Bedre vagtplanlægning kræver kommunikation, tillid og mod

Med vagtplanlægningsgruppen som talerør

Den temadag blev afsættet for, at Rikke sammen med TRIO’en (gruppen består af tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og ledelsesrepræsentant) på Intensivafsnittet og i Opvågningen i Hjørring i 2023 blev enige om, at der var behov for at gøre en indsats i forhold til at forbedre vagtplanen. Man stod med det problem, at der var utilfredshed og frustration i personalegruppen, og det gik både ud over arbejdsmiljøet og sygefraværet. 

Der var ikke så langt fra tanke til handling, og sammen danner de nu det, som i afdelingen er kendt som “Vagtplanlægningsgruppen” sammen med tre andre repræsentanter fra medarbejdergruppen. 

Styrken ved det samarbejde er, at man som vagtplanlægger kan bruge hele vagtplanlægningsgruppen som talerør ud i afdelingen. 

- Samarbejdet med mine kolleger i TRIO’en har understøttet kommunikationen med medarbejderne, Det har stor betydning, at de har følt sig hørt og inddraget på en helt anden måde, forklarer Rikke Borregaard. 

Samtidig har det også været uundværligt at være flere sammen om den fælles mission at få etableret nye rammer for at vagtplanlægningen kunne blive bedre: 

- Det er ændre rammerne for vagtplanlægningen er jo i høj grad også at ændre kulturen i afdelingen. Vi gik jo for eksempel i gang med at “opsige” de usagte privilegier, som medarbejdere som havde været hos os i mange år, havde opnået, forklarer Signe Haandbæk, der er TR i afdelingen.  

Det bakker Rikke Kirk Magersholt, der er afdelingens AMR op om: - I starten var det virkelig en kamp med rigtig meget “det plejer jeg” og “jamen sådan arbejder jeg”.  

En struktureret og tillidsbasseret tilgang

Inden arbejdet med vagtplanlægning gik i gang, havde afdelingen et højt sygefravær (22,5 dage i gennemsnit pr. medarbejder). I TRIO’en havde man flere forskellige ideer om, hvad der lå til grund for det høje antal sygefraværsdage.  

- En af vores teorier var, at folk måske også blev syge på grund af deres vagtplan, fordi vi næsten kun havde 12-timers vagter, og folk simpelthen blev udmattede, forklarer Heidi Andersen, der er chefsygeplejerske på Anæstesi og Intensivafdelingen på Regionshospitalet i Hjørring. 

Et af elementerne i det ændrede arbejde med vagtplanen var derfor at omlægge vagtrullet til flere 8-timers vagter i stedet for, selvom det var en ændring, som det var svært at komme igennem med hos medarbejderne. (Man kan stadig ønske 12-timersvagter, og det ønske imødekommes, hvis det passer ind i vagtplanen). 

Vagtplanlægningsgruppen er gået meget struktureret og systematisk til værks, og har hele tiden haft fokus på, at det var gennemsigtighed omkring hvordan beslutningerne blev truffet.  

- Vi har i samarbejde med medarbejderne formuleret retfærdighedsprincipper, og det vi kalder “Rammer for vagtplanlægning”. Her er reglerne for vagtfordeling, vagtbytte, afvikling af jul og andre helligdage, og så videre klart defineret, fortæller Rikke Borregaard. 

Desuden har vagtplanlægningsgruppen sammen udviklet et “medarbejderkartotek”, hvor hver enkelt medarbejder har defineret egne ønsker til sin generelle vagtsammensætning, for eksempel hvor mange vagter i træk, hvilke vagttyper og så videre. Det er et meget værdifuldt arbejdsredskab som Rikke Borregaard bruger i dialogen med den enkelte om vagtønsker.  

Der er også blevet etableret en byttebank som fungerer på den måde, at der kun kan byttes indbyrdes, hvis det gøres på en måde som sikrer, at der fortsat er den rigtige kompetencesammensætning i den pågældende vagt. Alle byt skal derfor også godkendes af vagtplanlægger eller leder. 

Undervejs i hele den proces har vagtplanlægningsgruppen, og i særlig grad Rikke Borregaard fået hjælp og rådgivning fra en konsulent i Vagtplanlægningsteamet i Mennesker og Organisation, hvis formål er at understøtte bedre vagtplanlægning i Region Nordjylland.  

- Det har været en utrolig god proces for mig, og nu står jeg med et rigtig godt fundament, når jeg skal lave vagtplanen. For vi er i fællesskab blevet enige om hvad der er retfærdigt, for principperne og for de rammer, der er gældende for alle. Og det er noget, som alle ved nu, forklarer Rikke Borregaard.  

En mere bæredygtig vagtplan 

Resultatet af arbejdet er, at vagtplanen nu bygger på principper, som man er enige om, og hvor der er fokus på, at der er de rette kompetencer til stede, når patienterne har behov for det.

Samtidig kan langt flere af medarbejderne holde til de vagter, der er i den nye vagtplan, fordi 12-timersvagterne er erstattet af kortere vagter for alle dem, som ikke specifikt har et ønske om at have dem.  

Summen af dette er, at vagtplanen er blevet langt mere bæredygtig end tidligere, og det virker:  

• Sygefraværet er faldet markant (der er sideløbende med arbejdet med vagtplanen også blevet fokuseret på at nedbringe sygefraværet via andre metoder)
• Der er blevet mere tid til udvikling og undervisning 
• Der er blevet skabt rum og rammer, som muliggør afspadsering
• Det er ikke længere nødvendigt pr. automatik at indtænke en “buffer” i for eksempel weekenderne og helligdagene, fordi man med ro i maven kan forudsætte, at folk selvfølgelig er raske og møder ind på job.  

Alt det arbejde har med andre ord resulteret i, at vi nu har en arbejdsplan som sikrer fremmøde, og den rigtige fordeling af kompetencerne. Men samtidig tager den også i højere grad højde for medarbejdernes individuelle ønsker og deres behov i forhold til work-life balance, afslutter Heidi Andersen.