringer og justeringer samt evt. større ændringer godkendt af administrationen.

Når tilsagnet er accepteret og underskrevet, udbetales 75% af tilskuddet. Derudover gælder følgende betingelser:

• Projektbudgettet skal følge kalenderåret.
• Ved afrapportering af projektregnskab afregnes lønudgifter til projektledelse og øvrige lønudgifter på baggrund af en gennemsnitspris fastsat af administrationen. De gældende timesatser er 375 kr. for projektledelse, 325 kr. for øvrige lønudgifter. Dog gælder det for studentermedhjælpere, at disse betragtes som underleverandører og afholdes til faktiske lønomkostninger.
• De udbetalte midler kan aldrig overstige det budgetterede beløb.
• Egenfinansieringsgraden oplyst på første side af kontrakten er gældende for projektets slutregnskab.

Senest to måneder efter projektets slutdato skal projektholder indsende et underskrevet revisorpåtegnet slutregnskab og en kort slutrapport af projektet. Rapporten skal beskrive og vurdere projektets gennemførelse. Slutrapporten udfyldes og indsendes gennem det digitale ansøgningssystem GrantOne.

Her skal du også vedhæfte det revisorpåtegnede slutregnskab for projektet. Ved støttebeløb på mere end 100.000 kr. skal revisionen foretage både finansiel og forvaltningsmæssig revision. Det er desuden et krav, at revisionen af jeres regnskab udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Udgiften hertil skal derfor indregnes i budgettet.

For projekter under Pilot- og Udbredelsespuljen skal der ikke laves et revisorpåtegnet regnskab, der skal alene afleveres en slutrapport for projektet senest 2. mdr. efter projektets afslutning.

Læs revisionsinstruksen

Tilbagebetaling af tilskud

Projektet skal gennemføres i overensstemmelse med det, der er oplyst i ansøgningen om projektets formål og hovedaktiviteter samt det godkendte budget. Hvis I ikke overholder dette eller de øvrige vilkår nævnt her, kan Region Nordjylland kræve, at tilskuddet betales tilbage.