Indkøbspolitik

Fold alle ud Fold alle sammen

• Indledning

  I Region Nordjylland arbejder vi strategisk med indkøb baseret på et overordnet mål om at skabe mest mulig værdi for patienter, borgere og personale. Denne indkøbspolitik er gældende for Region Nordjyllands hospitaler/sygehuse, administrationsenheder og øvrige institutioner.

  Region Nordjylland arbejder med værdibaseret, klimafokuseret og effektivt indkøb. Indkøbsstrategier for hver enkelt produktkategori, skal være med til at sikre, at indkøb bidrager til mest mulig kvalitet for pengene, og understøtter regionens kerneopgaver.

  I Region Nordjylland tilstræber vi at udvikle vores indkøbsorganisation i en professionel og effektiv retning. Det er med til at sikre, kvalitet, klimavenlig retning, innovation og værdiskabelse i vores indkøb.

  Udbud og effektiviseringer af indkøb er med til at skabe besparelser og økonomisk råderum til udvikling af regionens kerneydelser.

  Pandemihåndteringen har vist os vigtigheden af et fokuseret greb om forsyningsområdet. Varerne skal være af den rigtige kvalitet og til den rigtige pris, og varerne skal findes på rette sted, til rette tid. Det er en underliggende forudsætning for, at personalet i sundhedsvæsenet kan udføre deres arbejde.

  
  

• Indkøbsorganisationen

  Region Nordjyllands udbudspligt

  Alle indkøb skal ske i henhold til gældende national udbudslov og EU-lovgivning samt offentligretlige principper. Denne lovgivning fastslår groft sagt, at offentlige ordregivere som Region Nordjylland kun må foretage indkøb under iagttagelse af pligten til at gennemføre udbud/Konkurrenceud-sættelse, hvis indkøbenes værdi overskrider fastsatte tærskelværdier.

  Region Nordjylland arbejder for at skabe de bedste betingelser for konkurrence-udsættelse på relevante områder. Alle regionens organisatoriske enheder er forpligtet til at benytte regionens aftaler og regionens elektroniske indkøbssystem – hvorved det sikres, at indkøb sker i overensstemmelse med udbudslovgivningen.

  At alle benytter aftalerne, er også afgørende for, at regionen kan indhente potentielle besparelser.

  Samtidig er det med til at sikre, at alle indkøb lever op til regionens minimumskrav ift. kvalitet, sociale og etiske forhold, miljø, arbejdsmiljø, hygiejne m.v

  I Region Nordjylland stræber vi efter at indkøbe på bedste vis. Derfor arbejder Region Nordjylland for at sikre, at regionen imødekommer et øget behov for effektivitet, leveringssikkerhed samt kontinuitet og høj kvalitet. De danske regioner – herunder også Region Nordjylland – står overfor en række udfordringer i fremtiden. Demografien ændres med en større population af ældre borgere samt muligheden for fremtidige epidemier. For at imødekomme både forudsete og uforudsete udfordringer er det vigtigt, at Region Nordjylland fortsætter med at styrke indkøbsorganisationens hurtige reaktionsevne.

  Indkøbsorganisationen vil have fokus på at harmonisere processerne før og efter kontraktindgåelse på specielt forbrugsvarer.

  Indkøb rummer mange varierende opgaver, hvilket betyder, at der skal udvises en stor grad af agilitet. For at sikre det gode indkøb i fremtiden, vil Region Nordjylland derfor arbejde på kontinuerligt at være fleksibel, så markeds- og forbrugstrends løbende kan tilgodeses i indkøbsorganisationens virke.

  For, på en professionel og effektiv måde, at kunne imødekomme og håndtere de mange forskelligartede krav som stilles til Region Nordjyllands arbejde med indkøb, har regionens indkøbsorganisation, sammen med de øvrige danske regioner, implementeret anvendelse af category management som styringsværktøj.

