Når udredningsretten er en udfordring

Ældrepsykiatrien i Klinik Psykiatri Nord har igennem en periode arbejdet på at forbedre deres for at overholde udredningsretten. Og det arbejde har båret frugt.

Ældrepsykiatrien i Klinik Psykiatri Nord løser den store opgave der er forbundet med at udrede ældre mennesker for blandt andet demens og depression. Og selvom alle medarbejdere arbejdede så hurtigt som de kunne, viste deres data, at de ikke var i nærheden af at overholde patienternes udredningsret på 30 dage.

Derfor nedsatte klinikken i foråret 2017 en tværfaglig projektgruppe bestående af to sekretærer, to sygeplejersker og to læger. Gruppen havde også ledelsesmæssig forankring, idet Bodil Gramkow Andersen, der er ledende overlæge, var en del af projektgruppen. Deres klart definerede opgave var: Vi skal få styr på udredningstiden i klinikken, så vores patienter bliver udredt indenfor 30 dage.

Grafen viser en del af resultatet af det arbejde: Andelen af kliniske beslutninger indenfor 30 dage er stigende:

Hvordan træffer man hurtigere en klinisk beslutning?

For at overholde udredningsretten skal der i 75% af tilfældene træffes en klinisk beslutning indenfor 30 dage efter at en patient er blevet henvist. Ved projektets start lå dette tal omkring 20 - 30%. Udfordringen var med andre ord til at tage og føle på.

I løbet af projektperioden er projektgruppen kommet frem til flere forskellige løsninger, som sammen har bidraget til, at klinikken nu er på ret kurs og at målet om at udrede 75% af patienterne indenfor 30 dage er realistisk.

1) Arbejdsgange

Ældrepsykiatrien i Klinik Psykiatri Nord dækker hele Nordjylland og er inddelt i distrikter, og det er forskelligt hvor stor tilgangen af patienter er. Derfor er de nu begyndt at aflaste hinanden på tværs af distrikter så de områder, hvor man står overfor en periode med spidsbelastning kan blive aflastet af medarbejdere fra et distrikt, hvor der er knap så travlt.

Sekretærernes arbejdsgange er blevet mere strukturerede, og de har, sammen med lægerne og sygeplejerskerne, fokus på at give tider hurtigere og flytte aftaler for at kunne overholde udredningsretten. Samtidig fortæller lægerne, at sekretærerne er gode til at ”holde dem i ørerne” hvis de er for langsomme til at komme med tider.

2) Lægeressourcer

I begyndelsen af projektperioden var klinikken belastet af, at der manglede en læge. Det betød, at gruppen af patienter, som ventede på at blive udredt, blev større og større. I løbet af projektperioden er det heldigvis lykkedes at rekruttere en ny læge til klinikken.

Derudover har man indgået en aftale med en pensioneret læge om, at hun i en uge, hver sjette uge, vender tilbage i job og kun koncentrerer sig om at udrede patienter. Det er meget effektivt, og betyder, at klinikken hver måned kan få udredt 7-8 patienter mere, end man har kapacitet til ved kun at bruge de faste medarbejdere.

På den måde er lykkedes at arbejde sig igennem den ”pukkel” af patienter, som ventede på udredning.

3. Relationel koordinering

Den tværfaglige projektgruppe er mødtes jævnlig for at arbejde med nye ideer og følge op på de ideer, som allerede er blevet afprøvet.

Dette møde har skabt et nyt rum for dialog på tværs af faggrupperne: Ud over at der er blevet arbejdet med den fælles problemstilling har de tre personalegrupper også opnået en meget dybere forståelse for de forskellige fagområder, hvad de forskellige faggrupper bidrager med, og især hvilke problemer der skal løses rundt omkring i klinikken.

4. Struktur og hjælp til data

Projektgruppen har fået ideer til, hvordan de bedst muligt strukturer deres møder af Jørgen Frost, der er forbedringskonsulent, og som har fulgt projektet igennem hele processen. De har blandt andet arbejdet med forbedringstavler og værdistrømsanalyse.

Samtidig har projektet fået rigtig god hjælp til data fra Randi Breinbjerg, der er specialkonsulent tilknyttet psykiatriledelsen.

Data er blevet brugt på forskellig vis under projektet:

Patienterne bliver prioriteret efter udredningsretten, men også efter behov for hurtig udredning.
Projektgruppen følger deres udredningsdata, som løbende har vist at puklen er blevet mindre og at målopfyldelsen er stigende.
Data viser, at der i løbet af projektperioden er indskrevet 100 patienter mere end tidligere. Det gør resultaterne endnu flottere.

De to diagrammer nedenfor viser det antal patienter, der ventende på udredning i henholdsvis 2017 og 2018. Farverne angiver hvor mange patienter der venter, og i hvor lang tid de har ventet. Bemærk at mængden af patienter der venter over 60 dage er næsten forsvundet i 2018 og at antallet af patienter der venter i 31 – 60 dage er mere end halveret.

Antal patienter der ventede på udredning i 2017

Antal patienter der ventede på udredning i 2018

5. Vedholdenhed og holdånd

For at kunne lykkes med forbedringsarbejdet er projektgruppen enige om én helt central ting: det er vigtigt at have et vedholdende fokus på området. Samtidig er de også lykkedes med at gøre arbejdet til et holdarbejde, og det betyder at hele holdet føler sig ansvarlige og har ejerskab til forbedringerne.

Hvad vil fremtiden bringe?

Fremtiden vil helt konkret bringe en ny, regional demensenhed som fysisk samler demensudredningen i én, nordjysk enhed. Demensenheden, Region Nordjylland åbnede officielt den 15. april, og formålet med enheden er, at sikre bedre patientforløb.

Men selvom organiseringen af demensudredningen nu ændrer sig er projektgruppen tilfredse med de forbedringer de har opnået, fordi de har fået en masse erfaringer og gode ideer, som de kan tage med i det nye set up:

Struktur, data, forbedrede arbejdsgange, håndtering af nye ideer og tværfagligt samarbejde vil nemlig fortsat bidrage til god kvalitet, i rette tid, for patienterne.