Jordforureningsgruppen arbejder med en række fagområder m.v., hvor det i det daglige arbejde har vist sig praktisk, at der oprettes aktivitetsteams for de forskellige områder. Aktivitetsteams medvirker til, at Jordforureningsgruppens arbejdsområder synliggøres, at der findes beskrivelser på arbejdet, der skal udføres, at der sikres god ressourcestyring, og at det er synligt, hvem der arbejder med hvilke områder. Derudover understøtter det arbejdet med udarbejdelsen af den årlige aktivitetsplan.
Et aktivitetsteam har ansvaret for at opbygge og ajourføre den faglige viden inden for området samt at udarbejde aktivitetsbeskrivelser og opfølgningsrapporter. Aktivitetsteamet skal planlægge og udføre de opgaver, teamet har ansvar for.
3.1 Principper for aktivitetsteams
Oprettelse af aktivitetsteams kan ske ud fra forskellige kriterier:
- Et arbejdsområde kan i en kortere eller længere periode have en væsentlig interesse. Dette kan være i forbindelse med ny lovgivning, stor sagsmængde eller et specielt problem, der skal afklares inden for et område m.v.
- Et arbejdsområde tager mange ressourcer, fx mandskab eller økonomi. Området skal derfor synliggøres af hensyn til styringen.
- Der kan der være behov for aktivitetsteams for synliggørelse af vidensopbygningen.
- Der kan være behov for et team i forbindelse med oplæringen af nye medarbejdere.
- Et arbejdsområde kan have øget politisk interesse og skal derfor synliggøres og styres.
- Fagspecialistområder: På det enkelte fagområde kan der oprettes aktivitetsteams for at synliggøre, hvem der har ansvaret for at ajourføre Jordforureningsgruppens viden på området, og gruppens medlemmer ved, hvor de kan få hjælp, og hvor de kan aflevere evt. ny information på området.
- Det er også muligt at oprette et aktivitetsteam på alle de opgaver, vi arbejder med. Det er med til at synliggøre, hvem der arbejder med hvilke opgaver.
Aktivitetsteams oprettes og nedlægges løbende efter behov. Nedsættelse af nye aktivitetsteams sker efter ønske fra kontorchefen eller fra medarbejderne og efterfølgende godkendelse af kontorchefen.
For hvert hoved-aktivitetsteam udpeges en tovholder, som koordinerer aktiviteterne. Det er kontorchefen, der udpeger tovholderne. Beskrivelse af tovholderfunktionen læses i 04-05-02.
Andre end de personer, der er nævnt i skemaet 04-05-01, kan i kortere eller længere tidsperioder tilknyttes et aktivitetsteam, uden at de dermed er faste medlemmer af teamet.
Det enkelte team kan oprette underteams (arbejdsgrupper), som løser en afgrænset opgave inden for hoved-teamets område.
3.2 Aktivitetsbeskrivelser og aktivitetsplan
Hvert år i sidste kvartal indleder Jordforureningsgruppen arbejdet med aktivitetsplanlægningen for det kommende år - herunder forslag og drøftelse af, hvilke aktiviteter der skal indgå i næste års aktivitetsplan. Forud for aktivitetsplanlægningen udarbejder de forskellige aktivitetsteams herefter et forslag til teamets forventede opgaver og forventede ressourceforbrug.
For alle aktiviteter af en vis størrelse (tid og ressourcer) og aktiviteter med behov for en tids- eller ressourcestyring, fx hvor der indgår et større antal medarbejdere, faste terminer mv., kan teamet udarbejde en plan over tidsforbrug, opgavefordeling m.v., som er en del af grundlaget for den årlige aktivitetsplan. Aktivitetsplanen er først endelig, når planens indhold og ressourceforbrug er afstemt af kontorchefen i samarbejde med de pågældende tovholdere og resultatet heraf er kommenteret af Jordforureningsgruppen og kontorchefen.
De enkelte aktivitetsteams følger løbende op på forløbet af aktiviteterne. Afvigelser fra tidsplanen eller ressourceforbruget rapporteres løbende af tovholder til teamet, kontorchefen og Jordforureningsgruppen afhængig af aktivitetens og afvigelsens karakter.
Der er ikke krav om faste periodevise evalueringer af aktiviteterne ud over i forbindelse med udarbejdelsen af den nye aktivitetsplan. Evalueringer i perioden sker efter behov.