Udadvendt kontorassistent søges til ledelsessekretariatet i Forskning, Uddannelse og Innovation på Aalborg Universitetshospital

Brænder du for at løse diverse administrative opgaver og trives du med at være ”ansigtet udadtil” i et stort hus samt være et vigtigt bindeled mellem ledelse og medarbejdere? Er du serviceminded og glad for indgå i forskellige samarbejdsrelationer? Så er du måske vores nye kollega.

Om os
Forskning, Uddannelse og Innovation (FUI), er en afdeling under forskningschefen på Aalborg Universitetshospital, der har til formål at understøtte udvikling og aktiviteter inden for forskning, uddannelse og innovation. FUI leverer dermed understøttelse til hospitalets medarbejdere og varetager desuden mange af hospitalets strategiske indsatser. Som afdeling består FUI af et ledelsessekretariat, forskellige støttefunktionsenheder samt tværgående forskningsenheder. FUI er lokaliseret i Forskningens Hus og har også en central funktion i forhold til at sikre et velfungerende hus. Vi søger en ny kollega, som kan hjælpe med at varetage de forskellige administrative opgaver i FUI og i Forskningens Hus og herigennem bidrage til at sikre en velfungerende afdeling og et velfungerende hus.

Organisatorisk er stillingen placeret i ledelsessekretariatet i FUI med daglig ledelse af kontorchefen. Herfra varetages en lang række af opgaver og mødefora sammen med forskningschefen og kontorchefen med henblik på at forankre og udvikle FUI som en værdiskabende afdeling for understøttelse af forskning, uddannelse og innovation på Aalborg Universitetshospital. Derudover er ledelsessekretariatet tovholder på strategiske indsatser i et samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Endelig står afdelingen for en række driftsopgaver i Forskningens Hus.

Aktiviteterne er i rivende udvikling, og FUI er en central del i denne udvikling. I stillingen som kontorassistent bliver du derfor en del af et stærkt og dynamisk miljø. Du bliver ansigtet udadtil i huset og bliver et vigtigt bindeled mellem ledelsen og enhederne i FUI, samt til de mange forskellige enheder, som FUI, forskningschefen og kontorchefen er i dialog med i organisationen i Region Nordjylland og eksternt.

Om jobbet
Som kontorassistent vil du få et tæt samarbejde med ledelsessekretæren og resten af ledelsessekretariatet. Arbejdsopgaverne inkluderer bl.a. følgende:
 

• Generel administrativ understøttelse af forskningschefen og kontorchefen
• Bestilling af kontorartikler, depotvarer og IT-udstyr
• Drift og vedligehold af kopimaskiner
• Vedligehold af maillister
• Modtagelse af post og fordeling heraf
• Indkalde til møder
• HR-opgaver (stillingsopslag, indkalde til samtaler, opdatering af medarbejdere i IT-system etc.)
• Koordinering af opgaver og aktiviteter med resten af ledelsessekretariatet og kontorchefen
• Koordinering/planlægning af møder og events med samarbejdspartnere i hhv. Forskningens hus, den øvrige organisation og eksternt
• Udarbejdelse af dagsorden og referent ved enkelte møder
• Tovholder af eller deltager på diverse udviklingsopgaver i ledelsessekretariatet eksempelvis koordinator af FUI’s flytteopgave ift. udflytningen til Nyt Aalborg Universitetshospital

Du bliver en del af et veletableret ledelsessekretariat, hvor vi løfter en bred vifte af opgaver i fællesskab, og hvor vi møder hinanden i øjenhøjde på tværs af ledelseslag. Derudover udgør dine nærmeste kollegaer de øvrige ca. 70 ansatte i støttefunktionsenhederne, ligesom du vil få et tæt samarbejde med husets øvrige beboere samt FUI’s nære samarbejdspartnere.        

Om dig
Vi søger en ny kollega, som er imødekommende, serviceminded og trives med at varetage en bred vifte af opgaver, både driftsopgaver og udviklingsopgaver. Vi forventer, du har en relevant uddannelsesbaggrund, fx en uddannelse indenfor kontor eller servicefag. Erfaring med en lignende administrativ servicefunktion vil være en fordel.

Du er en erfaren bruger af Office pakken og er fortrolig med løbende at sætte dig ind nye IT-systemer og arbejdsgange. Du evner at arbejde selvstændigt, struktureret med et godt blik for detaljen, samtidig med, at du kan skabe og bevare overblikket. Du er god til at prioritere og navigere i en hverdag, som til tider kan være hektisk og uforudsigelig. Du trives med samarbejde i teams og skabe positive og varige relationer i en stor og forskelligartet organisation. Derudover har du gode kommunikative kompetencer, både mundtligt og skriftligt.

Som person trives du i et team, hvor professionalisme, fleksibilitet, hjælpsomhed og uhøjtidelighed er en naturlig tilgang til arbejdsopgaverne. Du er kendetegnet ved et stort drive og ser glasset som halvt fyldt. Derudover bidrager du aktivt til det gode fællesskab på arbejdspladsen og nyder at være et sted, hvor der stilles krav til det udførte arbejde, men samtidig er plads til at vende både stort og småt.       

Vi tilbyder dig:

• Ansættelse i en fast stilling
• En fleksibel arbejdsdag med både selvstændige opgaver og opgaver i samarbejdende teams
• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne
• En meget bred kontaktflade både internt og eksternt
• Et uformelt arbejdsmiljø med engagerede kolleger
• Gode muligheder for kompetenceudvikling
• En arbejdsplads med store visioner om at gøre en forskel

Praktiske informationer
Ansøgningen skal være regionen i hænde senest den 12. februar Samtaler forventes afholdt den 16. februar. Du bedes vedlægge relevante eksamenspapirer og gerne referencer og/eller udtalelser.
Løn og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst. Yderligere information om stillingen kan fås ved henvendelse til kontorchef Jane Bjerregaard Rasmussen på jane.bjerregaard@rn.dk /+4522474104. Yderligere information om støttefunktionerne og Forskningens Hus kan findes her: Forskning (rn.dk)
Jobtype: Kontorassistent eller HK'er
 

Om Region Nordjylland
Region Nordjylland leverer velfærd til omkring 590.000 nordjyder inden for sundhed, regional udvikling og det specialiserede socialområde. Vi er ca. 15.000 medarbejdere om opgaven, der med et utal af forskellige fagligheder hver dag arbejder for at skabe værdi for de nordjyske patienter og borgere og et sammenhængende Nordjylland. Hos os kan du både gøre karriere, gøre hver dag vigtig og gøre en forskel. Læs mere om regionen på www.rn.dk.

Søg job