Digital samskabelse: Ledelse, læring og fælles retning

Igennem det seneste lille års tid har Kirsten Damkjær, der er lægefaglig ansvarlig for regionsklinikkerne, og Trine Duedal Nielsen, der er udviklingssygeplejerske for selvsamme klinikker deltaget i Det Nationale Ledelsesprogram på Sundhedsområdet. Når man gør det, deltager man med et udviklingsprojekt, som man løbende arbejder på, samtidig med at man blandt andet bliver klædt på til bedre at lede forbedringsarbejde og til at kvalificere og optimere patientforløb. 

Omdrejningspunktet for Kirsten og Trines deltagelse var, at de gerne ville styrke digitaliseringen i regionsklinikkerne. Resultatet af det fokus blev et udviklingsprojekt med fokus på digital samskabelse.  

- Vi blev ret tidligt i forløbet klar over, at digital forandring kræver mere end tekniske løsninger. Det handler faktisk i meget høj grad om kultur, relationer og retning, fortæller Kirsten Damkjær. 

På uddannelsen har de med afsæt i teorier om forandringsledelse haft fokus på at skabe mening og sikre medarbejderinvolvering fra start. 

- Vi vidste selvfølgelig godt, at det er vigtigt at skabe ejerskab fra starten af i et nyt projekt, forklarer Trine Duedal Nielsen. - Men på uddannelsen har vi lært nogle forskellige greb som man kan bruge, når man gerne vil opbygge ejerskab iblandt medarbejderne, og det har været meget brugbart, fortsætter hun.  

For eksempel er det vigtigt at dvæle ved, hvorfor man ønsker at forandre noget og hvorfor det giver mening. Samtidig er det også meget vigtigt at sikre, at man har de rigtige aktører med i den snak helt fra starten, så man ikke kommer med en færdig plan som ingen forstår, eller som de måske er uenige i.  

- Vores mantra undervejs blev, det handler ikke om at rulle noget ud, det handler om at lukke nogle andre ind, smiler Kirsten Damkjær.  

Det mantra har været meget sigende om den proces Kirsten og Trine har været igennem sammen med i første omgang de daglige ledere og siden resten af medarbejderne på regionsklinikkerne.  

- Et godt eksempel på hvorfor det er vigtigt er med den fælles forståelse, fik vi, da en af de lokale medarbejdere i starten sagde, at hun fik “digitaliserings-PTSD”, hver gang vi begyndte at tale om digitalisering, griner Kirsten Damkjær. 

Heldigvis gik “symptomerne” over i takt med at Kirsten, Trine og de lokale ledere sammen fik forklaret, hvorfor det er vigtigt at arbejde med digitalisering, hvordan det kan ændre noget i hverdagen og ikke mindst, hvordan digitalisering kan gøre hverdagen nemmere.  

Struktur, konkrete ideer og metodiske afprøvninger  

- Vi startede med bare at have en overskrift der hed “øget digitalisering i regionsklinikkerne”, og det kan jo være rigtig mange ting. De daglige ledere har så hjulpet med at finde frem til de gode ideer, og det har helt sikkert taget en anden drejning end vi forventede i starten, forklarer Trine Duedal Nielsen.  

Undervejs i processen er Kirsten og Trine gået metodisk til værks og blandt andet brugt driverdiagrammer og PDSA-cirkler til at strukturere deres forbedringsarbejde og til at få etableret en iterativ læringsproces.  

For eksempel er ændringer i beskeder på regionsklinikkernes telefonsvarere blevet testet, og det samme gælder udvikling af hjemmesiden. 

- Med den fremgangsmåde er der undervejs i processen blevet skabt mange - også målbare - forandringer i regionsklinikkerne, forklarer Kirsten Damkjær. 

Fokus har været meget praksisnært: hvilke knapper kan man skrue på, uden at det kræver for meget af medarbejderne, men som har en stor effekt i praksis.  

Klinikkerne har selv defineret hvilke digitaliseringsinitiativer de ønsker at arbejde med. For eksempel har flere valgt at arbejde med at få flere patienter til at bruge appen “Min Læge” for at genbestille medicin eller booke tider af den vej.  

Resultatet af den ene indsats har været meget tydelig: der er kortere ventetid i telefonen og det betyder, at man har mere tid til at tale med de patienter, som rent faktisk har behov for en samtale.  

På den måde har projektet også direkte skabt værdi for patienterne, som nu kan få hurtigere adgang til den hjælp de søger.  

Redskaber overføres til nye initiativer 

Det Nationale Ledelsesprogram på Sundhedsområdet er nu et overstået kapitel for Kirsten og Trine, men de redskaber som de er blevet introduceret til og har brugt undervejs, er nu en naturlig del af deres værktøjskasse.  

- Vi i gang med at kigge på vores onboarding af nye medarbejdere, den forbindelse har vi lige haft en temadag om emnet. Her lød det mange gange “jamen vi kan jo bare lige teste det og lave en PDSA”. På den måde er det ret tydeligt for os, at det er blevet en del af vores fælles værktøjskasse, forklarer Trine Duedal Niealsen. 

- Ja, vi er lykkedes med at gøre til det noget fælles, og med at udvikle fælles sprog i vores udviklingsarbejde, og det betyder virkelig meget for samarbejdet og gruppedynamikken, afslutter Kirsten Damkjær.