Reduktion af tværfaglig dobbeltdokumentation

Har vi et problem med dobbeltdokumentation?

6Ø modtager og behandler patienter med blødninger eller blodpropper i hjernen, og det betyder, at der (ligesom rigtig mange andre steder på et hospital) er mange forskellige faggrupper inde over et patientforløb. Det øger sandsynligheden for, at der dobbeltdokumenteres, men var det nu egentlig også tilfældet i 6Ø?

For at afdække dette satte en tværfaglig gruppe bestående af sygeplejersker, ergo- og fysioterapeuter og læger sig sammen med en forbedringskonsulent fra Mennesker og Organisation og lavede en grundig audit i afsnittet.

Resultatet var tankevækkende:

- Særligt vigtige faktorer dokumenteres flere steder af forskellige fagpersoner
- Selvom der henvises til dokumenter i journalen, dokumenterer flere alligevel det samme igen
- Når der dokumenteres ved afkrydsning, dokumenteres der også efterfølgende med prosa
- Jo mindre kontinuitet i personalet, jo mere dokumentation
- Udskrivelsesark og epikrise er ofte den samme dokumentation

Efter drøftelser frem og tilbage stod det klart, at man manglede et fælles, tværfagligt sted at orientere sig om patienten. Hvis alting blev samlet et sted, ville sandsynligheden for, at medarbejderne dokumenterede dobbelt falde, og samtidig ville det gøre det lettere at finde de relevante oplysninger.

Overbliksbilledet F7 tager form

I 2023 samlede ledelsen en tværfaglig projektgruppe som sammen med en forbedringskonsulent fra Mennesker og Organisation og en konsulent fra Digitalisering og IT gennemgik, hvilke informationer der var nødvendige, og hvilke der kunne undværes. Gruppen fandt frem til, at løsningen var et overbliksbillede i NordEPJ, der i daglig tale går under navnet F7, og det blev her projektgruppen lagde deres kræfter.

- For os var det en stor hjælp at have forbedringskonsulent Marianne Holland til at facilitere hele processen. Hun var god til at hjælpe os med at blive skarpe på det væsentlige, og til at hjælpe os tilbage på sporet, hvis vi var lidt for meget på vej “ud ad en tangent”, Sophia Andersson, der er ergoterapeut på 6Ø.

I arbejdet med F7 har gruppen været utroligt glade for samarbejdet med SFI konsulent Camilla Dremstrup Stefansen fra Digitalisering og IT.

- Hver eneste gang vi havde haft et møde, kunne vi meget hurtigt se, at der skete noget, og at F7 blev bedre, og passede mere til vores behov, fortæller Katrine Fossum, der er fysioterapeut på 6Ø.

Fælles overblik – forskellige behov

Faktisk har det aldrig været målet, at F7 skulle kunne det samme for alle faggrupper, og arbejdsgruppen er enige om, at det har været en stor fordel at have det på plads inden de gik i gang, da de ellers nok ville have stået med en anden oplevelse og resultat.

Processen har faktisk vist hvor tværfagligt man er gået ind i arbejdet, da der hele tiden har været plads og forståelse for forskellige fagligheder og behovet for at kunne samle dem i ét overblik.

Undervejs i udviklingsprocessen har den tværfaglige arbejdsgruppe sammen defineret hvilke informationer der er behov for at samle på F7. Selvom der er enighed om, at det er de rigtige informationer, som nu er samlet i overblikket, bruger de forskellige faggrupper på 6Ø overblikket på hver sin måde. Og det er helt ok.

- Informationerne skal ikke bruges til de samme ting i de forskellige personalegrupper, men det er stadig et fælles arbejdsredskab. Der bliver hentet forskellige informationer ud af overblikket, men alle bruger F7 til at dele og modtage kommunikation om patienterne, fortæller Annette Fjerbæk, der er udviklingsterapeut i Fysio- og Ergoterapiafdelingen.

Implementering kræver kommunikation

Da arbejdsgruppen var klar til at udrulle brugen af F7 på 6Ø var fremgangsmåden et personalemøde, så alle faggrupper blev introduceret til det på samme tid.

- Personalet har taget godt F7 og været nysgerrige og åbne overfor den nye mulighed. Derudover har vi gjort en aktiv indsats for at få det implementeret i afdelingen ved at introducere vores kolleger til det nye F7 overblik, fortæller Sophia Andersson.

Store fordele ved at have et fælles overblik i NordEPJ

I takt med at oplevelsen af, at overblikket F7 er fagligt relevant, er lysten til at bruge F7 i det daglige arbejde blevet større.

- Vi bruger F7 mere og mere, og vi er mindre tilbøjelige til at skrive oplysningerne ind igen andre steder. Det er selvfølgelig svært at måle præcist på dobbeltdokumentation, men det er vores oplevelse, at vi laver mindre end tidligere, forklarer Mads Welander, der er sygeplejerske i 6Ø.

Sophia Andersson oplever, at hun bliver forstyrret mindre af telefonopkald efter at den vigtigste dokumentation bliver delt på F7:

- Tidligere ringede mine kolleger tit lige, hvis de skulle bruge en information, som jeg allerede havde journaliseret. Men nu er det hele let tilgængeligt, der er blevet længere imellem opkaldene, og det er jeg faktisk mere tryg ved, end ved den gamle “metode”, fortæller hun.

Terapeutgruppen oplever samtidig et mindre behov for at afbryde sygeplejerskerne midt i arbejdet, fordi der er behov for at give en vigtig besked.