  Gennem category management rammesættes indkøbsstrategierne på en konkret og brugbar måde. Der arbejdes i den sammenhæng med indkøbs- og forbrugsanalyser, dybdegående produkt- og markedskendskab, proaktivitet og kontraktstyring, alt sammen med et mål om at sikre den højeste kvalitet til den mest favorable omkostning – målet er at regionen gennem category management opnår en styrket indkøbsorganisering med øget fokus på brugeradfærd og indkøb, som understøtter yderligere effektivisering af indkøbsområdet.

  Category management

  Med udgangspunkt i en fællesregional kategoriinddeling vil Region Nordjylland arbejde med kategoriopdelt indkøb hvor den enkelte indkøbsansvarlige medarbejder tildeles et kategoriområde, og der skabes en struktureret tilgang til udbud og indkøb, som bygger på faste fælles værktøjer.

  Hensigten er at skabe en brugernær central indkøbsorganisation, hvor regionens rekvirenter nemt og hurtigt kan få produkt- og markedsfaglig sparring. Således skal fx de kliniske afdelinger gerne opleve større sammenhæng, da hele kategorier nu varetages af samme kategoriansvarlige medarbejdere. Det samme gør sig gældende for eksterne aktører som, på baggrund af kategoriindelingen, forventes at komme til at opleve en mere enkel indgang til regionen.

  At de indkøbsansvarlige medarbejdere får tildelt konkrete produktkategorier øger den enkeltes specialisering og viden, hvilket forventes at bidrage til en mere langsigtet og strategisk tilgang til udbud og indkøb, samt sikrer større markedsfokus og forbedrede leverandørsamarbejder.

  Region Nordjylland har forpligtet sig til at opstarte minimum én fællesregional kategoristrategi om året. I 2021 var Region Nordjylland tovholder for den første fællesregionale kategoristrategi indenfor området ”Sårplejeprodukter og Forbindsstoffer”.

• Samarbejde til gavn for patienter, borgere og personale

  Fællesregionale samarbejder

  Med afsæt i regionernes fælles strategi for indkøb ”Vi handler for patienterne” indkøbsstrategi (e-pages.dk) vil regionerne sammen arbejde for en fortsat professionalisering af indkøbsområdet, hvor der vil være fokus på bl.a. værdiskabende indkøb, grønne indkøb, forsyningssikkerhed og effektiviseringer. I arbejdet med den fælles indkøbsstrategi indgår også overvejelser om, hvilke indkøbsområder det er fordelagtigt for regionerne at varetage fællesregionalt.

  Der er et solidt samarbejde mellem de fem danske regioner og Amgros, hvilket fortsat skal forbedres igennem deltagelse i fællesudbud såvel som bidrag til tværregionale indkøbsstrategier for forskellige produktkategorier.

  Regionerne lærer sammen med hinanden og af hinanden, de udnytter hinandens talenter og kompetencer, og de er på den måde med til sammen at styrke regionernes indkøbsperfomance.

  Tværsektorielle samarbejder

  Region Nordjylland har et tæt samarbejde med de nordjyske kommuner. Formålet med dette tætte tværoffentlige samarbejde er bl.a. at skabe større sammenhæng og ensartethed i behandlingsforløbet, når en borger flyttes mellem region og kommune. Et tæt samarbejde mellem region og kommuner, med en øget sammenhæng og ensartethed, er med til at fremme et nært sundhedsvæsen. Derfor skal samarbejdet vedligeholdes og styrkes.

  Tværsektorielt samarbejde

  Region Nordjylland er sammen med de nordjyske kommuner gået forrest med gennemførelsen af det første tværsektorielle udbud.

  Udbuddet omhandler sårplejeprodukter og forbindsstoffer.

  Resultatet heraf er at regionen og kommunerne anvender samme sortiment indenfor sårpleje og dermed sikres kontinuitet i behandlingen.

  Senest har Region Nordjylland, og de nordjyske kommuner, sået frøene til et fremtidigt samarbejde omkring engangsartikler indenfor urologi området.

