Bestemmelser om Hovedudvalgets arbejdsform
I henhold til MED- aftalen for Region Nordjylland varetager Hovedudvalget de overordnede forhold i regionen med betydning for samtlige ansatte.
Hovedudvalgets medlemmer, suppleanter og sekretariat
I MED- aftalens afsnit 4.1 er sammensætningen af Hovedudvalget beskrevet. Regionsdirektøren er formand og næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentationen.
For medarbejderrepræsentanterne udpeges/vælges der suppleanter.
Suppleanterne indkaldes ved de ordinære medlemmers afbud, idet det fraværende medlem selv drager omsorg for indkaldelsen af suppleanten. Såfremt det fraværende medlem ikke har mulighed at indkalde suppleanten, varetages opgaven af sekretariatet.
Ved et ordinært medlems udtræden af udvalget (eksempelvis ved ophør af ansættelsesforholdet i regionen), indtræder suppleanten, med mindre andet aftales organisationerne imellem.
Hovedudvalget sekretariatsbetjenes af Regionssekretariatet.
Møder i Hovedudvalget
Der afholdes møder i Hovedudvalget i en kadence, der matcher opgaverne. Dog som minimum 6 møder om året jf. MED-aftalen.
Opstår der mellem møderne et behov for at behandle mindre løbende spørgsmål kan formanden kontakte næstformanden, der snarest giver respons på spørgsmålet. Kontakten må gerne ske pr. mail.
Medarbejderrepræsentanter fra Hovedudvalget deltager som observatører i Regionsrådets budgetkonferencer/temamøder eller lignende, således som det fremgår af MED- aftalens afsnit 4.1.
Datoerne for de årlige møder fastlægges for et år ad gangen, så møderne er fastlagt mindst et halvt år frem.
De aftalte tidspunkter kan afviges efter aftale mellem formand og næstformand, hvis det er hensigtsmæssigt.
Hovedudvalget kan afholde temamøder. Til planlægning af temamøder nedsættes en arbejdsgruppe bestående af 2 medarbejderrepræsentanter og sekretariatet.
Temadage/konferencer kan efter nærmere aftale supplere de ordinære møder.
Hovedudvalgets møder ledes af formanden, der har ansvaret for sammen med ordstyreren, at der udarbejdes konklusion på udvalgets drøftelser.
Ordstyrer udpeges af lederside og medarbejderside på skift, funktionsperiode 1 kalenderår, med mindre andet aftales.
Der er mulighed for ved medarbejderrepræsentanternes formøde at inddrage eksperter / ansatte i afdelingerne med henblik på at belyse en sag bedst muligt.
Ekstraordinære møder afholdes efter ønske fra formand, næstformand, eller når et flertal af medarbejderrepræsentanterne fremsætter anmodning herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes drøftet.
Dagsorden
Dagsorden til Hovedudvalgsmøderne udarbejdes i et samarbejde mellem formand og næstformand. Der afvikles et dagsordensmøde ca. 14 dage før mødet i Hovedudvalget, hvor formanden, bistået af Mennesker og Organisation, og næstformand, bistået af sin stedfortræder, sammen med sekretariatet sørger for, at sager, der er relevante for behandling i Hovedudvalget optages på dagsordenen.
Forslag til emner til dagsordenen skal sendes til formanden eller næstformanden senest 2 uger før mødet.
Dagsorden med bilag sendes pr. mail til Hovedudvalgets medlemmer og suppleanter en uge før mødets afholdelse og offentliggøres i Prepare. Undtagelsesvis vil enkelte bilag kunne udsendes senere. Bilag til møderne er påført mødedato samt bilagsnummer. Længere rapporter og lign. skal, når det er muligt, udsendes med længere tid til forberedelse.
Referater
Referaterne skal indeholde sagsfremstillingen, væsentlige synspunkter og de på møderne formulerede konklusioner og beslutninger.
Referaterne, der udfærdiges efter møderne, godkendes af formand og næstformand.
Eventuelle indsigelser fra Hovedudvalgets medlemmer skal meddeles sekretariatet inden en uge efter udsendelsen. Herefter er referatet at betragte som endelig godkendt og offentliggøres på Regionens personalenet og hjemmeside.
Medlemmer og suppleanter modtager det endeligt godkendte referat pr. mail og i Prepare.
Formidling af Hovedudvalgets arbejde
For at sætte fokus på formidling af arbejdet i Hovedudvalget skal der efter behandling af det enkelte punkt på dagsordenen tages stilling til om formidling af punktet.
Nedsættelse af underudvalg/arbejdsgrupper
Hovedudvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til behandling af bestemte sager.
Underudvalgene og arbejdsgrupperne skal holde Hovedudvalget løbende orienteret om deres arbejde.
Evaluering
For at sikre at arbejdsformen i Hovedudvalget (forretningsordenen) er tidssvarende i forhold til opgaveløsningen, skal der i forbindelse med opstart af en udvalgsperiode og efterfølgende en gang årligt ved udvalgets sidste møde i året foretages en evaluering heraf.
Godkendt i Hovedudvalget d. 12. februar 2019.