Forvaltning

Brugergruppen har til opgave at følge det enkelte system tæt, herunder at fremsætte og motivere forslag til videreudvikling af systemet med udgangspunkt i brugernes behov. Brugergruppen skal repræsentere forretningen, altså den kliniske og sundheds IT-mæssige faglighed i systemforvaltningen af WebReq systemportefølje, som udover WebReq består af WebPatient, Mobillab, Blodprøver.dk og HPV Hjemmetest.

Brugergruppens opgaver er bl.a.: 

• Identificere og motivere videreudviklingsønsker samt bistå den systemansvarlig region med at dokumentere disse ønsker i en business case light.
• Bistå den systemansvarlige region i forbindelse med test af nye releases – fx ny funktionalitet m.m.
• Fungere som regionale kontaktpersoner i forhold til brugere i regionerne.

WebReq forretningsstyregruppe har det overordnede ansvar for, at systemforvaltningen af WebReq sker med udgangspunkt i, hvad der er mest hensigtsmæssigt i henhold til forretning og økonomi. Forretningsstyregruppen har beslutnings- og prioriteringskompetence.

Følgende opgaver varetages af forretningsstyregruppen:

• Sikre at brugergruppens forslag eller ønsker til videreudvikling af løsningen vurderes i en forretningsmæssig kontekst, hvor der også tages hensyn til den langsigtede udvikling af systemet inden for ansvarlig økonomisk ramme.
• Følge og styre på igangsatte videreudviklingsprojekter.
• Drøfte og beskrive de systemspecifikke problemstillinger inden for systemforvaltningen af WebReq, som SYS skal træffe endelig beslutning om.
• Godkende de årlige driftsbudgetter, og indstille driftsbudgettet til SYS.
• Godkende videreudviklingsønsker på baggrund af brugermæssigt, forretningsmæssigt, teknisk og økonomiske kriterier, og indstille videreudviklingsønsker til SYS. Forretningsstyregruppen skal prioritere blandt udviklingsønskerne, der indstilles til SYS.
• Følge op på SLA-aftalen og godkende drifts-og servicemål.
• Have god kontakt i egen region til it-afdelingen og den del af forretningen, der anvender systemet.
• Sikre mandater med den relevante ledelse i egen region.

De regionale forvaltere skal sikre den tværgående koordinering af anvendelsen af WebReq porteføljen, samt sikre regionernes interesser på tværs af specialer. Alt dette som led i forankringen af WebReq porteføljen i et fællesregionalt set-up. De regionale forvaltere skal agere som bindeled mellem specialer, de faglige repræsentanter, brugerne og den fællesregionale systemadministrator (FSA).

Den enkelte region skal bl.a. løfte følgende opgaver:

• Være single point of contact i egen region for brugere af WebReq porteføljen og bindeled til den fællesregionale systemadministrator.
• Sikre forvaltningen af systemporteføljen er forankret i egen region, herunder beskrevne processer og arbejdsgange for diverse procedurer og tilgængeligheden af disse.
• Sikre undervisning af regionens brugere, sådan at de har tilstrækkelig viden om systemet til at sikre optimal anvendelse.
• Applikationssupport – dvs. support i hvordan det pågældende system skal anvendes.
• Administration af brugeradgange, herunder superbrugere som kan vejlede og supervisere regionens brugere.
• Identificere ændrings- og videreudviklingsønsker i egen organisation og formidle disse til FSA/brugergruppen.
• Sikre og facilitere ERFA-udveksling i egen organisation.