  Samarbejde på tværs af klinikken og leverandørerne

  Indkøbsorganisationen i Region Nordjylland arbejder altid med at forbedre, konkretisere og optimere behovsafdækning sammen med det kliniske personale forud for indkøb / udbud. Dette for kontinuerligt at sikre, at det korrekte sortiment altid er tilgængeligt og dermed bidrage til kvalitet, udvikling og innovation. Sammen med sundhedspersonalet afdækker og klarlægger indkøbsorganisationen kravene til ydelsens eller produktets funktion, kvalitet og mængde. Indkøbsorganisationen er facilitator i kommunikationen og samarbejdet mellem personale og leverandør, med en ambition om at sikre bevidsthed om markeds- og produkttendenser samt udvikling. Samtidig bygger det tætte samarbejde med leverandørerne på en vision om, at åben dialog og vidensdeling ruster markedet til bedre at kunne imødekomme nuværende og fremtidige behov.

• Effektivisering, innovation & værdiskabelse

  Region Nordjylland søger altid at indkøbe på den mest effektive og værdiskabende måde. Indkøbsbesparelser er med til at skabe råderum og sikre mest mulig sundhed for pengene. Samtidig er det vigtigt, at regionen har fokus på innovation og udvikling, således at det sikres, at vi har et sundhedsvæsen som løbende udvikler sig, både i forhold til arbejdsgange, men også indenfor anvendelsen af teknikker og løsninger, således at sundhedsvæsenet er rustet til at håndtere fremtidige udfordringer.

  Implementeringen af det dybdegående arbejde med category management er med til at fremme indkøbsorganisationens og personalets indsigt i og arbejde med innovation og udvikling. Gennem category management opnås en konkret og bred produkt- og markedsindsigt, og målet er, at denne indsigt danner rammer, konstruktive dialoger og samarbejder omkring udvikling af nye, relevante, innovative produkter og løsninger til gavn for patienter, borgere og personale.

  Innovation og værdiskabelse

  Region Nordjylland vil arbejde på at indkøbe og forbruge smartere, således at vi ved hvert indkøb gennemtænker og nytænker hvilke løsninger, som skaber mest mulig værdi og kvalitet for patienter, borgere og personale. Denne vision arbejdes der også ud fra i Forum for Værdibaserede Indkøb på Sundhedsområdet (FOVIS), hvor Region Nordjylland pt. besidder formandsposten. Sammen med de øvrige regioner forpligter Region Nordjylland sig til, i regi af FOVIS, at igangsætte pilotprojekter, hvor der konkret arbejdes for øget innovation og værdiskabelse. Anført af FOVIS handler innovative projekter og værdiskabende indkøb om, hvordan produkter i langt højere grad kan bidrage til øget kvalitet for patienterne, og mere sundhed for pengene . Erfaringerne fra projekterne deles mellem regionerne, således at der skabes mulighed for at skalere nye løsninger.

  Forsyningssikkerhed

  Med erfaringerne fra pandemihåndteringen i 2020-21 er forsyningssikkerhed et fokuspunkt, som fremadrettet i højere grad vil blive inddraget i overvejelserne omkring udbud og indkøb. Region Nordjylland vil arbejde med optimering af lokale og decentrale lagerbeholdninger sammenholdt med regionens centrallager.

  Yderligere vil Region Nordjylland arbejde med regionens kundeattraktivitet. Region Nordjylland ønsker at være en prioriteret og værdsat kunde hos vores leverandører. Derfor vil der være fokus på, hvordan regionen i nuværende og kommende relationer kan styrke samarbejdet og skabe fælles værdi. Indfasningen af category management skal ligeledes bidrage til øget markedskendskab og samarbejde med leverandørfeltet, hvilket forventes at øge regionens attraktivitet.

