Kunsten at holde fast
En del af vores kultur
Det tager lang tid at gøre noget nyt til en del af kulturen på en arbejdsplads. Men efter at have arbejdet struktureret med udeblivelser – først som et forbedringsprojekt og siden som en integreret del af driften - er det at koble data til hverdagen og løbende at have et fokus på de tiltag, som har en effekt langsomt, men sikkert blevet en kultur i Ambulatoriet, som både medarbejdere og ledelse sætter pris på.
At arbejdsgangene er blevet en fastforankret del af kulturen, kan nu aflæses i Ambulatoriets data, hvor niveauet for udeblivelser nu er stabilt, og har været det igennem længere tid:
- Undervejs har vi arbejdet meget med ejerskab, fordi det danner grundlaget for at de nye måder at gøre tingene på, fortæller Maria Nielsen, der er Ambulatorieleder i Ambulatoriet for Angst og Tvangssygdomme.
Ændringerne er også blevet båret af, at de er meningsfyldte for alle: Når man arbejder med at sænke antallet af udeblivelser, arbejder man jo også i høj grad med kvalitet, fordi målet er at sikre, at patienterne får et godt og sammenhængende forløb. På den måde er patienten hele tiden i fokus – også når man arbejder med data og procedurer.
Med små skridt kommer man langt
Undervejs i processen er der blevet arbejdet i mange forskellige spor på en gang. Lægesekretærerne har tilbudt patienterne hjælp til at blive tilmeldt Nem-SMS, behandlerne har ringet op til patienterne, hver gang en patient ikke er mødt op til aftalt tid, der er blevet talt med patienterne om betydningen af at deltage i gruppeterapi, og at det går ud over behandlingen, hvis man bliver væk, og så videre.
- Vi har også arbejdet meget med vores registreringspraksis fordi vil blev opmærksomme på, at vores tal var højere end de burde være. Af og til fik vi registreret forkert, og derfor så det ud som om vi havde flere udeblivelser, end vi rent faktisk havde, fortæller Joan Merethe Kristiansen, der er lægesekretær i Ambulatoriet for Angst og Tvangssygdomme.
Samtidig har lægesekretærerne også haft ekstra fokus på patienternes afbud: for hver eneste patient bliver der nu lavet en oversigt over patientens tider, og ved flere afbud sendes en OBS-besked til behandleren, som følger ekstra op, hvis det vurderes at være nødvendigt.
Det ledelsesmæssige fokus er blevet hjulpet på vej med tjeklister, ved at have arbejdet med udeblivelser som et fast punkt på personalemøder og ved at have et løbende fokus på data, som er blevet leveret hver 3. måned for på den måde at kunne følge effekten af forbedringsarbejdet.
- Da vi gik i gang, var der flere i personalegruppen, som var lidt skeptiske omkring hvad vi egentlig kunne bruge alle de grafer og tal til, men undervejs er det blevet tydeligt, at man virkelig kan lære meget ved at følge data over tid og arbejde kontinuerligt med det, fortæller Maria Nielsen.
- Undervejs har Corona også hjulpet os lidt. Pludselig blev det nødvendigt at have samtaler med vores patienter via telefonen i stedet for at det var et krav, at patienten altid mødte op. Og for nogle af vores patienter viste det sig at gøre en forskel, at de ikke skal bevæge sig hjemmefra for at modtage behandling, fortsætter hun.
Den fleksibilitet, som patienterne er blevet mødt med i tiden med Corona, har derfor i også bidraget til at nedbringe både udeblivelser og aflysninger, fordi et potentielt afbud for eksempel er blevet vekslet til en telefonkonsultation.
Telefonkonsultationer gør det ikke alene
Maria Holmgaard Secher er psykolog i Ambulatoriet for Angst og Tvangssygdomme, og ifølge hende er det godt, at man nu har mulighed for at tage en behandlingssamtale via telefonen.
- Det er dog vigtigt at huske, at for mange af vores patienter, er det at komme ud ad døren, tage en bus eller køre ud til os i sin bil, at komme ind ad døren, og så videre også en stor del af behandlingen, men telefonkonsultationerne kan nogle gange være en hjælp, uddyber hun.
Det betyder også, at selvom de mange tiltag har virket, og at både antallet af udeblivelser og aflysninger er nedbragt, vil de aldrig kunne komme helt i bund.
- Med muligheden for også at kunne gennemføre en del af behandlingen via telefonen, kan vi tilbyde vores patienter en mere fleksibel behandling end tidligere, forklarer Ambulatorieleder Maria Nielsen.
På trods af det, vil de patientgrupper der er tilknyttet Ambulatoriet for Angst og Tvangssygdomme altid kunne have dage, hvor de har det så dårligt, at de hverken kan møde op eller gennemføre en telefonsamtale med deres behandler.
- På den måde sikrer vi, at flere patienter får den sammenhængende behandling, som de har brug for, afslutter Maria Nielsen.