En ny vej til lavere sygefravær

Task Force i sygefravær introducerer en ny måde at gå ind i arbejdet med at nedbringe sygefraværet på de regionale arbejdspladser. For selvom alle har arbejdet med at nedbringe sygefraværet i mange år, er det stadig højt mange steder i organisationen.

Det betyder, at der er mange arbejdspladser, som kunne have glæde af hjælp, men på trods af det er det få, som henvender sig. Det kan nemlig være svært at gå i gang med at arbejde med at nedbringe sygefraværet, der er mange følelser på spil og mange steder behandler man ikke sygefraværet systematisk.

Susanne Sørensen er afdelingschef i Rengørings- og Serviceafdelingen på Aalborg Universitetshospital, og hun fortæller, hvorfor de valgte at bede om hjælp til at arbejde med sygefraværet:

- Vi har arbejdet med den udfordring i rigtig lang tid uden at få ret meget ud af det. Vores sygefravær var stadig tårnhøjt. Derfor havde vi brug for at prøve noget nyt. Og det har virkelig været positivt at få friske øjne på opgaven, for man har det jo med at kunne stirre sig blind på de ting, man arbejder med til dagligt, forklarer hun.

Fokus på ledelse

Helle Winde er funktionsleder for HR og Ledelsesudvikling for Rengørings- og Servicefunktionen på Aalborg matriklerne af Aalborg Universitetshospital, og hun fortæller, at noget af det første, som kom under lup i samarbejdet med Taks Force i sygefravær, var ledelse:

- Normalt er det mig, som tager alle sygefraværssamtalerne i Rengørings- og Serviceafdelingen, men det har vi fundet ud af, er en dårlig ide. Det er faktisk meget bedre at flytte den opgave så langt ud i afdelingen som muligt. Det betyder, at det nu er vores teamledere, der tager sygefraværssamtalerne, fortæller hun.

Det betyder naturligvis, at de daglige teamledere har fået en ny opgave, men også at den opgave bliver løst bedre end tidligere, fordi teamlederne går imellem medarbejderne hver dag og derfor har en bedre fornemmelse af medarbejdernes trivsel og fravær.

Og teamlederne er ikke kede af at have overtaget sygefraværssamtalerne. Tværtimod:

- Det har givet mig et ledelsesrum, som jeg ikke tidligere har haft, fortæller Hai Hilstrøm, som er teamleder på syd-matriklen. – Det falder mig meget naturligt at have sygefraværssamtalerne, og en afledt effekt af at have dem er, at jeg er blevet meget mere opmærksom på at tage fat i et problem, så snart jeg støder på det, uddyber han.

Sygefraværspolitikken bidrager med systematik

I forbindelse med at sygefraværssamtalerne er flyttet fra funktionsleder og til teamledere, er der også blevet gjort en stor indsats for systematisere og forbedre samtalerne:

- Vi teamledere er blevet undervist i de regler og den systematik, som er defineret i sygefraværspolitikken, og det har været en kæmpe hjælp, fordi det sikrer, at alle bliver behandlet ens, fortæller Mette Winter, der er teamleder i Medicinerhuset.

- Det betyder, at de ”historier”, som ellers nemt kan florere i en stor medarbejdergruppe, om, at ”hun kan slippe afsted med at melde sig syg hele tiden, fordi …” de forsvinder, fordi vi netop behandler alle fuldstændig ens, og fordi alle kender systematikken og ved, hvad de kan forvente.

Samtidig er både tillidsmand og arbejdsmiljørepræsentanter blevet inddraget i sygefraværssamtalerne, og de har været på kursus i ”Den svære samtale ved sygefravær”. De er også blevet introduceret til sygefraværspolitikken, og de indgår i afdelingens Task Force gruppe sammen med ledelsen.

Disse ændringer har, sammen med opstartsmøder om projektet, medført, at alle medarbejdere ved, hvad de kan forvente, og hvorfor det bliver gjort, og er med til at sikre medejerskab i arbejdet med at nedbringe sygefraværet.

Et styrket TRIO-samarbejde

I det hele taget er der blevet lagt et rigtig stort arbejde i at styrke TRIO-samarbejdet (en TRIO består af tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter og leder). TRIO’erne holder faste, løbende møder, hvor udveksling af information er i højsædet, og det har styrket den indbyrdes tillid.