  Aftaleanvendelse

  Det er effektivt, at alle regionens enheder anvender de indkøbsaftaler, der er indgået om køb af varer og tjenesteydelser. Aftalerne sikrer og garanterer en række forhold, herunder at kvalitet og sortiment lever op til den standard, der er sat af den faglige brugergruppe.

  Via fokus på kontraktstyring vil indkøbsorganisationen sikre fortsat høj compliance og sikker drift i vores kontrakters løbetid. Dermed bliver regionen en troværdig og attraktiv partner for vores leverandører.

• Klima og Bæredygtighed

  Region Nordjylland ønsker gennem bæredygtige indkøb at være med til at bidrage positivt til en bæredygtig udvikling. Regionen ønsker at påvirke markedet, således at der skabes grobund for udvikling af nye og mere bæredygtige varer og ydelser.

  I vores udbud og indkøb vil Region Nordjylland bestræbe sig på at tage hensyn til økonomi, klima, miljø, cirkularitet, sociale og etiske forhold, arbejdsmiljø samt patientsikkerhed. Regionen vil overveje, hvordan regionens behov bedst kan dækkes, og tage størst muligt hensyn til bæredygtighed, uden at gå på kompromis med andre parametre så som kvalitet, forsyningssikkerhed og økonomi.

  Klima og miljø i udbud

  Når der stilles klima- og miljøkrav, skal krav, så vidt muligt, stilles, så de omfatter produktet i hele dets livscyklus. Det vil sige fra produktion til afskaffelse.

  Region Nordjylland arbejder som helhed for grøn omstilling og bæredygtighed på regionens hospitaler/sygehuse, institutioner og administration. Enhver vare eller ydelse, som regionen indkøber og forbruger, har givet anledning til en CO2-udledning et eller flere steder i verden, både via produktion og transport, hvorfor et holistisk vareperspektiv er nødvendigt. Indkøbspolitikken er derfor både et indsatsområde og et redskab til at opnå CO2-reduktionsmålet.

  Reducering af CO2-udledningen kræver ændrede handlinger og rutiner, et ændret ressourceforbrug, en reducering af materialestrømme, samt øget arbejde med klimafokuserede krav ved indkøb af varer og ydelser.

  I den forbindelse vil Region Nordjylland, hvor det er muligt, arbejde med følgende tiltag:

  • Identifikation af mulige CO2-besparelser.
  • At vurdere hvorvidt nyindkøb er nødvendigt.
  • Fokus på reduktion af forbrug samt ændring i forbrugsadfærd.
  • At stille krav til produkternes levetid.
  • At stille krav til, at produkter og emballage er produceret ud af genanvendt materiale.
  • At stille krav til, at produkter og emballage efter endt anvendelse kan adskilles således at der skabes mulighed for, at fraktioner kan genanvendes, samt til mængden af emballage.
  • At stille krav til emballage i overensstemmelse med de fælles nordiske kriterier for emballager (regioner.dk)
  • At stille krav om miljømærker.
  • Løbende evaluere på brug af og behov for henholdsvis engangs- og flergangsartikler.

  Klimafokuserede samarbejder

  Leverandørerne og producenterne spiller en vigtig rolle i regionens arbejde med det klimafokuserede indkøb, hvorfor Region Nordjylland vil fremme tæt dialog, sparring og vidensdeling gennem indgåelse af tætte samarbejder med aktører i markedet. Regionen ønsker at bidrage til større samarbejde omkring klimavenlig produktions- og produktudvikling, samt til stimulering af arbejdet med klimavenlige tiltag og innovation på leverandør- og producentsiden. Formålet med de tætte samarbejder er at modne konkrete brancheområder til en højere grad af klimafokuseret indkøb. Dette vil endvidere udbygge regionens muligheder for, i endnu højere grad, at arbejde med grønne krav i forbindelse med indkøb.

