Når en tavle er en del af løsningen

En trivselsmåling viste behovet for forbedringer

Det stod ikke skrevet i stjernerne, at det lige var forbedringstavler, der skulle til for at løse de udfordringer, som Center for Døvblindhed og Høretabs (CDH) serviceafdeling var blevet opmærksomme på i deres trivselsmåling.

- Vi ville gerne gøre noget for at forbedre vores arbejdsmiljø, og vi havde nogle problemer, som vi ikke rigtigt kunne komme videre med selv, fortæller Michael Drøscher-Hansen, der er afdelingsleder i Serviceafdelingen på CDH.

- For eksempel havde vi nogle ret dårlige møder, hvor alle talte i munden på hinanden, og nogen gange talte vi heller ikke så pænt sammen. Samtidig var vores møder pressede, fordi vi manglede tid, og der tit stod folk udenfor døren og ventede på at mødet blev færdigt, fordi de eksempelvis havde brug for hjælp fra en af pedellerne, forklarer Michael Drøscher-Hansen.

Men spørgsmålet var, hvad der skulle til for at løse problemet med de dårlige møder. Skulle man fokusere på bedre kommunikation i Serviceafdelingen, eller var det den store opgavemængde der gjorde, at man aldrig rigtigt kom i bund med opgaverne eller med et problem?

Tavler blev løsningen

Michael Drøscher-Hansen tog kontakt til Forbedring, Kvalitet og Kommunikation, og efter en indledende snak med Jette Bay, der er forbedringskonsulent, kom de frem til, at hvis Serviceafdelingen fik en bedre struktur på deres møder, ville mange problemer blive løst.

-Jeg regnede jo faktisk med, at vi skulle tale om bedre kommunikation, men Jette foreslog, at vi prøvede at strukturere vores møder på en tavle i stedet for, fortæller Michael Drøscher-Hansen.

- Og det virkede for os med det samme. Tavlerne gav os en god struktur på møderne, og jo mere struktur vi fik på møderne, jo mere ro var der på møderne og jo mere tilfredshed var der også, forklarer Michael Drøscher-Hansen.

Samtidig har Serviceafdelingen udviklet et evalueringsskema, som bliver brugt, hver gang de holder møde. På den måde er det nemmere at blive på det gode spor og huske de aftaler, som alle har været med til at indgå, og faren for at falde tilbage i de gamle vaner er mindre.

Succes giver lyst til mere

For at afprøve den metode, som tavlen skaber en ramme for, gik Serviceafdelingen i gang med at høste det lavt hængende frugter, som de hurtigt fik øje på.

- Vi pedeller har tit haft problemer med at finde vores stiger, fordi CDH er et stort sted, og vi ikke rigtigt har haft et fast sted, hvor de skulle være. Samtidig var der ingen, der afleverede en stige der, hvor de havde taget den. Det virker måske som et lille problem, men det tog tit lang tid at finde dem, og når man i forvejen har travlt, er det irriterende at bruge tid på at lede, fortæller Henrik Jørgensen, der er pedel.

Løsningen på det problem blev at to medarbejdere lavede en plan for, hvor stigerne skal være. Ideen blev præsenteret på tavlemødet hvor man var enige. Bagefter blev der hængt billeder op af, hvordan stigerne skal efterlades. Det betyder, at alle bliver mindet om aftalen om, hvor stigerne skal være, og også at alle overholder aftalen.

- Før i tiden ville vi bruge lang tid på at blive enige om en løsning på sådan et problem, men det gør vi ikke længere, fordi vi bruger tavlen. Nu er der én mand, som har ansvaret for at lave en model, som vi kan kommentere på. Og på den måde er det meget nemmere at blive enige, uddyber Henrik Jørgensen.

- Nu er pedelgruppen klar til at gå i gang med nogle gamle problemer, som vi altid bare har kigget på og tænkt, det her er for svært, det bliver aldrig bedre. Men nu tør vi faktisk at prøve, uddyber Michael Drøscher-Hansen.

Flere grønne dage

I rengøringen og køkkenet er der meget travlt, og det betyder, at de tit har ”gule” eller ”røde” dage. Det er dage, hvor der løbes alt for stærkt. Det er særlig svært at nå alle opgaver, når der er en af medarbejderne, der er syg. Så kommer der en vikar, og det er sjældent den samme som sidst. Derfor bliver der brugt meget tid på at hjælpe vikaren i gang, både med at forberede rengøringsvognen og også bare med at finde rundt. Den slags dage er tit ”røde”.

- Vi er gået i gang med at arbejde med flere forskellige forbedringsideer. Vi vil lave en kort video af, hvordan vognen skal gøres klar. Ideen er, at vi bare kan bede vikaren om at se den, og så kan hun selv klare opgaven bagefter, uden at vi skal bruge tid på at hjælpe, fortæller Michael Drøscher-Hansen.

Problemet med, at vikarerne ikke kan finde rundt på CDH, er mere komplekst. Men i Rengøringen er de gået i gang med at udvikle på en ide til en app, der kan vise vikaren, hvor hun skal hen.

– En af mine kolleger fik ideen til app’en, som vi også forestiller os kan bruges til, at man kan klikke på det rum, som man skal gøre rent, og så får man en liste over, hvad der skal gøres i det rum. Eller måske skal man også her kunne se en film, der forklarer opgaven, uddyber Mette Bjerring, der er rengøringsassistent.

Hvis det lykkes rengøringen at få ført deres ideer ud i livet, forventer de, at de vil få færre af de ”røde” dage, og det er godt for arbejdsmiljøet.

En bedre leder

Tavlen har ikke kun hjulpet med at skabe bedre møder i Serviceafdelingen på CDH, den har også givet Michael Drøscher-Hansen en ramme, som hjælper ham med at være en bedre leder:
- Før i tiden gik både problemer og gode ideer nogen gange i glemmebogen, fordi der er travlt. Hvis en medarbejder for eksempel kom med en god ide, så skrev jeg den måske på en gul lap, eller måske fik jeg bare sagt, at det måtte vi også få set på. Nu sætter vi straks ideen på tavlen, og så kommer vi til den. Måske ikke i dag eller i morgen, men vi husker den, og vi får kigget på den, fortæller Michael Drøscher-Hansen.

- På den måde er jeg blevet en bedre og mere tilgængelig leder. Også selvom jeg måske har travlt, og er på vej ud af døren til et møde, og det er vel noget, som alle ledere drømmer om, afslutter han.