Psykiatrien insisterer på udbredelse

Baggrund

Psykiatrien i Region Nordjylland arbejder efter en række målsætninger, som sammen skal bidrage til at skabe sikre og effektive patientforløb med patienten i centrum. To af disse målsætninger er ”nedbringelse i udeblivelser” og ”nedbringelse af aflysninger.

Dette fokus betyder blandt andet, at to ambulatorier i 2017 gik i gang med strategiske forbedringsprojekter med disse mål:

Ambulatoriet for Personlighedspsykiatri (Aalborg)

• 25% færre udeblivelser
• 25% færre aflysninger

Almen Psykiatrisk Ambulatorium (Hjørring)

• 20% færre udeblivelser

Begge projekter har opnået flotte forbedringer – ikke kun i form af ”bedre tal”, men undervejs blev begge projekter i lige så høj grad fokuserede på bedre kvalitet for patienterne og for øget fokus på faglighed iblandt medarbejderne.

Du kan læse mere om projekterne her.

Startskud til at udbrede de gode erfaringer

I langt de fleste forbedringsprojekter er der gode ideer, som andre kan have gavn af at høre om og blive inspireret af. Derfor er det planen, at fire andre ambulatorier i Psykiatrien skal i gang med deres egne forbedringsprojekter med fokus på udeblivelser og aflysninger i 2018.

I disse projekter bliver projektgrupperne præsenteret for de erfaringer og ændringsideer, som allerede er blevet afprøvet andre steder, og som har vist sig at have en effekt. Samtidig får projektgrupperne også deres egne data for udeblivelser og aflysninger, så de kan definere deres mål og følge deres udvikling løbende.

Psykiatrisk Ambulatorium Thy-Mors er det første af de fire ambulatorier, som er gået i gang med dette forbedringsarbejde:

- Vi har i længere tid været opmærksomme på, at vi har mange udeblivelser, og derfor har vi allerede prøvet flere forskellige ideer af, fortæller Mette Rosenkrantz Kjær, der er ambulatorieleder. – Men derfor er det alligevel inspirerende at høre om, hvordan andre ambulatorier har løst problemer, som ligner vores.

- Eksempelvis havde vi en mistanke om, at det var patienter med nogle udvalgte diagnoser, der stod for en stor andel af vores udeblivelser, fortsætter hun.

Karin Berg-Hanssen er daglig leder i Almen Psykiatrisk Ambulatorium i Hjørring, og hun deltog i et projektmøde via video:

– Karin fortalte os, at de havde fundet ud af, at der var en lille gruppe patienter, som stod for en stor del af udeblivelserne, og om hvordan de havde gjort en særlig indsats for disse patienter, forklarer Mette Rosenkrantz-Kjær. Og da vores egne data underbygger, at det hos os er patienter med bestemte diagnoser, som står for mange af vores udeblivelser, vil vi også gøre noget særligt for at nedbringe antallet af udeblivelser iblandt disse patienter, fortsætter hun.

Vores eget projekt

Fordi de i Psykiatrisk Ambulatorium Thy-Mors allerede var opmærksomme på, at de havde et problem med udeblivelser og aflysninger, har de hurtigt taget projektet til sig og gjort det til deres eget: 

- På formødet og på det første projektmøde kiggede vi på vores egne data, og talte om vores egne ændringsideer. Konsulenterne fra Forbedring viste os også et inspirationskatalog med ændringsideer fra de tidligere projekter, hvor vi selv valgte de ideer ud, som vi tror på, kan være med til at løse problemerne. Flere af ideerne i kataloget lignede noget vi selv havde tænkt på allerede, men de satte også nye tanker i gang, forklarer Mette Rosenkrantz-Kjær.

Efter første projektmøde ser ambulatoriets driverdiagram sådan ud.

De grønne sedler er ideer fra inspirationskataloget, og de andre er projektgruppens egne ændringsideer eller lokale tilpasninger til ideerne fra kataloget.- Vi har formuleret vores eget mål, som vi selv synes, er ret ambitiøst. Vi vil have 20 % færre udeblivelser, og vi vil reducere aflysningerne med 10 %. De 10 % lyder måske ikke af så meget, men vi har været udfordret af personaleudskiftninger, mv., så de 10 % er et godt og realistisk mål at gå efter i første omgang, uddyber Mette Rosenkrantz-Kjær.

De lavt hængende frugter

Projektgruppen har valgt, at de i første omgang vil gå efter de ”lavt hængende frugter”. Det vil sige de ideer, som er nemme at gå til, og hvor de samtidig vurderer, at udbyttet vil være stort.
Det betyder, at fokus nu rettes imod fire ændringsideer, som skal testes af, inden projektgruppen vurderer, om de er gode nok til at blive implementeret i ambulatoriet:

• Gennemgang af patienter med mange udeblivelser
• Fokus på NEM-SMS: kan systemet sende besked ud både to dage før og dagen før patientens aftale?
• Sekretæren deltager på faggruppemøde med henblik på hjælp til booking/samarbejde
• Tjekliste i forbindelse med første besøg i ambulatoriet. 

- Imens vi er i gang med projektet, har vi aftalt, at vi mødes et kvarter hver uge i projektgruppen sammen med forbedringskonsulenterne (på video). På den måde kan vi hele tiden kan følge udviklingen af vores data, følge op på ændringsideerne og sikre fremdriften i projektet, forklarer Mette Rosenkrantz-Kjær.

Hvordan er det at gå i gang med et projekt, som er defineret på forhånd?

- Modellen, hvor vi bliver bedt om at kigge på et problem, men hvor vi samtidig selv må sætte vores egne mål, er god. På den måde bliver det hurtigt til ”vores” projekt, fortæller Mette Rosenkrantz-Kjær

- Og vi var jo allerede startet lidt, fordi vi godt viste, at vi havde et problem. Men vi kunne ikke sådan rigtigt helt få hul på det. Og man ærgrer sig jo hver gang, der for eksempel er en patient der udebliver, så vi har masser af motivation, fortsætter hun.

- Derfor håber vi, at vi nu kan speede processen lidt op og komme igennem det hele på en måde, som både bliver godt for vores patienter, for medarbejderne og som i sidste ende også giver os nogle pænere tal, afslutter Mette Rosenkrantz-Kjær.