  Klimafokuserede samarbejder

  Region Nordjylland ønsker klimafokuserede samarbejder og partnerskaber, som kan være med til at sikre klimavenlige indkøb og fremme den grønne omstilling. Fokus vil blandt andet være på:

  1. Udnyttelse af genanvendeligt materiale
  2. Reducering af plast
  3. Emballage og spild
  4. Reducering af forbrug, begrænsning af sortiment samt reducering af materialestrømme
  5. CO2 målinger

  Omstillingen til en højere grad af grøn og bæredygtig drift i regionen, samt en reduceret CO2-udledning, kræver tæt internt samarbejde og mange forskellige typer indsatser. I indkøbsorganisationen arbejder vi tæt sammen med regionens fagpersoner med indsigt i klima og bæredygtighed, for sammen at sikre, at der altid bliver taget hensyn til lokale klimahandlingsplaner og -indsatser, når der foretages indkøb, samt at visionen for og målene med regionens overordnede klimahandlingsplan bliver imødekommet.

  Et tæt internt samarbejde, og en stærk lokal involvering og forankring er afgørende for, at regionens klimamål og mål for CO2-reduktion opnås.

  FN’s Verdensmål

  FN’s 17 Verdensmål for bæredygtig udvikling sætter mål for, hvordan verden kan opnå miljømæssig, økonomisk og social bæredygtighed. FN’s Verdensmål er centrale fokuspunkter integreret i Region Nordjyllands Regionale Udviklingsstrategi 2020-2023, hvorfor der naturligt også vil være fokus på Verdensmålene og visionen bag, i arbejdet med regionens indkøb.

  Region Nordjylland har, sammen med de øvrige danske regioner, som en del af Regionernes Indkøbsstrategi 2020 – 2025, forpligtet sig til, at understøtte FN’s Verdensmål om en mere bæredygtig offentlig indkøbspraksis. Regionerne har sammen vedtaget som indsatsområde; ”at arbejde for at fremme en bæredygtig indkøbspraksis i forhold til FN’s Verdensmål og definere konkrete verdensmålsinitiativer med relation til udbud og indkøb og løbende følge op på dem” .

  

  Social ansvarlighed

  Det er vigtigt at sikre, at social ansvarlighed indgår som et element i den relation Region Nordjylland har med leverandørerne. Der er fokus på sociale og arbejdsmæssige forhold hos leverandører og intern håndtering af leverandørkontakter.

  Region Nordjylland anvender arbejdsklausuler i vores kontrakter, hvor det vurderes relevant og inden for lovgivningens rammer.

  Region Nordjylland stiller tillige krav om leverandørernes anvendelse af personer under oplæring – i overensstemmelse med gældende regler.

  På denne måde tager Region Nordjylland et samfundsansvar og sikrer rimelige løn- og arbejdsvilkår samt understøtter tilvejebringelsen af praktikpladser.

  Regionen stiller krav om overholdelse af internationale regler og love, herunder konventioner vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, tvangsarbejde, børnearbejde, antikorruption osv.

  Dette understøtter FN’s verdensmål 8 ”Anstændige jobs og økonomisk vækst”, herunder specielt delmål 8.8 omkring beskyttelse af arbejdstagerrettigheder.

  Region Nordjylland tilstræber i videst muligt omfang at etablere kædeansvar for sociale forpligtelser, således at også leverandørers underleverandører skal leve op til de sociale forpligtelser. Det er derfor væsentligt, at der i udbuddene også stilles krav til leverandøren om sikring af den samme standard, kontrol og opfølgning i forhold til leverandørens underleverandører.

  Sociale krav kan opdeles i

  1. arbejdsklausuler
  2. krav til at anvende personer under oplæring.

  Arbejdsklausuler

  Arbejdsklausuler har til formål at sikre medarbejderne løn mv. svarende til gældende overenskomstniveau i Danmark. Arbejdsklausuler skal som udgangspunkt anvendes ved alle Region Nordjyllands udbud af bygge- og anlægsopgaver og ved udbud af tjenesteydelser.

