Udredning - er løsningen at arbejde hurtigere?
"I skal bare arbejde noget hurtigere"
I ADHD ambulatoriet har de i mange år haft problemer med lange ventelister. Det har betydet, at de ofte er blevet mødt af udsagn om, at de bare skulle arbejde noget hurtigere eller noget mere.- Det har været meget svært at forholde sig til, fortæller Susanne Pernille Iversen, der er overlæge og daglig leder i ADHD ambulatoriet.
- Hvor meget mere skulle vi arbejde og hvor længe? Det har forbedringsprojektet hjulpet os med at få styr på: Vi satte os et ambitiøst mål for, hvornår vi gerne ville være helt "i bund" med ventelisten, og så kiggede vi på vores data for at se, hvor mange ekstra patienter vi skulle udrede pr. uge, for at opnå det resultat.
Det overblik blev startskuddet til tre meget intense måneder for alle medarbejdere i ADHD ambulatoriet. De var alle sammen indstillede på at "give den en skalle" i de tre måneder, det ville tage at arbejde ventelisten i bund:
- Vi har virkelig knoklet siden februar, og i uge 23 kom vi i mål. Det har været hårdt, og vi har måttet neddrosle kompetenceudvikling, uddannelse og så videre i den periode for at få udredt de mange patienter. Det havde ikke kunne lade sig gøre uden de fantastiske medarbejdere, som bare har arbejdet hårdt og målrettet, og som har haft den faglige ekspertise, der kræves, når man skal skære helt ind til benet, uddyber Susanne Pernille Iversen.
Under forløbet har det været meget motiverende for både medarbejderne og ledelse i ambulatoriet at kunne følge, hvordan deres data kom til at se pænere og pænere ud.
- Det er klart, at når man yder en stor indsats, er det rigtig dejligt at kunne se på tallene, at det hele nytter noget, smiler Susanne Pernille Iversen.
- På den lange bane er det dog uholdbart at fortsætte i så højt et tempo, og flere af medarbejderne har da også givet udtryk for, at vi er gået lige til kanten af, hvad de kunne kapere. Men fordi der var en klar aftale om, at det kun var i en afgrænset periode, så er det gået, fortæller Tove Kjeldgaard, der er socialrådgiver i ADHD ambulatoriet.
Et nyt og forbedret patientforløb
Fordi det høje arbejdstempo netop er meget uholdbart i længden, har ADHD ambulatoriet arbejdet med at forbedre deres patientforløb sideløbende med, at de knoklede for at komme i bund med ventelisten. Målet var at få designet et udredningsforløb, som rent praktisk kunne gennemføres inden for 30 dage.
- Vi har fået hjælp til at lave om på flere forskellige ting, fortæller Tove Klausen, der er psykolog i ambulatoriet.
- Vi har eksempelvis grupperet flere aftaler på samme dag, så vi både når en læge- eller en psykologundersøgelse af patienten og en anamneseoptagelse med forældrene samme dag. Det betyder dels, at vi hurtigt har et bedre grundlag for at træffe en beslutning på vores behandlingskonference, men også at vi hurtigere afslutter de patienter, som ikke "hører hjemme" hos os. Det giver os også et bedre grundlag for at lave et målrettet tilbud til de patienter, der fortsætter i et udredningsforløb.
- Og nogle af de børn, som henvises til os, er allerede meget godt beskrevet, og for dem har vi lavet et "fast track", så de hurtigt kan komme videre i systemet. Det har også hjulpet os med at komme i bund med ventelisten, selvom vi selvfølgelig har drøftet det etiske i at tilbyde sådan et forløb til nogle patienter men ikke til andre. Vi er dog kommet frem til, at målet helliger midlet, især fordi alle udredninger er blevet lavet med høj faglig kvalitet, som vi kan stå inde for, fortæller Susanne Pernille Iversen.
Samtidig er ADHD ambulatoriet gået i gang med at teste Flowplanner, der er et computerprogram, som er sat op til at finde de tider, der er brug for, når de 30 dages udredningsret skal overholdes for 40 patienter (40 er det antal patienter, som gennemsnitligt skal udredes om måneden). Programmet går simpelthen ind og "kigger" i behandlernes Outlook-kalender, og booker de nødvendige tider på forhånd.
- Flowplanner fungerer så godt, fordi programmet kan overskue ting, som det ikke er menneskeligt muligt at overskue, når der kommer aflysninger og ændringer. På den måde undgår vi for mange "huller", hvor behandlerne ikke er booket, forklarer Susanne Pernille Iversen.
- Vi har dog fået øje på nogle problemer med Flowplanner, som vi lige nu arbejder med at rette, for ellers kan vi ikke overholde de 30 dages udredningsret fra august, når vi begynder at bruge programmet i full scale. Men vi har flere løsningsforslag, så det skal vi nok få rettet til, inden vi når august, fortsætter hun.
ADHD ambulatoriet har fået hjælp til processen af konsulenter fra Hildebrandt og Brandi og desuden fra Forbedring, Kvalitet og Kommunikation. Men de har selv leveret det vigtigste, fortæller Jørgen Frost Henriksen, der er forbedringskonsulent:
- Susanne har inviteret det personale, der laver udredningsforløbene med ind i "maskinrummet". Under hele processen er de mødtes en halv time hver uge for at drøfte udfordringerne, som de opstod.
- Jeg mener faktisk, at en væsentlig del af deres succes udspringer af denne måde at bedrive ledelse på. Susanne har under processen styrket ambulatoriets evne til at samarbejde om kerneopgaven. Faktisk har hun styrket deres relationelle koordinering på stort set alle parametre, uddyber han.
Processen griber om sig
Det viser sig tit, at det ikke kun er i egen klinik, at løsningen på et problem skal findes. Det er også blevet tydeligt under arbejdet med ADHD ambulatoriets udredningsforløb:
- Da vi kiggede på vores henvisninger, blev vi opmærksomme på, at mange af henvisningerne var mangelfulde. Eksempelvis oplever vi børn, der slet ikke er beskrevet fra skolen eller fra PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning i barnets hjemkommune – red.). Nu returnerer vi henvisningen, fordi det er relevant, at man laver en indsats i primær sektoren først. For eksempel at man giver barnet ekstra støtte i skolen, forklarer Susanne Pernille Iversen.
Med andre ord er de i ADHD ambulatoriet blevet skarpere på, hvem kernemålgruppen er; nemlig de børn og unge der har så alvorlige symptomer, at de ikke alene kan afhjælpes i primærsektoren ved målrettet pædagogisk og miljømæssig indsats rettet mod deres vanskeligheder. Det betyder, at ADHD ambulatoriet også er gået i gang med en proces for at få deres samarbejdspartnere til at kvalificere deres henvisninger, inden de sender dem til ambulatoriet. Og det betyder, at patienterne fremadrettet kan få et hurtigere og mere kvalificeret forløb.