Forbedret arbejdstilrettelæggelse

En stor udfordring blev løst

Serviceafdelingen i Hjørring havde igennem længere tid arbejdet med at få bugt med en stor mængde afspadseringstimer, men problemet havde vist sig at være svært at løse.

Derfor besluttede souschef Morten Kristein Andersen og serviceleder Henrik David, at de ville indmelde et bølgeprojekt for at få hjælp udefra til at løse problemet.

- Inden vi gik i gang med projektet, havde vi prøvet alt muligt, fortæller Morten Kristein Andersen. - Men lige meget hvad vi gjorde, så rykkede det ikke rigtigt ved de mange afspadseringstimer, som vi havde i Serviceafdelingen. Rent faktisk kunne vi se, at tallet bare voksede, selvom vi hele tiden havde fokus på det, forklarer han.

- Det har fungeret rigtig godt at få hjælp "udefra" til vores projekt (Regionens to kontorer HR Forretningsprocesser og Forbedring har bidraget til processen, red.). Både fordi friske øjne kan få øje på andre ting end det, vi selv ser, og fordi vi er blevet udfordret på vores normale måde at gøre tingene på, uddyber Henrik David. 

Det er nu godt og vel ¾ år siden, at Serviceafdelingen afsluttede deres bølgeprojekt, og resultaterne er til at tage og føle på: 

Projektstart: Ultimo '16. I foråret '17 blev der indgået nye arbejdstidsaftaler, sat fokus på effektivisering og indført en række styringsværktøjer. Effekten indtræffer i sidste halvår af '17 og fortsætter ind i '18: samtidig er det vigtigt at understrege, at der er ikke tale om en tilfældig variation.

Data skaber overblik

Noget af det første som projektgruppen gik i gang med var, at danne sig et grundigt overblik over arbejdsbelastningen:

- Vi kiggede på data et helt år tilbage i tiden for at danne os et overblik. Først fik vi et overordnet billede af vores opgaver og vores tidsforbrug, og derefter gik vi ned og kiggede på de enkelte uger, dage og til sidst time for time, forklarer Henrik David.

- Der var rigtig meget data, som vi skulle igennem, og det var virkelig godt at få hjælp til den opgave, fordi vi jo samtidig også skulle have den daglige drift til at fungere, uddyber han.

Processen gav et rigtig godt billede af arbejdsbelastningen i portøropgaverne: hvornår på dagen er der flest opgaver, hvilke typer opgaver skal løses hvornår, osv. Og det billede skulle bruges til at planlægge arbejdstidsfordelingen i portørgruppen.

HR og TR er vigtige medspillere

Allerede fra dag ét i projektet blev Helle Jørgensen, der er HR-Forretningskonsulent i HR Forretningsprocesser inddraget, fordi forbedringsprojektets omdrejningspunkt var arbejdstidstilrettelæggelse.

Hun har blandt andet bidraget med overblik og data, og da det i projektperioden blev klart, at der skulle laves mere formelle aftaler i forhold til arbejdstidsregler, hjalp Helle Jørgensen med at lave en aftale i samarbejde med både medarbejdere, serviceledelse og FOA.

Christian Hartmann Daarbak er portør og tillidsmand på Regionshospitalet i Hjørring, og han var ligeledes en del af projektgruppen igennem hele forløbet.

- I den proces, hvor vi skulle lave en ny aftale, var vores tillidsrepræsentant Christian fuldstændig uundværlig. Han har gjort en kæmpe indsats, og har en stor del af æren for, at alt er foregået i gensidig tillid og med stor samarbejdsvilje, fortæller Morten Kristein Andersen.

Fokus på vagtplanlægning

På mange måder har det været en hård proces at komme igennem i Serviceafdelingen. Ikke alene blev der indgået en ny arbejdstidsaftale, men samtidig blev den vagtplanlægning, som medarbejderne var vant til, også lavet om. Det betyder at man nu kun kender sine vagter to måneder frem i tiden, sammenlignet med før, hvor man kendte sin vagtplan for et år ad gangen.

- En af vores portører havde igennem mange år stået for vagtplanlægningen ved siden af hans arbejde som portør, forklarer Henrik David. – Men udviklingen på hospitalet er løbet fra den måde at organisere tingene på. Vi har så travlt nu, at der ikke er tid til ekstra opgaver ved siden af driften, og samtidig er opgaven blevet så kompleks, at det er blevet nødvendigt at have en fuldtids vagtplanlægger, fortsætter han.

Fordelen ved at have en fuldtids vagtplanlægger på opgaven er, at planlægningshorisonten bliver meget lang. Ferier og afspadsering kan planlægges langt frem i tiden, og der er fokus på at få den samlede drift til at hænge sammen.

- Samtidig har vores vagtplanlægger nu 100% styr på arbejdstidsaftalerne og han har også et godt og tæt samarbejde med Regionens lønkonsulenter. Og så har han et særligt fokus på at nedbringe afspadseringspuklen, og det er han nået meget lang med, uddyber Morten.

Den nye måde at gøre tingene på betyder, at Serviceafdelingens ressourcer bliver brugt mere effektivt, og samtidig gør ledelsen meget for at imødekomme den enkelte medarbejders ønsker til arbejdstid og behov for at holde fri.

Et stort behov for kommunikation

Under hele projektet har både ledelsen i Serviceafdelingen og afdelingens tillidsmand gjort rigtig meget ud af at kommunikere med medarbejderne om projektet.

- Jeg har brugt meget tid på at tale om, hvad det er vi vil med projektet og hvorfor vi gør det, fortæller Christian Hartmann Daarbak, der er tillidsmand for portørerne. - Men det har været svært, der har været meget information at give videre, og samtidig har det været vigtig for os at høre personalets ønsker og behov, forklarer han.

Både emnets kompleksitet og det faktum, at Serviceafdelingen er i gang 24-7 har gjort kommunikationen svær. Fordi det ikke har været en mulighed at indkalde alle medarbejdere på en gang til informationsmøde, er der i stedet blevet holdt flere mindre møder, der er blevet sendt personlige e-mails til medarbejderne, og der er blevet informeret på tavler rundt omkring i afdelingen.

Status på de nye tiltag

Ændringerne er stadig ved at "lande" i Serviceafdelingen. Generelt er der tilfredshed med den nye måde at gøre tingene på, selvom medarbejdergruppen på nogle punkter føler, at de er gået fra meget frihed til lidt mere "top down".

- "Top down" skal forstås på den måde, at vi nu kan finde på af pålægge vores medarbejdere en afspadseringsdag, hvis de har mere en 72 timers overarbejde, og det passer ind i arbejdstidstilrettelæggelsen, forklarer Morten Kristein Andersen. – Vi gør selvfølgelig rigtig meget for at placere afspadseringsdagene sådan som medarbejderne ønsker det, men hvis de ikke selv melder ind med ønsker om at holde fri, så beslutter vi det for dem, uddyber han.

Rent faktisk har portørerne en gammel lokalaftale hvori det er defineret, at medarbejderne kan have op til 74 timer stående. Den enkelte medarbejder kan selv disponere over de "første" 37 timer, og herefter skal de resterende 37 timer afvikles over en given periode.

- Det er netop arbejdstidsaftalerne – kombineret med bedre arbejdstidstilrettelæggelse -, som har gjort, at vi er kommet så langt i vores bestræbelser på at få nedbragt alle de afspadseringstimer i afdelingen, afslutter Henrik David.