  Arbejdsklausuler anvendes ikke på vareindkøb, der som hovedregel retter sig mod såvel nationale som udenlandske virksomheder – og hvor vareproduktionen kan foregå i en udenlandsk virksomhed. I disse udbud er det ikke muligt at pålægge udenlandske virksomheder at leve op til danske overenskomstniveauer.

  På bygge- og anlægsområdet anvendes arbejdsklausuler uden undtagelse og skal gælde for alle hoved- og underentreprenører og rådgivere - særligt for så vidt angår entreprenørernes og rådgivernes arbejde på regionens byggeplads. Klausulen vil typisk ikke have virkning for entreprenørers materialeleverance, fordi denne del af entreprisen er varekøb.

  På tjenesteydelsesområdet – eksempelvis på det præhospitale område – anvendes arbejdsklausuler som altovervejende hovedregel på alle områder.

  Krav til at anvende personer under oplæring

  Gældende lovgivning fastsætter, at offentlige ordregivere skal stille krav om, at leverandøren skal benytte personer under oplæring (lærlinge, praktikanter e.l.) Lovregulerede krav om oplæringsklausuler gælder ved alle udbud af større bygge- og anlægsopgaver og ved specifikke tjenesteydelser af længere varighed.

  Kravet om anvendelse af personer under oplæring anvendes ikke på vareindkøb, der som hovedregel retter sig mod såvel nationale som udenlandske virksomheder – og hvor vareproduktionen kan foregå i en udenlandsk virksomhed. I disse udbud er det ikke muligt at pålægge udenlandske virksomheder måltal for brug af lærlinge eller praktikanter e.l. under uddannelse.

  På bygge- og anlægsområdet anvendes oplæringsklausuler som altovervejende hovedregel på længerevarende projekter over en vis værdi i forhold til hoved- og underentreprenører - særligt for så vidt angår entreprenørernes arbejde på regionens byggeplads.

  På tjenesteydelsesområdet – eksempelvis på det præhospitale område – kræver anvendelse af kravet typisk en nærmere analyse af, om der på det pågældende område er uddannelsessøgende, der har brug for lære- eller praktikpladser. Anvendelse af kravet skal således tage hensyn til opgavens art og omfang – og til behovet for at understøtte de uddannelsessøgende med krav om lære- eller praktikpladser.

  Arbejdsmiljø og patientsikkerhed

  Region Nordjyllands indkøbsorganisation samarbejder med regionens afdelinger for arbejdsmiljø, hygiejne og patientsikkerhed, om at stille krav til produkter. Dermed sikres at regionens kontrakter i størst muligt omfang understøtter arbejdet med patientsikkerhed, et sikkert arbejdsmiljø samt hygiejne.

  Region Nordjylland er til for borgene. Derfor kan man i forbindelse med indkøb ikke kompromittere patientsikkerhed og der skal tages udgangspunkt i borgerens behov.

  Medarbejderne er Region Nordjyllands vigtigste aktiv og kerneressource, hvilket kræver et godt arbejdsmiljø. Det betyder, at arbejdsmiljø skal tænkes ind og prioriteres i forbindelse med alle indkøb.

  Region Nordjylland vægter arbejdet med patientsikkerhed højt. Dette gælder, hvad enten der er tale om forebyggelse af sygehusinfektioner, utilsigtede hændelser eller andre initiativer, der forbedrer patientsikkerheden. En vigtig forudsætning for arbejdet med patientsikkerhed er, at regionen i forbindelse med indkøb løbende har fokus på, at regionens indkøb aktivt understøtter arbejdet med patientsikkerhed. På den baggrund vil regionen gennem sine indkøb også medvirke til, at der de kommende år sker en fortsat forbedring af patientsikkerheden. Konkret betyder dette, at det i forbindelse med samtlige indkøb skal sikres, at relevant fagpersonale er repræsenteret, således at hensynet til patientsikkerhed altid vægtes proportionelt i forhold til kravene om effektivitet og besparelser.