Styr på prøverne

Mange fejl og forsinkelser

Prøver som bliver leveret til det forkerte laboratorie. Prøver som bliver opbevaret forkert eller leveret for langsomt. Og prøver som simpelthen bliver væk. Det er alt sammen problemer, som har været kendt længe i Medicinerhuset på Aalborg Universitetshospital.

I efteråret 2017 gik ledelsen i Klinik Diagnostik sammen med laboratorierne i gang med et tværgående forbedringsprojekt med det mål at forbedre sikkerheden og hastigheden i transporten af prøver til de forskellige laboratorier.

Grunden, til at problemerne først er blevet løst nu, er, at prøvetransporten er yderst kompleks. De mange fejl og afvigelser udsprang af mange forskellige løsninger på transport af prøverne og det faktum, at løsningerne ikke hang sammen. Transporten blev håndteret af forskellige personer på forskellige tidspunkter, og samtidig var der mange forskellige procedurer og flere rum til opbevaring af prøverne. Samtidig var der ikke nogen, som havde et entydigt ansvar for transporten af prøver fra Medicinerhuset.

Resultatet af det arbejde er blevet etablering af fælles prøvemodtagelse i Klinisk Biokemisk Afdeling, sikker drift i afhentningen af prøver og samling af opsamlingsrum.

Sikker drift i prøveafhentning og fælles prøvemodtagelse

Inden projektgruppen startede med deres forbedringstiltag, blev prøverne i Medicinerhuset afhentet og transporteret på mange forskellige måder: Informationen havde ansat en piccoline til opgaven. Klinisk Biokemisk Afdeling havde ansat piccoliner. Post- og portørgruppen havde transportopgaver, og nogle prøver blev transporteret med taxa. Desuden afleverede plejepersonalet også selv prøver til det fælles opsamlingsrum.

Samtidig var opgaveløsningen meget afhængig af enkeltpersoner, og det betød, at man løb ind i problemer ved sygdom, ferier og så videre.

Løsningen på problemet blev implementeringen af en fælles prøveafhentning i Medicinerhuset og fælles prøvemodtagelse i Klinisk Biokemisk Afdeling. Opgaven bliver løst af Logistikafdelingen og Klinisk Biokemisk Afdeling, der i samarbejde står for opgaven med at hente og modtage, sortere prøverne og videresende dem til de rette laboratorier.

- Vi oplever, at denne løsning fungerer nu rigtig godt. Afhentning er blevet en "funktion" i stedet for en "person", og det er mere driftssikkert, fortæller Bente Frilev, der er viceklinikchef i Klinik Diagnostik. – Samtidig er tilbagemeldingen fra de kliniske afdelinger, at de kan mærke, at forbedringerne har frigivet ressourcer, som nu kan bruges andre steder i afdelingerne, og det er jo rigtig godt, uddyber hun.

Fælles opsamlingsrum

Der ankommer hver dag rigtig mange prøver til det fælles opsamlingsrum. Det er i sig selv ikke noget problem, men det var det tidligere, fordi der ikke var nogen, som havde ansvaret for lokalet: Der var rodet. Der blev ikke gjort ordentligt rent. Der hang forældede instrukser på væggene. Prøver blev væk.

En af de første indsatser i forbedringsprojektet var derfor at få styr på det fælles opsamlingsrum. Der blev ryddet op, gjort rent og arbejdsgangen i lokalet blev tydeliggjort og systematiseret; blandt andet med farvekodede kasser. Samtidig var det tydeligt, at et lokale med så mange funktioner kræver at nogen har ansvaret.

Løsningen er, at Informationen har fået ansvaret for det fælles opsamlingsrum. Det giver rigtig god mening, fordi det også er Informationen, der har ansvaret for, at taxapersonalet, der transporterer en del af prøverne, får opdateret deres viden løbende.

- Summen af de tiltag, som vi har gjort i det i forhold til fælles opsamlingsrum betyder, at der er færre fejlleverancer og at prøverne i flere tilfælde bliver leveret hurtigere end før, fortæller Bente Frilev.

Klar til udbredelse – og til NAU

Rammerne for projektet har været afgrænset til at handle om transport af prøver i Medicinerhuset til og fra laboratorieafdelingerne i dagtimerne og på hverdage.

- Prøverne internt i Medicinerhuset er vi nu ved at have helt styr på, det er små-justeringer som stadig mangler, og dem skal vi nok få på plads, forklarer Bente Frilev. - Vi har involveret diagnostiske samarbejdspartnere fra Klinisk Mikrobiologisk Afdeling, Klinisk Biokemisk Afdeling og Patologisk Institut, der kvalificerer procedurer med opbevaring og forsendelse af prøver i tæt samarbejde med personalet på de aktuelle medicinske afdelinger.

– Derfor er vi også ved at være klar til at gå i gang med at kigge på hvordan prøvetransporten fungerer på resten af matriklerne i Aalborg. Og hvis vi finder nogle problemer, så er vi nu med en hel gruppe mennesker på tværs af flere afdelinger i diagnostik og logistikafdelingen, der er rigtig godt klædt på til at få styr på den slags, afslutter Bente Frilev.

Projektet har samtidig også vist sig at være en god forøvelse til Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU), hvor det overordnede driftskoncept er "én indgang til diagnostikken", og allerede nu er Klinik Diagnostik i gang med at afprøve fælles prøvemodtagelse i småskala.