- Det er blevet meget nemmere for mig at gå til vores leder, når jeg oplever, at der er et problem, som vi skal have gjort noget ved. For nu ved jeg, at jeg bliver lyttet til, taget alvorligt og at der bliver handlet, fortæller Bolette Kistrup Gerth Kramme, der er arbejdsmiljørepræsentant i Højhuset på Syd matriklen af Aalborg Universitetshospital.

Det høje, indbyrdes informationsniveau og samarbejdet om det fælles mål: en god arbejdsplads, hvor man løfter opgaven sammen, betyder, at både tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter nu kan gå ud i afdelingen som ambassadører for sygefraværsarbejdet. Og det styrker ejerskabet til - og legitimiteten for - at arbejde med sygefraværet i Rengørings- og Serviceafdelingen.

- Nu kan vi gå ud og fortælle vores kolleger om, hvordan vi skal arbejde med sygefraværet, og vi kan både svare på deres spørgsmål, og stå på mål for beslutningerne, fordi vi er blevet inddraget, og fordi vi har fået den information fra ledelsen, som vi har behov for, fortæller Marianne Krumme Kristensen, der er tillidsrepræsentant i Rengørings- og Serviceafdelingen.

Arbejdet med at nedbringe sygefraværet er ikke slut

Det er endnu for tidligt at konkludere, at sygefraværet er faldet i Rengørings- og Serviceafdelingen, for de ændringer, som er blevet til i samarbejde med Task Force gruppen, har ikke haft lang nok tid at ”leve” i endnu.

Rengørings- og Serviceafdelingen har arbejdet med datahåndtering, TRIO-samarbejdet, måden de tænker sygefravær på de forskellige ledelsesniveauer, introduceret tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter i at håndtere vanskelige samtaler, forbedret information på teammøder og implementeret sygefraværspolitikken på hele rengøringsområdet.

Og det er dette kæmpe arbejde, som i sidste ende gerne skal skabe en varig ændring i Rengørings- og Serviceafdelingen.

En forsigtig sammenligning mellem det korte sygefravær i november 2018 og 2019 viser et fald på to dage pr. medarbejder, og det er rigtig flot. Samtidig er der dog sket store ændringer i Rengørings- og Serviceafdelingen, som ikke sådan lige er til at måle:

- Vi har arbejdet meget med kulturen og med, hvordan vi taler til hinanden som kolleger. Tidligere har der været en noget hård tone i afdelingen, og den er vi langsomt, men sikkert ved at slippe af med.
Hai Hilstrøm

- Vi er blevet bedre til at hjælpe hinanden indbyrdes. Hvis en kollega for eksempel har en dårlig hånd, kan hun måske bedre klare en opgave i køkkenet, end at skulle rundt med moppen, og så bytter vi – også på tværs af teams.
Bolette Kistrup Gerth Kramme

- De ideer, som vi allerede nu kan se, virker, har vi valgt at implementere andre steder i Rengøringen. For eksempel har vi styrket TRIO-samarbejdet på matriklen i Thisted.
Susanne Sørensen

- Vi er begyndt at huske at anerkende de ”langtidsfriske” kolleger. Det er dem, som i lang tid har trukket et tungt læs, og det er vigtigt, at de også får et klap på skulderen, og får at vide, at både kolleger og ledelse sætter pris på det, de gør for arbejdspladsen.
Marianne Krumme Kristensen

- Sygefraværspolitikken har virkelig vist sig at være et stærkt redskab at arbejde sammen om. Når vi følger den, er vi sikre på, at alle bliver behandlet ens, og at vi får taget hånd om de medarbejdere som har brug for hjælp for at kunne vende tilbage på jobbet efter en sygemelding.
Mette Winter

- Rengørings- og Serviceafdelingen er nu bedre rustet til at skulle rykke teltpælene op og flytte ud på Nyt Aalborg Universitetshospital, fordi vi har fået et bedre samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, og det er helt sikkert noget, som vil komme os til gode fremover.
Helle Winde

På den anden side af samarbejdet med Task Force står også en afdeling med en fælles mission:

- Vi skal huske at holde fast i de ændringer, som vi har lavet, og vi skal fortsætte med at arbejde sammen som vi har gjort i projektet, lyder det enstemmigt fra både Marianne Krumme Kristensen og Susanne Sørensen.